Políticas y procedimientos de gobernanza de datos en la contabilidad de gestión

Dato de governancia

Alice es contadora administrativa de ABC Inc. Ella juega un papel muy importante en el gobierno de datos, ya que trabaja con datos todo el tiempo. Participó en el establecimiento de las políticas y procedimientos de gobierno de datos de su empresa.

La gobernanza de datos se refiere a cómo se gestionan y utilizan los datos desde su inicio hasta su eliminación. La gestión de datos es importante porque se utiliza para tomar buenas decisiones comerciales.

Muchas organizaciones brindan orientación sobre el gobierno de datos y tienen diferentes definiciones de políticas, pero la mayoría sabe que vincular la calidad de los datos con la toma de decisiones informadas es un problema potencial.

Alice sabe que una buena política de gobierno de datos debe estar respaldada por procedimientos que garanticen que los datos:

• es significativo y preciso
• está protegido y cumple con las leyes de la empresa y otras normativas
• se almacena, conserva y elimina cuando es necesario

Veamos estos principios con más detalle.

Recopilación de datos

Todos hemos escuchado la expresión ‘basura adentro, basura afuera’. Si la empresa de Alice recopila datos inexactos y sin sentido, puede resultar en decisiones inexactas y sin sentido.

La gobernanza de datos debe explicar qué datos deben recopilarse para tomar decisiones comerciales significativas. Por ejemplo, ¿es importante para la empresa recopilar y conservar los números de fax de los clientes? Probablemente no, entonces, ¿por qué debería recaudarse y por qué la empresa debería asumir el costo de retenerlo?

Seguridad y cumplimiento de los datos

Es necesario proteger ciertos datos. La seguridad de los datos puede estar determinada por la política de la empresa, que a menudo es dictada por las autoridades reguladoras. Un hospital, por ejemplo, necesita asegurarse de que la información de sus pacientes esté segura, y esta regla está regulada por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA).

Los procedimientos y controles internos de la empresa deben auditarse periódicamente para monitorear el cumplimiento e identificar debilidades con el fin de implementar recomendaciones para fortalecer los controles internos.

Los recientes ciberataques han dejado a algunas empresas vulnerables en sus áreas de tecnología de la información. Es esencial proteger ciertos datos como números de seguridad social y otros datos privados para proteger la identidad de los ciudadanos. Los departamentos de contabilidad y tecnología de la información deben asegurarse de contar con procedimientos para mitigar el riesgo de filtraciones de datos por parte de personas externas no autorizadas.

Almacenamiento / retención / eliminación de datos

Antes de que la empresa de Alice decida cómo almacenar sus datos, debe decidir qué datos son relevantes para el almacenamiento y cuánto tiempo deben guardarse. Luego, pueden decidir cómo eliminar los datos que ya no son necesarios / deseados.

Una empresa debe decidir cuál es la mejor forma de almacenar sus datos, por ejemplo, digitalmente, fuera del sitio, en el sitio, etc., teniendo en cuenta que el almacenamiento puede ser costoso.

Los requisitos de retención de datos pueden variar y están dictados por los estándares de la industria y las autoridades reguladoras. Por ejemplo, el IRS dicta que una persona guarde sus datos fiscales para respaldar tres años de declaraciones de impuestos, mientras que requiere que un empleador retenga cuatro años de datos de nómina.

Es necesario investigar los estándares de la industria y las autoridades reguladoras antes de realizar procedimientos de retención y eliminación.

Administrador de cuentas

Como contadora administrativa, Alice supervisa a menudo los datos que están sujetos a requisitos reglamentarios, por lo que está especialmente interesada en los procedimientos que protegen la integridad y el almacenamiento de datos.

Alice confía en el valor de los datos para presentar resultados financieros, interpretar y analizar datos y usar datos para crear otras medidas de desempeño. También se ocupa de la elaboración de presupuestos, previsiones y presentación de datos a la alta dirección para la toma de decisiones.

Alice no tiene que ser una experta en tecnología de la información (TI), pero sí necesita tener un conocimiento práctico de los conceptos básicos de TI y la expectativa de trabajar en estrecha colaboración con el departamento de TI.

Resumen de la lección

La gobernanza de datos se refiere a cómo se gestionan y utilizan los datos desde su inicio hasta su eliminación. Una política de gobierno de datos puede incluir procedimientos que recopilan, protegen, almacenan y eliminan datos. Los datos deben ser:

• significativo y preciso
• asegurado y cumple con la empresa y otras leyes regulatorias
• almacenados, retenidos y eliminados cuando sea necesario

Los procedimientos que respaldan la política de gobernanza de datos deben auditarse periódicamente para garantizar su cumplimiento. Los contadores administrativos se basan en datos precisos para proporcionar y crear información financiera y tomar decisiones comerciales importantes.