Propósito, contenido y estructura de las propuestas

Propuestas: definición y propósito

Steve y Bill son dueños de una empresa de desarrollo de software que acaba de completar un nuevo programa de logística que creen que será una aplicación excelente para los grandes minoristas en línea. Saben que We Sell Everything Online, Inc. está buscando un nuevo programa de logística y Steve y Bill deciden escribir una propuesta para enviarla a la empresa.

Una propuesta es un documento que se prepara para que un cliente potencial persuada al cliente potencial de que adopte la solución a un problema o la satisfacción de una necesidad presentada en la propuesta. Las propuestas están escritas para organizaciones del sector público y privado.

Mientras Steve y Bill están escribiendo una propuesta para una solicitud externa, muchas propuestas son internas. Esto significa que el cliente potencial no es un cliente externo a su empresa, sino alguien de su propia empresa. Se pueden escribir propuestas internas para sugerir una nueva idea a la alta dirección o para sugerir una solución a un problema organizacional actual.

Las propuestas se pueden solicitar cuando el cliente potencial envía un documento a los proveedores potenciales, lo que se conoce como solicitud de propuestas o RFP. Sin embargo, muchas propuestas no son solicitadas, donde el cliente potencial recibe la propuesta sin pedirla. Si se envía una solicitud de propuestas, generalmente proporciona instrucciones sobre lo que el cliente desea que las propuestas aborden específicamente. Estas instrucciones deben seguirse con precisión.

De hecho, We Sell Everything Online ha emitido una RFP, por lo que Steve y Bill se asegurarán de que cumplan con todas las especificaciones incluidas en ella. Por ejemplo, la RFP solicita que Steve y Bill incluyan no solo información sobre el software y su precio, sino también información sobre el soporte posterior a la compra, el historial de la empresa, las capacidades técnicas de la empresa e información financiera para establecer que la empresa no se dirige hacia la quiebra.

Materia delantera

Como la mayoría de los proyectos de redacción complejos, puede dividir una propuesta en tres componentes: un principio, un medio y un final, que a menudo se denomina materia inicial, texto y materia posterior.

El tema principal de una propuesta realmente prepara el escenario para que el tono entre en el centro de la propuesta. El material preliminar proporciona herramientas para ayudar al lector a comprender la propuesta y guiar al lector a través de ella. El tema principal de Steve y Bill incluye:

• Una portada
• Una carta de presentación presentando la propuesta.
• Una tabla de contenido
• Una lista de ilustraciones si la propuesta tiene un número significativo de imágenes.
• Y un resumen que brinda un breve resumen no técnico de la propuesta que identifica el tema o problema y la solución propuesta y sus beneficios.

El texto principal

El corazón de la propuesta es el texto principal . Steve y Bill comienzan con una breve introducción que explica brevemente el propósito de la propuesta y el problema que la propuesta busca resolver o la necesidad que busca satisfacer. En este caso, el propósito de su propuesta es explicar los beneficios y ventajas de su software logístico para resolver el problema logístico de We Sell Everything Online.

Steve y Bill luego pasan a componer la sección de discusión del texto principal de la propuesta. La discusión es donde Steve y Bill intentan persuadir al lector para que acepte la propuesta.

Hay varias técnicas organizativas y persuasivas disponibles para ayudar a Steve y Bill a persuadir a sus clientes potenciales. Al contrastar y comparar su software con los principales competidores o con el software actual del cliente, Steve y Bill pueden demostrar las ventajas de su producto. También pueden utilizar el método de causa y efecto al describir qué ha causado el problema logístico actual del cliente y luego demostrar cómo su software puede erradicar la causa. Steve y Bill también se asegurarán de que su discusión sea fácil de digerir al dividir el análisis en subtemas. Finalmente, pueden agregar elementos visuales como ilustraciones, diagramas, gráficos, diagramas, diagramas de flujo y tablas para ayudar en la presentación de números y conceptos complejos.

El último componente del texto principal es la conclusión. Las conclusiones pueden ser breves y dulces. La conclusión puede comenzar reafirmando la necesidad o el problema. Una buena conclusión luego reformulará la solución propuesta y enumerará sus beneficios. Finalmente, Steve y Bill también estarán seguros de discutir los próximos pasos que el cliente deberá tomar para seguir adelante, como ordenar y pagar.

Materia trasera

Una vez que el texto principal esté completo, Steve y Bill pasarán al tema anterior , que proporciona información y documentación para respaldar la propuesta. Los antecedentes incluyen cosas como un glosario de términos técnicos, una página de referencia y apéndices que contienen documentación de respaldo, como copias de estudios científicos, hojas de precios, un contrato de muestra, esquemas de diseño e información detallada sobre la empresa que presenta la propuesta.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido.

Una propuesta es un documento escrito que se prepara en un intento de persuadir al cliente potencial para que adopte la solución de la propuesta a un problema o necesidad. También se puede preparar una propuesta para un prospecto interno donde la propuesta busca satisfacer una necesidad organizacional o resolver un problema. A veces, un cliente potencial solicitará activamente propuestas mediante la emisión de una solicitud de propuestas.

Puede dividir una propuesta en tres componentes distintos. La primera parte ayuda a preparar al lector para el texto principal de la propuesta e incluye cosas como una carta de presentación, un índice, una lista de ilustraciones y un resumen. El texto principal de la propuesta incluirá una introducción, discusión y conclusión. El material anterior puede incluir un glosario de términos técnicos, una página de referencia y apéndices de la documentación de respaldo.

Resumen del propósito, contenido y estructura de las propuestas

Los resultados del aprendizaje

Estos son los objetivos que puede perseguir después de revisar la lección sobre propuestas:

• Citar la definición y el propósito de una propuesta.
• Identificar las partes de una propuesta

Rodrigo Ricardo Editor y fundador