Modelos de sistemas formales: definición, usos y aplicaciones

Sistemas complejos

Hecha un vistazo a la imagen de abajo. Luego intente describirlo en una sola palabra.

¿Qué palabra elegiste? Es probable que se le ocurran palabras como «complicado», «técnico», «intenso» o incluso «confuso». Ahora, imagina que estás subiendo a este avión. Al pasar por la puerta abierta de la cabina, escuchas a uno de los pilotos decir: «Creo que debemos presionar este botón verde para despegar». O tal vez sea el azul sobre tu cabeza. Supongo que probaremos uno y si no funciona, podemos probar el otro ».

Inquietante, ¿verdad? Espera que su piloto sepa todo sobre el avión y su cabina, así como también cómo responderá el avión a cada entrada y estímulo. No confiarías en este piloto.

De manera similar, ¿confiaría en un líder empresarial cuya estrategia consistiera en utilizar prueba y error sin ningún conocimiento real de cómo responderá la empresa? Probablemente no.

Es por eso que algunas organizaciones utilizan un modelo de sistemas formales para caracterizar y predecir cómo responderá su organización a factores ambientales internos y externos. Un modelo de sistemas formales es un mapa o modelo que describe la naturaleza de la relación compleja entre una organización y su entorno (tanto interno como externo).

Uso de modelos de sistemas formales en organizaciones complejas

El gran físico Albert Einstein dijo: «Todo debería ser lo más simple posible, pero no más simple». Un modelo de sistemas formales es una forma de simplificar las características de un sistema que de otro modo sería desesperadamente complicado.

El valor clave de los modelos de sistemas formales como herramienta de liderazgo organizacional es que tienen un alto grado de valor predictivo. Aplicado a la cabina de nuestra aerolínea, un modelo de sistemas formales es lo que permite al piloto comprender completamente cómo sus entradas afectarán el avión.

Cuando el liderazgo organizacional comprende completamente el sistema, puede proporcionar mejores insumos para que los resultados de la organización sean esperados y efectivos, en lugar de aleatorios.

Ejemplo 1: Un enfoque de sistemas para la resolución de problemas

Al despegar, nuestro avión alcanza una velocidad conocida como V1, también conocida como el punto de «compromiso para volar», en el que el avión se mueve demasiado rápido para abortar el despegue por cualquier motivo, incluso una falla del sistema. En V1, los pilotos saben que la respuesta más segura a cualquier cambio ambiental indeseable (falla del motor, clima, etc.) es poner el avión en el aire, iniciar una subida empinada y tener un respiro para solucionar el problema.

La misma dinámica ocurre en la toma de decisiones organizacionales. Nuestros pilotos saben cuándo abortar el despegue, o cuándo deben volar, porque saben de lo que son capaces los sistemas de su avión. El liderazgo con mentalidad sistémica logra el dominio organizacional cuando la comprensión del sistema permite decisiones de alta calidad.

Los modelos de sistemas formales permiten a los líderes comprender con precisión dónde están los límites de la organización y cómo impulsarlos sin ir más allá de un margen seguro.

Ejemplo 2: Modelos de sistemas formales y estabilidad a largo plazo

Poco después de los ataques del 11 de septiembre contra el World Trade Center en Estados Unidos, la industria de las aerolíneas sufrió un golpe financiero de proporciones épicas. Esto condujo a graves consecuencias financieras, en el mejor de los casos, como registrar enormes pérdidas y en el peor, como el cese de operaciones debido a la quiebra.

Luego estaba Southwest Airlines. Antes del 11 de septiembre, la aerolínea había sido duramente criticada por varias de sus decisiones, incluida la estandarización de su flota, sus prácticas de compra de combustible y su balance conservador (deuda mínima).

Los competidores de Southwest, por el contrario, tenían altos niveles de deuda porque se percibía como de bajo riesgo. El pensamiento fue algo como esto: asumiremos cualquier deuda que necesitemos para hacer lo que queremos hacer. Si todo va bien, se lo devolveremos según lo acordado. Si todo va mal, la elevada deuda facilitará la declaración de quiebra y la obtención de una tarjeta gratuita para «salir de contratos». De cualquier manera, ganamos.

Esta estrategia definitivamente no era un enfoque de modelo de sistemas. La toma de decisiones tuvo en cuenta solo un componente aislado del sistema: sus responsabilidades. Analizados retrospectivamente por un estudio dirigido por una universidad, los investigadores demostraron una clara correlación entre el alcance de los despidos y la caída de los valores de las acciones. Cuanto mayores sean los despidos, mayor será la pérdida de valor de las acciones.

Southwest, sin embargo, no enfrentó tales problemas. Su balance una vez ridiculizado «demasiado conservador» y su baja carga de deuda significaron que no era necesaria ninguna acción de despido masivo y, por lo tanto, los asuntos financieros eran relativamente estables en los entornos comerciales más hostiles.

La capacidad de Southwest para considerar todo su sistema, en lugar de solo sus responsabilidades, condujo a la compañía de manera segura a través de los momentos más difíciles.

Influencia en el entorno externo

Al observar los modelos formales de sistemas completos, es importante señalar una ventaja final. Independientemente de la industria, ninguna organización puede controlar completamente su entorno externo. Desafortunadamente, un buen número de organizaciones se sienten impotentes ante el entorno externo. Tienden a observar el entorno externo y luego preparan a la organización para responder.

Los pensadores de sistemas ven este enfoque como desequilibrado. Si bien es definitivamente cierto que ninguna organización puede controlar completamente su entorno exterior, el pensamiento sistémico obliga a una organización a ser proactiva con el entorno externo en lugar de reactiva. En otras palabras, preparar a la empresa para responder a factores ambientales, pero al mismo tiempo ejercer influencia sobre ese entorno.

En los negocios, es la diferencia entre observar a los legisladores para ver qué hacen frente a contactar a los legisladores y alentarlos a tomar una decisión que afectará positivamente a la empresa.

Resumen de la lección

Existen modelos de sistemas formales para describir los comportamientos y las relaciones de una organización compleja. Tienen un valor predictivo profundo que conduce a un liderazgo estratégico excepcionalmente eficaz.

Cuando los modelos de sistemas formales permiten que el liderazgo comprenda completamente las partes interconectadas del sistema, se ha logrado el dominio organizacional . Este dominio conduce a una mejor resolución de problemas a corto plazo y una mejor estrategia a largo plazo.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador