Problemas de comunicación: causas y ejemplos

Publicado el 25 agosto, 2022 por Rodrigo Ricardo

¿Qué son los problemas de comunicación?

La comunicación es el proceso en el que la información se transmite entre un emisor y un receptor, y puede cumplir varias funciones diferentes. La comunicación se puede utilizar para compartir emociones, transmitir información a través de diferentes modos de canales de comunicación y coordinar esfuerzos dentro de una organización. No es raro que surjan problemas de comunicación durante los intercambios.

Los problemas de comunicación pueden describirse como problemas que impiden una comunicación clara y concisa entre las partes. Las principales características de los problemas de comunicación pueden provenir de una mala comprensión de lo que se ha dicho o de una mala interpretación del significado de su mensaje general. Algunas barreras de comunicación comunes son las diferencias culturales y de idioma, las diferencias de género, la desconexión emocional y el uso de la jerga. Una forma de identificar los problemas de comunicación son varias preguntas después de explicar las instrucciones, la comunicación no verbal, como la falta de interés durante la conversación y la falta de respuesta cuando se le hace una pregunta.

La gestión de conversaciones es el arte de facilitar las conversaciones entre las partes. Este proceso implica el inicio de la conversación, la conversación en sí y el final de la conversación. No es probable encontrar problemas de comunicación en esta zona.

Al iniciar una conversación, se acostumbra brindar una presentación adecuada y permitir que las otras partes hagan lo mismo. De esta manera, uno puede dirigirse a ellos por su nombre mientras la conversación sigue fluyendo. Otra forma de conectarse es comenzar con preguntas relacionadas para aligerar el estado de ánimo y usar como trampolín para mantener la conversación.

La siguiente fase es la conversación, que incluye el intercambio de información entre todas las partes involucradas. Una de las formas de ayudar en el flujo de la gestión y el mantenimiento de la conversación es hacer preguntas abiertas. Esto permite que las otras partes expresen sus ideas de una manera más profunda que una simple respuesta de sí o no. Otro medio de manejar la conversación es tener en cuenta la comunicación no verbal manteniendo el contacto visual, escuchando activamente a las otras partes y prestando atención cuando los demás hablan.

Una vez transcurrida la conversación inicial, es hora de terminarla correctamente. Una excelente manera de comenzar a terminar la conversación es decir que se ha discutido todo lo necesario y preguntar si la otra parte tiene alguna pregunta. Esto permitirá una aclaración si es necesario. Una vez que se hacen y responden las preguntas finales, la conversación puede terminar con una nota alta.

Prevención de conversaciones

La prevención de conversaciones es cualquier cosa que evita que se produzca una conversación. Varias cosas pueden impedir el inicio de una conversación. Una de las formas en que se puede evitar una conversación es a través de la interrupción por parte de otra parte. La comunicación no verbal también puede desempeñar un papel en el proceso. Algunos ejemplos de comunicación no verbal pueden ser poner los ojos en blanco al comienzo de la conversación, lo que muestra desinterés, una persona cruzando los brazos y apartándose de la otra parte, o cuando se le acerca, ignorando a la otra parte por completo, impidiendo que inicie una conversación.

Los descargos de responsabilidad conversacionales son formas de evitar la información que parece ser menos directa y pueden ser conversaciones que comienzan con algo negativo y luego continúan con la acción. Por ejemplo, un descargo de responsabilidad conversacional puede ser “No te ofendas, pero eres demasiado sensible”. Estos también pueden verse como barreras para una comunicación efectiva y deben evitarse al conversar con otras personas.

Reparación de conversación

Otro problema común de habilidades de comunicación que puede surgir es la reparación de conversaciones. La reparación de conversaciones es el proceso que se utiliza para detectar y resolver problemas de comunicación. Esto sucede cuando ocurre un malentendido durante el proceso de comunicación y las partes no están seguras de cómo corregir la situación. Ninguna de las partes puede tener las habilidades de comunicación necesarias para proporcionar los recursos adecuados para resolver el problema que ocurrió durante el intercambio de comunicación.

Un problema común que puede dañar la reparación de la conversación es poner excusas. Un ejemplo de una excusa es culpar a otra parte fuera del intercambio de comunicación o culpar a otra persona. También puede ser una falta de responsabilidad por su parte en la ruptura de la comunicación y culpar únicamente a la otra parte.

Otro problema que puede surgir durante la reparación de una conversación son las disculpas. Aunque las disculpas pueden verse como una forma de rectificar la situación, también pueden impedir la reparación de la conversación. Una forma en que las disculpas pueden entorpecer el proceso es cuando no son sinceras o impiden que se lleve a cabo una conversación posterior.

Causas de los problemas de comunicación

Al comunicarse, pueden ocurrir varios problemas durante el proceso. Pueden ocurrir problemas durante el proceso de comunicación incluso si una parte tiene todas las medidas necesarias. Algunos problemas comunes con la comunicación pueden surgir de la falta de conocimiento o información relativa al tema, no entender las diferencias culturales, falta de motivación, el uso de herramientas de comunicación apropiadas y actitud.

