Planificación de eventos frente a gestión de eventos

Industria del diseño de eventos

La industria del diseño de eventos es grande. Desde bodas, fiestas y reuniones, contar con personal para eventos es crucial. Sin embargo, dado que hay tantos puestos en la industria de eventos, es importante saber quién hace qué y por qué. Es un error común pensar que los planificadores de eventos y los administradores de eventos son uno en el mismo, solo un título diferente dependiendo de la empresa. Esto es completamente falso, ya que ambas posiciones son muy diferentes. Saber cómo diferenciar incluso a los planificadores de los administradores de eventos hará que su evento se desarrolle sin problemas.

Evento planeado

Entonces, ¿qué es la planificación de eventos? Esto de esto como proceso creativo y previo al evento . El planificador es la persona que gestiona todas las actividades antes del evento real. Ya sea que esté eligiendo colores o servicios de catering para su boda o fiesta de cumpleaños, el planificador de eventos es lo que necesita. Algunas de las áreas en las que los planificadores de eventos trabajan contigo son:

• Elegir un espacio para eventos
• Elegir temas y colores
• Crear menús y elegir empresas de catering
• Creando diseños de mesa y diseñando el espacio
• Ayudar a elegir bandas, música o cualquier otro entretenimiento contratado
• Creación y manejo de precontratos, manejo de dinero y propuestas a proveedores.

Esencialmente, su planificador de eventos está creando la experiencia del evento y asegurando un marco sólido para seguir una vez que comience el evento. Piense en su evento como una comida. El planificador de eventos es el creador de la receta, probando para asegurarse de que todos los sabores interactúen entre sí justo antes de pasarla al cheque para cocinarla. El planificador de eventos también puede administrar, como un creador de recetas también puede ser un chef, pero no son inclusivos y no garantiza que un planificador pueda administrar o viceversa.

Algo también para recordar, un organizador de eventos, eliges y contratas la mayor parte del tiempo. elegido un lugar que le proporciona un planificador de eventos, la mayoría de las veces usted es responsable de contratar su propio planificador de eventos. No importa el caso, el planificador de eventos está ahí para usted, para asegurarse de que lo ayuden a realizar el evento de sus sueños.

Gestión de eventos

Ahora que sabemos qué es un planificador de eventos, definamos un administrador de eventos. Un administrador de eventos realmente administra el evento; este es el lado más práctico y el mismo día del diseño de eventos. Los administradores de eventos se ocupan de lo siguiente:

• Logística de eventos el mismo día
• Asegurarse de que los proveedores estén listos y funcionando a tiempo
• Realiza un seguimiento del reloj para diferentes necesidades de programación
• Ayuda con la logística del estacionamiento y los planes predeterminados de emergencia para el evento.
• Trabaja y gestiona el personal contratado para el evento como meseros, cocineros, animación.
• Asegura que se resuelvan los conflictos en el evento.

Revisando la analogía anterior utilizada para la planificación de eventos, ¿qué es el administrador de eventos? Ese derecho. ¡El director del evento es el verdadero chef! Ejecutan la comida, después de que ha sido creada por el planificador. Algunos sitios tendrán planificadores de eventos que también administran, pero este no es siempre el caso, así que asegúrese de obtener la información sobre lo que hace cada persona cuando comience a trabajar con ellos.

Además, los administradores de eventos generalmente no funcionan para usted. Trabajan para el sitio en particular, donde están empleados y dirigidos. Por lo tanto, aunque puede discutir los problemas con el gerente, no siempre se le puede decir qué hacer.

Gestión y planificación de eventos

Tanto la planificación como la dirección trabajarán juntas para asegurarse de que un evento se desarrolle sin problemas. El planificador creará un cuaderno o portafolio del evento y luego, una vez que se haya hecho oficialmente toda la planificación, se lo entregará al gerente para que pueda estudiar el evento y estar preparado para el día. Pueden elaborar un cronograma para los eventos del día si aún no se ha hecho, y trabajar con la empresa o las personas que desean el evento para asegurarse de que la logística práctica funcione sin problemas durante el día.

Un ejemplo de esto es si una boda quiere un carrusel real en su recepción. Luego, el cliente contrata al planificador; el planificador contrata a los vendedores, trabaja en dónde se colocará, elige los colores y la música que se tocará con él. Sin embargo, el gerente trabaja en la logística del sitio: si podrá ser llevado al sitio, donde puede trabajar sin cortocircuito el resto de la energía, y administrándolo para asegurarse de su seguridad el día de la boda. .

Resumen de la lección

La gestión de eventos y la planificación de eventos pueden funcionar juntas, pero son posiciones completamente diferentes. La planificación de eventos es el lado creativo y previo al evento del diseño del evento, y el gerente del evento se ocupa de las piezas prácticas y la logística el mismo día . Y aunque la planificación de eventos suele funcionar para usted, los administradores de eventos no, lo cual es un aspecto importante a recordar cuando se trabaja con ambas personas.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador