Organización en documentos técnicos
Pesadilla organizacional
Durante mi primer año de enseñanza, cualquier papel que recibía iba a una pequeña bandeja negra que estaba sobre mi escritorio. La pila crecía a diario y contenía todo, incluidos los trabajos que necesitaba calificar, los memorandos de nuestro director, ideas para planes de lecciones y hojas de trabajo que necesitaba copiar. El sistema organizativo parecía genial al principio, porque si necesitaba algo, sabía exactamente dónde encontrarlo, más o menos.
El problema con mi organización se hizo evidente aproximadamente a las dos semanas del año escolar cuando mi bandeja comenzó a desbordarse y me tomó horas encontrar algo que necesitaba. Me di cuenta de que poner todo en un solo lugar sin ninguna pista direccional sobre dónde se ubicaba cada elemento solo conducía a una pérdida de tiempo y frustración.
Afortunadamente, un amigo me rescató de mi pesadilla organizativa al presentarme las carpetas de archivos. Pronto, tuve un archivador lleno de carpetas para planes de lecciones, hojas de trabajo, trabajos calificados y notas. El sistema hizo mi vida mucho más fácil porque podía ver fácilmente en letras grandes y en negrita lo que tenía y dónde estaban mis artículos.
La escritura necesita el mismo tipo de sistema organizativo que nosotros. Si simplemente colocamos todo lo que queremos decir en un párrafo grande, se vuelve difícil para el lector saber dónde se encuentra cada pieza de información, y pronto el lector experimenta una sobrecarga de información. Debemos organizar , o disponer de manera clara y ordenada, nuestra redacción para que los lectores sepan qué información estamos proporcionando y puedan acceder rápidamente a la información.
Para mejorar la organización en la redacción técnica, incluya los siguientes elementos como parte de su documento:
- Rúbricas y subpartidas
- Señales tipográficas
- Tabla de contenido
- Lista de Figuras
- Índice
Rúbricas y Subpartidas
Un encabezado es un título que indica el tema de una sección de texto. Los títulos proporcionan a los lectores una pista visual de un tema importante y ayudan a dividir la información de un documento en partes más pequeñas. Los estilos de los encabezados variarán desde tener cada letra en mayúscula hasta centrarla en la página, según el documento. Sin embargo, todos los títulos y subtítulos deben tener un color más en negrita y una fuente más grande que el texto circundante.
No se necesita un encabezado para cada párrafo. En su lugar, agrupe información similar en dos o tres párrafos bajo un título y trate de limitar el número de títulos que incluye a dos o tres por página. Si necesita agregar más distinciones, puede incluir subtítulos para párrafos entre títulos que brinden información más específica sobre los párrafos, pero que tengan una fuente y negrita un poco más pequeños que el título original.
Cuando incluya títulos, asegúrese de que estén escritos en frases breves y específicas que tengan una estructura paralela y se expliquen por sí mismas. No debe incluir artículos (como a, an o the) ni pronombres. Examinemos algunos títulos buenos y malos:
- “Este párrafo trata sobre los efectos de la luz solar en el crecimiento de las plantas”.
El problema con este titular es que es demasiado largo. El titular debería decir simplemente: “Efectos de la luz solar en el crecimiento de las plantas”.
- ‘Antecedentes de las plantas’
Aunque breve, este titular no proporciona los detalles específicos que un lector necesita para saber qué información contendrá el párrafo. Un título mejor sería “Ciclos de vida de las plantas”.
- ‘El alimento de las plantas y cómo lo procesan’
Este título contiene un artículo (‘El’) y dos pronombres (‘Ellos’ y ‘Él’), y no debe incluir ambos como parte de un título. En su lugar, considere hacer este título más conciso escribiendo: “Cómo procesan los alimentos las plantas”.
Los titulares son una parte importante de la organización de su documento técnico porque ayudan a dividir el texto extenso en partes fáciles de entender y permiten al lector hojear rápidamente los temas principales y encontrar la información que necesita. Actúan como carpetas en las que puede archivar información dentro de un documento.