Algunas formas de contrarrestar los problemas de comunicación durante el proceso de comunicación son hacer la investigación adecuada y prepararse para la conversación con anticipación. Esto asegurará que una persona tenga toda la información necesaria para transmitir la información de manera clara y concisa. Esto también infunde confianza. Otra forma de contrarrestar los problemas de comunicación es utilizar las herramientas de comunicación adecuadas al comunicarse. Por ejemplo, aunque el correo electrónico, la mensajería directa y los mensajes de texto se han convertido en prácticas comunes, hay ocasiones en las que es necesaria la comunicación verbal o cara a cara. Para contrarrestar la falta de motivación, se puede hacer que el contenido del intercambio de comunicación sea más atractivo e interactivo.

Problemas de comunicación en el lugar de trabajo

La comunicación efectiva y eficiente en el lugar de trabajo juega un papel vital en el éxito general de la organización. Sin embargo, el entorno laboral no lo hace inmune a los problemas de comunicación. Algunos problemas de comunicación que pueden ocurrir en el lugar de trabajo son la falta de apertura a la retroalimentación, la falta de claridad al dar instrucciones y no tener claras las expectativas generales.

No comunicarse claramente puede tener un impacto negativo en los empleados de la organización. Por ejemplo, no ser claro al dar instrucciones para un proyecto o un cambio que ocurre en la organización puede causar frustración entre los empleados y perder el tiempo que podría haberse dedicado a completar el proyecto. Otra forma en que la falta de comunicación efectiva puede afectar a la organización es hacer que los empleados sientan que sus quejas o ideas no son importantes al no tomarse el tiempo para escucharlos, lo que puede causar una falta de confianza.

Problemas de comunicación en las relaciones

Los problemas de comunicación también pueden surgir en las relaciones personales, tanto románticas como amistosas. Aunque los problemas de comunicación en las relaciones pueden ser comunes, no significa que deban considerarse normales y dejarse sin resolver. Esto puede causar una ruptura de la confianza, cambiar la dinámica de la relación o terminar la relación por completo. Algunos problemas comunes en las relaciones son asumir que una de las partes sabe cómo se siente la otra persona, evitar conversaciones difíciles, dejar que una situación difícil quede sin resolver e interrumpir a la otra parte.

Ejemplos de problemas de comunicación

Los problemas de comunicación pueden ocurrir tanto a nivel profesional como personal. Algunos ejemplos comunes de problemas de comunicación son:

  • No considerar las diferencias culturales al enviar comunicaciones en el lugar de trabajo.
  • Usar el modo de comunicación incorrecto; usar el correo electrónico cuando la situación puede justificar la comunicación verbal
  • No considerar las diferencias en los estilos de comunicación al desarrollar contenido para el lugar de trabajo, como correos electrónicos, videos, etc.

Resumen de la lección

Por mucho que a todas las partes les gustaría asegurarse de que el proceso de comunicación fluya de manera efectiva y eficiente la primera vez, pueden surgir problemas de comunicación, ya sea que se trate de problemas de comunicación en las relaciones o en el lugar de trabajo. Algunas de las áreas comunes donde se pueden encontrar problemas conversacionales son la prevención conversacional y la reparación conversacional. Aunque se analiza la gestión de conversaciones y es parte del proceso de conversación, no es probable que sea un área donde se encuentren problemas de conversación.

Pueden surgir problemas comunes de comunicación en la prevención de conversaciones, la reparación de conversaciones y los descargos de responsabilidad conversacionales. En el caso de la reparación de la conversación, las disculpas y las excusas pueden dañar el flujo de comunicación entre las partes. Si bien las disculpas generalmente se consideran positivas, pueden tomar un giro negativo cuando se consideran poco sinceras o impiden una mayor conversación. Los descargos de responsabilidad conversacionales transmiten información en un enfoque menos directo o personal. El comienzo de la oración se puede usar para suavizar la declaración negativa que sigue. La prevención de conversaciones incluye todo lo que impide que se produzca una conversación. Puede incluir comunicación no verbal, como poner los ojos en blanco, cruzar los brazos e ignorar a la otra persona.

Los problemas de habilidades de comunicación pueden ser comunes en las relaciones y en el lugar de trabajo. Los problemas de conversación entre problemas pueden ocurrir de varias maneras. Los problemas de comunicación pueden ocurrir en las relaciones al hacer suposiciones, evitar conversaciones difíciles y no tomar en serio las necesidades de los demás. Algunos problemas comunes de comunicación que surgen en el lugar de trabajo son no considerar los diferentes estilos de comunicación, no usar el modo de comunicación adecuado cuando sea necesario y no considerar las diferencias de idioma y género al comunicarse.

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