Objetivos SMART en la gestión de proyectos

Dolores de cabeza en la gestión de proyectos

Si alguna vez ha actuado como gerente de proyecto, sabe que cumplir los objetivos de un proyecto puede ser muy estresante. Esta presión puede provenir de muchas direcciones; Las obligaciones contractuales, las limitaciones de recursos, los dictados de la alta dirección y la falta de compromiso de la dirección con el proyecto son fuentes habituales de presión. En algunos casos, los factores que parecen estar fuera de su control inmediato son puntos de presión importantes. Sin embargo, en casi todos los casos, un director de proyecto “inteligente” puede confiar en la aplicación de los objetivos SMART durante la planificación y ejecución del proyecto para aliviar tales presiones.

Primero, echemos un vistazo a lo que realmente significa SMART . Si bien existen algunas variaciones en el uso, una definición común para este acrónimo sería la siguiente: Los planes y objetivos del proyecto deben ser específicos , medibles , acordados , realistas y basados ​​en el tiempo . En cada sección a continuación, analizaremos más de cerca lo que significa cada uno de estos y proporcionaremos un par de definiciones alternativas que podrían aplicarse a su propio proyecto.

Objetivos específicos

Un objetivo específico es uno que está bien definido. Por bien definido, queremos decir que cualquier elemento de trabajo debe ser claro para todos los que entregarán cualquier parte del trabajo y para las partes interesadas del proyecto. Las tareas o elementos de trabajo deben ser lo más concisos posible, sin dejar de transmitir toda la información necesaria para cumplir con el objetivo establecido. En algunos casos, es posible que un equipo no tenga toda la información específica que se requiere antes de comenzar a trabajar en una meta. En tal caso, cualquier ambigüedad restante debe eliminarse de manera sistemática a medida que avanza el trabajo. (También: significativo, estiramiento)

Metas medibles

Las metas mensurables son cuantificables, lo que significa que hay una manera de evaluar y determinar el progreso que se realiza a medida que se entrega el trabajo. La definición de las medidas que se aplicarán a la entrega de los objetivos del proyecto también puede ayudar a eliminar la ambigüedad durante el proceso de planificación. Lo más importante es que las metas mensurables brindan una forma definitiva de afirmar que una meta en particular se ha cumplido por completo y no requiere un esfuerzo adicional. (También: significativo, motivacional)

Metas acordadas

Un objetivo acordado es aquel que cuenta con la aceptación, no solo del equipo, sino también de las partes interesadas o patrocinadores de un proyecto. Nuevamente, los detalles importantes que de otro modo podrían permanecer ocultos pueden descubrirse obteniendo un acuerdo formal antes de comenzar a trabajar en cualquier elemento de entrega específico en el plan del proyecto. Los objetivos acordados deben ser capturados formalmente y firmados por todos los participantes que tienen voz en la aprobación de las entregas del proyecto. Obtener esta aceptación con anticipación ayuda a evitar desacuerdos que puedan surgir sobre los pagos del proyecto en curso y permite el cierre exitoso del proyecto de manera oportuna. (También: alcanzable, aceptable)

Objetivos realistas

Parece evidente que los objetivos de un proyecto deben ser realistas. Sin embargo, muchas metas que parecen válidas pueden no ser realmente realistas en comparación con las limitaciones generales del proyecto. Es importante que los objetivos de cualquier proyecto sean realistas en términos de la conocida triple restricción de la gestión de proyectos, que consta de alcance, cronograma y recursos. Además, cualquier incertidumbre en el plan de entrega podría indicar que ciertos objetivos son, de hecho, poco realistas dentro de las limitaciones originales del proyecto. (También: relevante, razonable)

Metas basadas en el tiempo

Los objetivos basados ​​en el tiempo son aquellos que se adhieren a las limitaciones de tiempo realistas basadas en el plan general y los recursos disponibles para la ejecución del proyecto. Tener un objetivo basado en el tiempo significa que hay suficiente tiempo asignado para realizar las tareas necesarias, pero tampoco hay demasiado tiempo planeado para realizar esas tareas. La asignación excesiva de tiempo puede generar desperdicio e ineficiencia en la ejecución del proyecto. Los objetivos basados ​​en el tiempo que tienen un final planificado son útiles porque tienden a enfocarse en trabajar a través de los entregables clave de un proyecto sin perder tiempo en el trabajo que es innecesario para entregar el proyecto. (También: tangible, rastreable)

Por qué es importante SMART

Al asegurarse de que cada uno de los objetivos individuales de un proyecto sean específicos, medibles, acordados, realistas y basados ​​en el tiempo, un gerente de proyecto tiene más capacidad para entregar un proyecto con éxito dentro del alcance, el cronograma y las limitaciones de recursos establecidos. Cada uno de estos atributos está diseñado para aportar claridad a los objetivos del proyecto. Esta claridad es a menudo esencial para obtener las aprobaciones finales necesarias para la entrega exitosa de un proyecto.

Resumen de la lección

SMART es un acrónimo de gestión de proyectos que significa los siguientes términos: específico, medible, acordado, realista y basado en el tiempo. Los objetivos específicos están bien definidos. Las metas mensurables son cuantificables. Los objetivos acordados tienen plena aceptación. Las metas realistas son aquellas que se pueden cumplir dentro de las limitaciones del proyecto. Los objetivos basados ​​en el tiempo están limitados por limitaciones de tiempo realistas. Asegurarse de que los objetivos o elementos de trabajo en un plan de proyecto tengan cada uno de estos atributos es una excelente manera de aliviar el estrés, suavizar la ejecución general del proyecto y garantizar que los proyectos se puedan finalizar sin grandes desacuerdos.