Señales tipográficas
Enseño inglés en la escuela secundaria y, aunque odio admitirlo, sé que a veces la clase puede volverse un poco aburrida. Entonces, cuando veo que mis estudiantes comienzan a quedarse dormidos, grito palabras al azar, como “eructar” o “zombi”. Los niños inmediatamente se ponen de pie y quieren saber qué está pasando. La señal verbal es suficiente para ayudarlos a volver a concentrarse en lo que estamos leyendo, al menos durante un minuto.
Leer una cadena de texto larga puede resultar muy difícil. Las mentes comienzan a divagar y muy pronto, la información importante se pierde en el documento. Entonces, a veces, necesitamos proporcionar una pista visual al lector para que pueda salir de su niebla mental y volver a enfocarse en la información que estamos brindando. Eso es lo que hacen las señales tipográficas. Las señales tipográficas son efectos textuales que enfatizan un punto. Las señales tipográficas pueden incluir cualquiera de los siguientes:
- Palabras en cursiva
- Hacer las palabras más audaces en la fuente
- Subrayando palabras
- Cambiar el color de la fuente
- Capitalizando palabras
Se han realizado experimentos sobre la respuesta de los estudiantes a las señales tipográficas, y los resultados muestran que el texto que incluye señales tipográficas era más fácil de recordar y enfocar que el texto sin tales señales.
La clave para usar claves tipográficas es elegir cuidadosamente lo que desea enfatizar. Agregar demasiadas señales puede distraer y evitar que los lectores sepan lo que es realmente importante. Es mejor elegir no más de una oración o frase en cada párrafo en la que usar una pista tipográfica, y no todos los párrafos tienen que tener una. Además, intente usar el mismo tipo de señal en todo el documento en lugar de cambiar entre cursiva, subrayado y mayúsculas. Esto proporcionará consistencia a sus lectores para que sepan cuando ven la pista que es información importante.
Tabla de contenido
¿Te imaginas si los libros no tuvieran un índice? Tendría que desplazarse por cada página para determinar dónde comenzó un capítulo. Esto desperdicia un tiempo valioso y puede resultar muy frustrante. Los documentos técnicos más extensos también pueden beneficiarse de una tabla de contenido.
Una tabla de contenido es una lista de las secciones de un documento por el orden en que aparecen. La tabla de contenido se encuentra en la parte delantera del documento y debe proporcionar números de página para ayudar al lector a encontrar fácilmente cada sección. Una tabla de contenido ayudará al lector a encontrar información rápida y fácilmente, especialmente en un documento más extenso. Se recomienda encarecidamente que cualquier documento de más de diez páginas incluya una tabla de contenido.
Lista de figuras e índice
Como una forma de mantener la atención de su lector, es posible que desee incluir figuras, gráficos o imágenes que brinden una explicación visual del texto. Si incluye varios de estos elementos, deberá incluir una lista de figuras. Esta lista debe ubicarse inmediatamente después de la tabla de contenido y debe proporcionar el título de las figuras y el número de página donde se encuentra la figura en el documento.
Finalmente, si su documento contiene información importante sobre varios temas diferentes, es posible que desee incluir un índice. Un índice es una lista de temas cubiertos en un documento y los números de página donde se trata el tema en el documento. Por lo general, un índice se encuentra al final del documento. Permite al lector encontrar rápidamente información sobre un tema específico dentro de un documento más extenso.
Resumen de la lección
Mantener su documento organizado ayudará a su audiencia a identificar lo que es importante, localizar información rápidamente y recordar la información en el futuro. Incluya los siguientes elementos para ayudar a mantener su documento organizado:
- Rúbricas y subpartidas
- Señales tipográficas
- Tabla de contenido
- Lista de Figuras
- Índice
El uso de estas estrategias garantizará que su documento esté organizado de manera clara y ordenada para su audiencia.
Los resultados del aprendizaje
Cuando termine esta lección, puede mostrar las siguientes habilidades:
- Transmitir la importancia de mantener un documento organizado
- Lista de elementos que agregan organización a los documentos
- Reconocer la utilidad de los títulos, subtítulos, una tabla de contenido, una lista de figuras y un índice.
- Proporcione ejemplos de pistas tipográficas.
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