Presupuesto de proyectos: definición y técnicas
¿Qué es el presupuesto de proyectos?
La presupuestación del proyecto determina la cantidad total de dinero que se asigna para el proyecto. El presupuesto del proyecto ha sido estimado por el director del proyecto y / o el equipo de gestión del proyecto. El presupuesto es una estimación de todos los costos que deberían requerirse para completar el proyecto. Usamos las palabras ‘debería ser’ porque si un proyecto está mal estimado, entonces el proyecto requerirá más costos.
Hay cuatro formas en que el director del proyecto puede estimar el presupuesto del proyecto. Las cuatro técnicas de estimación que puede utilizar un director de proyecto son análogas, paramétricas, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. Discutiremos cada una de estas técnicas y veremos un ejemplo de cada una en uso para ver cómo funcionan.
Estimación análoga
La estimación análoga se basa en una analogía o un proyecto similar al proyecto que usted y su equipo están llevando a cabo. Este tipo de estimación se puede utilizar cuando hay información limitada sobre el próximo proyecto y se necesita una estimación rápida. El gerente de proyecto examinará otro proyecto de alcance y cronograma similares y luego modificará el nuevo presupuesto del proyecto para detectar cualquier diferencia en el alcance, cronograma, calidad o años fiscales. Este no es un método de estimación tan preciso como algunos de los otros.
Digamos que Dave es el director de proyectos de una empresa de drones. Acaba de empezar en la empresa y le han entregado un proyecto para producir un nuevo dron cuadricóptero. La oferta del proyecto debe entregarse antes de fin de semana, y Dave nunca ha ejecutado un proyecto para un quadcopter. Dave revisa los archivos del proyecto y encuentra un proyecto de helicóptero doble que tiene un alcance, cronograma y calidad similares. Hay algunas diferencias en los requisitos de calidad. Dave lleva la información a su gerente de producto y la analiza con él. El gerente de producto está de acuerdo en que los dos proyectos son lo suficientemente similares en naturaleza y el presupuesto puede actualizarse para los costos adicionales. Dave hace los cambios y se adjudica el proyecto.
Estimación paramétrica
La estimación paramétrica es una técnica de estimación que determina el costo de una unidad y la duración y luego escala el resultado en función de cuántas se necesitan. Steve es el director de proyecto de una destilería de ron. A Steve se le ha asignado la tarea de determinar un presupuesto para 1000 galones de ron premium. Steve sabe que su destilador puede contener 2000 galones de lavado y que después de 10 horas de destilación, tendrá alrededor de 250 galones de ron premium. Entonces Steve toma 1000 galones necesarios y divide por 250 galones por corrida y determina que necesitará destilar cuatro veces. Steve luego toma el costo de una carrera y lo multiplica por cuatro y obtiene el costo total.
Estimación de arriba hacia abajo
La estimación de arriba hacia abajo es un enfoque de estimación que comienza con el producto final y luego funciona hacia atrás para dividir las actividades en actividades cada vez más pequeñas. Este tipo de estimación funciona increíblemente bien cuando el gerente de proyecto tiene una mentalidad de panorama general y puede ver la visión del proyecto en conjunto. El beneficio más prolífico de este tipo de estimación es que las tareas principales se identifican rápidamente y luego, a medida que se desarrolla el proyecto, el equipo las perfecciona. El mayor inconveniente de este tipo de estimación es que se pueden pasar por alto los detalles. Esto también se puede considerar un tipo de estimación análoga, en el sentido de que el director del proyecto utilizará la escalabilidad al determinar el presupuesto del proyecto.
Ralph ha sido asignado para estimar la nueva montaña rusa temática de Star Wars en un importante parque de diversiones para niños. Él revisa las especificaciones y se da cuenta de que la nueva montaña rusa es siete veces más grande que la montaña rusa Storm Trooper que construyó el año pasado. Ralph desglosa las actividades para la nueva montaña rusa y luego mira los datos antiguos y los escala para aumentar el tamaño y el nuevo año fiscal. A medida que avanza el proyecto, Ralph se da cuenta de que las restricciones que usó el año pasado no soportarán la carga para la que está diseñada la nueva montaña rusa. Mira el presupuesto y se da cuenta de que tendrá un sobrecosto de unos pocos miles de dólares.
Estimación ascendente
La estimación de abajo hacia arriba es casi lo opuesto a la de arriba hacia abajo. Mientras que el director del proyecto dividirá las actividades en actividades más pequeñas, el director del proyecto llevará este tipo de estimación al nivel de recursos. Llevar una actividad al nivel de recursos permitirá que el proyecto vea que el costo de los componentes en todos los proyectos es bastante consistente. La ventaja de esta técnica de estimación es que es extremadamente precisa y la desventaja es que se necesita mucho tiempo para lograr este nivel de detalle.
Tara es la directora de proyectos de una empresa constructora. Se le asignan dos proyectos, ambos requieren el mismo tipo de recursos. Tomará el costo de una hora de cada categoría laboral y la tasa de producción y lo multiplicará para obtener el costo de cada actividad. Sabe que 4 extendedoras de asfalto tardarán 40 horas en completar la sección de la carretera. Ella toma el costo de una hora multiplicada por cuatro adoquines y luego por 40 horas.
Resumen de la lección
Dediquemos un par de minutos a revisar lo que hemos aprendido sobre la elaboración de presupuestos de proyectos y sus métodos y herramientas. Primero aprendimos que el presupuesto de un proyecto determina la cantidad total de dinero que se asigna para el uso del proyecto, y luego aprendimos sobre las herramientas del presupuesto del proyecto.
Recuerde que un gerente de proyecto tiene cuatro herramientas para estimar los presupuestos del proyecto, que incluyen las siguientes cosas: La primera herramienta es la estimación análoga que usa un proyecto similar y modifica los cambios. Es una técnica rápida pero también la menos precisa. La siguiente es la estimación paramétrica , que usa el costo de un artículo y luego lo escala al número requerido. Después de eso, está la estimación de arriba hacia abajo , una estimación de alto nivel que desglosa las actividades hasta que se alcanza un detalle suficiente. Esto puede hacer que se pierdan aspectos importantes. Y finalmente, la estimación ascendente es la estimación más detallada, ya que desglosa cada actividad al nivel de recursos, pero lleva un tiempo considerable obtener el detalle deseado.