Programación de gestión de proyectos: herramientas y técnicas

Desarrollando el horario

Los horarios no son nada nuevo; todos, de todos los ámbitos de la vida, tienen algún tipo de horario impulsado por algo. El horario de un ejecutivo de la empresa se basa en reuniones, viajes y gestión de personal; el horario de un estudiante se rige por los horarios de clase; y el horario de un ama de casa se rige por las necesidades de los niños. Incluso los pájaros en el cielo tienen horarios impulsados ​​por la salida y la caída del sol.

Claramente, los horarios son una realidad de la vida. Si eres un gerente de proyecto, tu proyecto vive y muere por el éxito de la programación. La programación exitosa incluye desarrollar el horario y mostrarlo.

El factor determinante detrás del cronograma de un proyecto es el alcance del proyecto. El alcance del proyecto se refiere a lo que está y no está incluido en el proyecto. El alcance impulsará las tareas que finalmente determinarán el cronograma.

Por ejemplo, un proyecto para actualizar una aplicación de correo electrónico incluirá en su alcance cosas como la asignación de almacenamiento para las actualizaciones de software, la instalación de actualizaciones de software en el servidor, la verificación de los parches actuales del software, el envío de las nuevas actualizaciones a los escritorios y la verificación de la funcionalidad del usuario. Es posible que ese proyecto no incluya la integración de aplicaciones de usuarios individuales con las actualizaciones de correo electrónico. En otras palabras, asegurarse de que la aplicación de transmisión de música de un usuario funcione con el software actualizado estaría fuera de alcance.

El primer paso para desarrollar un cronograma, entonces, es conocer el alcance. A muchos gerentes de proyectos les resulta útil mostrar el alcance en un lugar destacado y visible mientras el equipo del proyecto trabaja en el desarrollo del cronograma.

El segundo paso en el desarrollo de un cronograma de proyecto es dividir el proyecto en tareas utilizando una estructura de desglose del trabajo. Una estructura de desglose del trabajo , o WBS , es un cuadro que enumera todas las tareas, agrupadas de manera lógica, que se requieren para completar el proyecto. Las tareas deben desglosarse lo suficiente como para que se entiendan fácilmente y contengan una sola acción. En nuestro proyecto de actualización de la aplicación de correo electrónico, una WBS podría verse así:

El tercer paso es estimar el marco de tiempo del proyecto. Utilizando los expertos en la materia del equipo del proyecto, calcule el tiempo necesario para completar cada tarea. Usar la WBS hace que esto sea bastante simple; comience en la tarea de nivel más bajo y agregue tiempo a medida que alcanza los niveles superiores. Una vez que alcance el nivel de proyecto, debe tener un tiempo total que tomaría el proyecto.

Mirando nuevamente nuestro proyecto de actualización de correo electrónico, comience con las tareas de nivel azul o más bajo y estime el tiempo necesario. Pon ese tiempo en la esquina inferior derecha. Sube al nivel rosa, estima el tiempo necesario para completar esas tareas y coloca ese número en la esquina inferior derecha. Agregue esto al número que obtuvo al agregar el nivel azul y coloque ese número en la esquina superior derecha. Continúe este proceso hasta llegar al nivel superior, que luego le dará todo el tiempo necesario para completar el proyecto.

El cuarto paso consiste en asignar recursos a las tareas individuales. Hacer esto requiere un trabajo previo para conocer el tipo de habilidades, quién tiene las habilidades necesarias, horarios de personal, como vacaciones o capacitación, y tiempo disponible para comprometerse con el proyecto.

Una vez que se identifican las tareas, se estima el tiempo y se asignan los recursos, el paso final es asignar fechas de inicio y finalización a cada tarea. Esto es más fácil en un formato que muestra programas, como una lista de tareas, un diagrama de hitos o un diagrama de Gantt.

Visualización del horario

El método más simple de mostrar el cronograma de un proyecto es con una lista de tareas. Una lista de tareas es una lista simple de las tareas del proyecto, las fechas de inicio y finalización asociadas y los recursos asignados a cada tarea. Muchos directores de proyectos utilizan con éxito una hoja de cálculo de Excel para este propósito. Sin embargo, una lista de tareas tiene limitaciones; no tiene un componente visual sencillo que transmita la programación general de un vistazo rápido, y es casi imposible analizar la programación.

Un diagrama de Gantt es una mejora en una lista de tareas simple y es la herramienta de programación más utilizada. Un diagrama de Gantt , que lleva el nombre de Henry Gantt, quien lo popularizó durante la Primera Guerra Mundial, es un diagrama de barras horizontales que muestra gráficamente un horario y permite un análisis simple. Un diagrama de Gantt para nuestro proyecto de actualización de correo electrónico podría verse así:

En proyectos complejos con muchas tareas, a menudo se usa un gráfico de hitos para brindar una vista de alto nivel del cronograma. Un hito es un punto importante dentro del proyecto que tiene varias subtareas que deben completarse para lograr el proyecto. En nuestro proyecto de actualización de correo electrónico, la asignación de almacenamiento, la instalación de software en servidores, la instalación de software en computadoras de escritorio y la verificación de la funcionalidad son hitos. En un gráfico de hitos, solo se verían los elementos de alto nivel. Esta vista resumida proporciona a los ejecutivos un vistazo rápido a todo el cronograma del proyecto sin tener que abrirse paso entre inmensos detalles.

Resumen de la lección

Los horarios son una realidad para la mayoría de nosotros; El desarrollo de un cronograma de gestión de proyectos preciso y de fácil lectura se realiza en cinco pasos , que incluyen:

1. Entendiendo el alcance
2. Dividir el proyecto en tareas utilizando una estructura de desglose del trabajo
3. Estimar el tiempo para completar cada tarea
4. Asignar recursos a cada tarea
5. Asignar fechas de inicio y finalización a cada tarea

Una vez que se desarrolla un horario, es necesario ponerlo en un formato fácil de leer y comprensible. El formato más simple es una lista de tareas , pero tiene limitaciones. Se visualiza más fácilmente un diagrama de Gantt o un diagrama de hitos , que proporciona una vista rápida del cronograma de un proyecto y la capacidad de realizar un análisis de cronograma simple.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador