Plan de comunicación de gestión de proyectos: definición y ejemplo

Comunicaciones de gestión de proyectos

Comprender la función y los procesos de la gestión de proyectos hará que sea mucho más fácil desarrollar e implementar un plan de comunicación de gestión de proyectos. La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, conocimientos, habilidades y experiencia para lograr los objetivos de un proyecto. La creación de un plan de comunicación de gestión de proyectos toma los puntos principales de la gestión de proyectos y los aplica a una comunicación eficaz.

Imagina que tienes un gran almuerzo para un grupo como Habitat for Humanity. Eres el presidente de una recaudación de fondos. Como cualquier evento, sucederán cosas que no planeaste cuando menos las esperabas. Las empresas de catering podrían cancelar. La venta de entradas puede estar retrasada. Su orador tiene que cambiar los detalles del vuelo, pero aún así el espectáculo debe continuar. Entonces, ¿cómo se las arregla para hacer llegar toda la información que necesita a las personas adecuadas en el momento adecuado? Necesita un plan de comunicaciones. De esa forma, puede estructurar cómo habla con las personas dentro y fuera de su grupo.

Hay cinco pasos principales para crear un plan de comunicación de gestión de proyectos :

1. Planificación e iniciación
2. Entrada
3. Herramientas
4. Técnicas (o seguimiento y control)
5. Salida

Tomando los Pasos

Para que cualquier esfuerzo de comunicaciones de gestión de proyectos tenga éxito, debe realizar un volcado de información para asegurarse de que puede planificar de manera eficaz. Preparar el plan significa que debe hacer algunas suposiciones para poder definir con quién necesita hablar y cómo desea hablar con ellos.

En la fase de planificación , la primera orden del día es responder algunas preguntas, tales como:

• ¿Quién es tu audiencia? ¿Su plan está orientado hacia las masas o hacia un grupo predeterminado?
• ¿Qué necesita saber tu audiencia? ¿Existe una llamada a la acción?
• ¿Con qué frecuencia su audiencia necesita información? ¿Hay algún evento que active la comunicación?
• ¿Quién es responsable de difundir la información?
• ¿Cómo se comunicará la información?

Una vez que haya respondido a estas preguntas, puede continuar con el plan y comenzar a preparar el contenido para su distribución.

Entonces, ahora que sabe la dirección que tomará, ahora debe averiguar qué información necesitará para asegurarse de que la información que tiene sea correcta y necesaria. Tienes que evaluar a tu público objetivo y lo que necesitan saber. Una vez que pueda definir con quién está hablando y qué necesitan, estará mucho mejor preparado para asegurarse de tener la mejor información posible para llegar a las personas que más la necesitan. Además, definir cómo obtendrá la información es importante para asegurarse de obtener los detalles correctos de manera oportuna.

El siguiente paso es conocer las herramientas que utilizará. Cuando se trata de la planificación de las comunicaciones, elegir las herramientas adecuadas es esencial para poder maximizar por completo la eficacia de sus comunicaciones. Algunas de las herramientas que puede utilizar incluyen, entre otras: redes sociales, correo electrónico, fax, correo de EE. UU., Teléfono, boletines informativos, folletos y el boca a boca.

Digamos que para su próximo evento necesita correr la voz y obtener confirmaciones de asistencia para tener un recuento de personas. Si sabe que los miembros de su público objetivo utilizan principalmente Facebook, probablemente sea un mejor uso de los recursos para crear una invitación de Facebook en lugar de simplemente enviar un correo electrónico y esperar una respuesta. Esto le ayuda a adaptar el mensaje con la voz adecuada y a las personas adecuadas.

El siguiente paso del plan se centra en las técnicas de seguimiento y control de la información entrante y saliente. Debe asegurarse de contar con procesos para que el flujo de comunicación continúe siendo oportuno y preciso.

Una vez que tenga esas piezas en su lugar, puede comenzar a trabajar en la salida , que se refiere exactamente a lo que comunicará y específicamente cómo lo hará. Digamos, por ejemplo, que necesita recibir comentarios sobre el uso de una nueva técnica quirúrgica; la plataforma Survey Monkey podría facilitarles las cosas a usted y a ellos. Sin embargo, si desea informar a la comunidad en general sobre la disponibilidad de un fondo de becas, lo mejor puede ser una combinación de redes sociales, un comunicado de prensa tradicional y llamadas telefónicas. Nuevamente, todas estas cosas serán mucho más fáciles de determinar ahora que ha definido su audiencia y tiene un plan.

Resumen de la lección

Tener un plan de comunicaciones de gestión de proyectos es una excelente manera de asegurarse de que está comunicando el mensaje que desea al público objetivo adecuado. Este tipo de plan se basa en la planificación de la gestión de proyectos, que proporciona un enfoque orientado a procesos para predecir mejor los resultados. Los cinco pasos principales para crear el plan son la planificación y el inicio, la entrada, las herramientas, las técnicas y el resultado. Tener este plan en su lugar puede marcar la diferencia en una comunicación exitosa para su proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador