Propósito, contenido y estructura de los correos electrónicos

Definición

Valarie es una agente inmobiliaria ocupada que debe comunicarse con diferentes personas tanto dentro como fuera de su firma de corretaje de bienes raíces a diario y utiliza el correo electrónico como su medio de comunicación principal. El correo electrónico es un sistema computarizado para enviar mensajes digitales desde una computadora a una o más computadoras.

Propósito y contenido

El correo electrónico es un medio muy flexible y se puede utilizar para una variedad de propósitos. Valerie usa su correo electrónico para enviar directivas o instrucciones a los miembros de su equipo de ventas. Utiliza un breve correo electrónico como tapadera y adjunta documentación importante al correo electrónico, como acuerdos de lista y acuerdos de compra. También utiliza el correo electrónico para enviar sus consejos o recomendaciones a sus clientes y para proporcionar un informe de estado sobre cosas como una oferta pendiente o un próximo cierre de bienes raíces. Si un cliente le da instrucciones para hacer algo, como aceptar una contraoferta, ese correo electrónico proporcionará documentación y confirmación de que Valerie tiene permiso para hacerlo. También recibe informes de su empresa, como su informe de ventas y comisiones, y recibe avisos de reuniones de ventas y otros eventos por correo electrónico. Su bufete también le enviará a menudo nuevas reglas y procedimientos por correo electrónico. Finalmente, el correo electrónico es una de las mejores formas de hacer preguntas a los clientes, otros agentes, subordinados o la gerencia de su empresa.

Sin embargo, cabe señalar que la seguridad no es la mejor con los correos electrónicos. La información confidencial, como contraseñas e información de la cuenta, no debe enviarse por correo electrónico.

Estructura

Si bien muchos mensajes de correo electrónico personales pueden ser muy informales, los correos electrónicos enviados con fines comerciales deben estructurarse de manera profesional. Esto no significa que el correo electrónico no pueda tener un tono informal o casual; sin embargo, un correo electrónico no le da permiso al escritor comercial para ignorar la estructura y las reglas de la correspondencia comercial profesional. Veamos la estructura típica de uno de los correos electrónicos de Valerie.

Todos los correos electrónicos tienen un encabezado, que se parece mucho a un encabezado de nota estándar con una fecha, “para”, “desde” y línea de asunto. La dirección de correo electrónico comercial de Valerie incluye su nombre completo, lo que ayuda a sus lectores a reconocer de quién proviene el correo electrónico para que no se ignore como posible correo no deseado. Asimismo, está segura de que utilizará un tema informativo en la línea de asunto del encabezado para ayudar al lector a identificar rápidamente el propósito de la comunicación. Por ejemplo, si adjunta una contraoferta a la oferta de un cliente para comprar una casa, pondrá “contraoferta” en el asunto.

La siguiente parte de un correo electrónico comercial es el saludo o saludo. Si bien muchos correos electrónicos personales pueden no utilizar un saludo, los correos electrónicos comerciales deben incluir algún tipo de saludo. Al enviar correos electrónicos a los clientes, otros agentes o su corredor, Valerie a menudo usa el saludo “Estimado” seguido del nombre del destinatario. Si se usa el apellido, se incluye el honorífico correspondiente, como ‘Sr.’, ‘Sra.’, ‘Sra.’ O ‘Dr.’ Cuando el correo electrónico es interno o se envía a un grupo, un simple ‘Hola’ o ‘Hola’ puede ser suficiente.

El cuerpo de un correo electrónico comercial generalmente se escribe en forma de párrafo, como una carta comercial. Valerie siempre incluye una breve introducción de una o dos oraciones para familiarizar a sus lectores con el tema a discutir.

Después de terminar su introducción, Valerie pasa a la discusión. Si bien puede parecer contradictorio, Valerie sigue la práctica inteligente del correo electrónico de mantener al mínimo las fuentes elegantes y el formato como negrita, subrayado y cursiva. Los estilos de fuente raros o intrincados y el formato complicado pueden resultar en un mensaje distorsionado que se muestra al destinatario, lo que resulta en un mensaje distorsionado que en realidad dificulta, en lugar de ayudar, la legibilidad. Valerie utiliza un formato simple con encabezados y espaciado, así como asteriscos o números en lugar de viñetas para las listas. Si Valerie adjunta documentos, se asegura de decírselo al lector en el cuerpo de su correo electrónico.

Al igual que en una carta, Valerie incluirá una breve conclusión, incluida la explicación de los próximos pasos a seguir. Por ejemplo, si Valerie está enviando una contraoferta a sus clientes, les informará cuándo deben responder a la contraoferta.

Ella incluirá un cierre formal como una carta e incluirá una despedida, como ‘Atentamente’ y su bloque de firma. Como mínimo, un bloque de firma debe incluir el nombre completo del autor, pero también puede incluir la dirección, el número de teléfono, el número de fax, la dirección de correo electrónico y el sitio web del remitente.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido.

Un correo electrónico es un mensaje digital enviado electrónicamente desde una computadora a una o más computadoras. Los correos electrónicos son flexibles y pueden usarse para dar instrucciones, servir como documentación, proporcionar confirmación, comunicar reglas y procedimientos, hacer recomendaciones, proporcionar una actualización de estado, hacer una consulta.

Si bien los correos electrónicos ciertamente pueden tener un tono informal en las circunstancias correctas, aún deben estar estructurados de manera profesional, al igual que un memorando de negocios o una carta. Sin embargo, un correo electrónico debe utilizar un esquema de formato simplificado para garantizar que el sistema informático receptor pueda mostrar un mensaje sin distorsiones.

Descripción general del propósito, contenido y estructura de los correos electrónicos

Propósitos de correo electrónico

Los resultados del aprendizaje

Al concluir esta lección, debe tener la confianza para:

• Definir ‘correo electrónico’
• Describe cómo se pueden usar los correos electrónicos.
• Explique la diferencia entre correos electrónicos formales y mensajes informales.