Preparación de estados financieros para empresas departamentales

Finanzas departamentales

Digamos que administras una tienda de música en un vecindario bastante moderno. Tienes dos departamentos principales que generan ingresos: uno se centra en los CD, mientras que el otro se centra en los discos de vinilo. Durante años, ha ganado la mayor parte de su dinero con la venta de CD; de hecho, desde que abrió la tienda. Sin embargo, en los últimos años las ventas de CD han caído mientras más y más personas compran discos de vinilo. De hecho, cree que sería una buena idea convencer al propietario de que cambie el formato de la tienda de medios mixtos a simplemente vinilo. Su establecimiento ya tiene muchos seguidores en el área del vinilo, y esto puede ser una ventaja demasiado grande para dejarla pasar.

Asique como haces eso? Una forma sencilla de convencer a los propietarios de la tienda, así como a sus empleados, es mostrarles el dinero. Y la mejor manera de hacerlo es mostrarles cuánto gana cada departamento. Para lograr esto, necesitaremos usar estados financieros para una empresa departamentalizada. Básicamente, lo único que hacen estos documentos es reconocer por escrito el hecho de que la empresa genera ingresos de diferentes formas.

Estado departamental de utilidad bruta

Las empresas que opten por examinar su desempeño a nivel departamental deberán preparar un estado departamental de ganancias brutas . Este documento es simplemente un informe sobre cuánto dinero ganó un departamento en un período de tiempo determinado versus cuánto dinero gastó ese departamento.

Por ejemplo, si su tienda de música usó declaraciones departamentales de ganancias brutas para un trimestre determinado, tanto el gerente del departamento de vinilo como el gerente del departamento de CD enumerarían el monto de las ventas brutas, restarían los costos de su departamento en particular y muestre cuánto dinero ganó cada departamento.

Documentos posteriores

Una vez que se completan, las declaraciones departamentales de ganancias brutas se incluyen en los documentos contables más grandes de una organización. El gerente o contador a cargo del negocio recopilará todos los estados departamentales de utilidad bruta al final de cada período y los usará como base para otros documentos, como el estado de resultados y el balance general. En el camino, estos documentos se pueden modificar a medida que aparecen nuevas cifras, lo que significa que los presupuestos generales de la organización se vuelven cada vez más avanzados a medida que avanza el año.

Ventajas

Sin embargo, no son solo los presupuestos más precisos los que hacen que valga la pena utilizar un enfoque departamentalizado para los informes financieros. La mayor ventaja es la capacidad de adaptarse rápidamente a medida que cambian las condiciones del mercado.

Nuestro ejemplo de vinilo versus CD es muy revelador aquí. Durante años, la mayoría de los clientes de música informal compraron CD, pero ahora compran música en formato digital y las ventas de CD se han desplomado. Mientras tanto, la música en vinilo está experimentando un renacimiento de la demanda porque proporciona una calidad sin comprimir que es apreciada por un creciente grupo de conocedores. Como resultado, el vinilo ha visto aumentar su demanda. Mediante el uso de documentos departamentales, los gerentes pueden identificar estos cambios antes y responder de manera más rápida y efectiva.

Resumen de la lección

Bien, repasemos. Muchas empresas que tienen diferentes departamentos requieren que los jefes de departamento presenten documentos financieros separados que sean relevantes solo para su departamento. Entre ellos, el principal es el estado departamental de utilidad bruta . Estos documentos permiten que los trámites contables de la empresa sean más precisos a medida que avanza el año, además de ayudar a la gerencia a tomar decisiones de manera más oportuna.