¿Qué es un Pre-Mortem de todos modos?
¿Alguna vez le han extraído un diente antes de que le apareciera el dolor de muelas?
¿Qué tal si lleva su automóvil al garaje antes de que se encienda la luz de «revisar el motor»?
¿Quizás te gusta usar ropa de invierno en verano para prepararte para el frío?
Si usted es como la mayoría de nosotros, probablemente no anticipe la mayoría de los escenarios o escollos de antemano. Más bien, los tomas como vienen y esperas que salgan bien.
En los negocios, esa mentalidad no solo puede ser defectuosa, ¡sino francamente problemática! Es por eso que muchos gerentes de proyectos confían en algo conocido como pre-mortem de proyectos para ayudarlos a pensar en problemas importantes. Es posible que esté familiarizado con el término post-mortem, un término algo espantoso que se refiere a las pruebas realizadas después de una muerte para determinar la causa. Sin embargo, una autopsia no es tan mórbida. De hecho, no tiene nada que ver con la muerte (gracias a Dios, ¿verdad?).
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Un proyecto pre-mortem es una estrategia para evaluar la solidez de un proyecto antes de que suceda. Para los líderes del proyecto y los miembros del equipo, la autopsia funciona asumiendo lo peor, que el proyecto ha fallado, y luego buscando todas las formas y razones del por qué. Al hacer esto, el equipo puede averiguar dónde se encuentran los problemas potenciales y qué obstáculos pueden presentarse para evitar un desastre y ayudar al éxito del proyecto.
En lugar de llegar al final y decir: «¿Cómo fallamos tan miserablemente?», Cuando ya es demasiado tarde para hacer algo al respecto, una autopsia permite a los equipos pensar en cada escenario y cada desafío para ayudar a trabajar hacia un resultado positivo.
Entonces, ¿exactamente cómo debería una empresa realizar un proyecto pre-mortem? Siga leyendo para obtener algunos consejos.
Realización de un proyecto Pre-Mortem
La elaboración de una autopsia comienza el proceso del proyecto. Sucede incluso antes de que el proyecto despegue. Aquí está el plan para armar un proyecto pre-mortem exitoso:
1. Prepárate.
Antes de realizar una autopsia, invite a todas las partes interesadas a la reunión cara a cara. Deje tiempo suficiente para pensar en todos los desafíos y problemas. Los expertos recomiendan al menos dos horas.
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2. Informar al equipo.
Cuando llegue el momento de la autopsia, describa el proyecto y explique que ha sido un enorme fracaso.
3. Piense en los problemas y tome notas.
Proporcione lápiz y papel a cada participante o reclute a una persona para que tome notas para todo el grupo. Cualquiera de los dos métodos funcionará. El primero permite a los participantes anotar sus propios pensamientos sobre las fallas del proyecto, mientras que el segundo fomenta la participación verbal, y los asistentes señalan todos los posibles problemas o trampas que pueden haber causado el fracaso del proyecto.
Las posibles minas terrestres para cada proyecto diferirán según los detalles únicos del proyecto, pero podrían incluir cosas como:
- Se fue la energía.
- Nuestra presentadora principal perdió su vuelo.
- El sitio web colapsó.
- Nos quedamos sin dinero.
- Alguien perdió los planos.
- Nuestro mayor donante se retiró.
- Se emitió una alerta de huracán.
Si es algo que podría salir mal, debería estar en la lista, sin importar cuán improbable sea.
4. Restrinja los problemas.
Si su pre-mortem sale como debería, terminará con una enorme lista de posibles desafíos y problemas que pueden cerrar su evento. Ahora debe priorizar la lista en función de los problemas que serían más perjudiciales para su proyecto. Por ejemplo, si su proyecto se lleva a cabo al aire libre, las inclemencias del tiempo podrían presentar un problema importante si no se toman en cuenta. Planificar esto sería mucho más crítico para un resultado exitoso que planificar el corte de energía.
5. Defina soluciones.
Una vez que haya ordenado su lista de desafíos, ahora es el momento de definir soluciones para evitar posibles catástrofes. Aborde cada problema de frente y determine cómo puede evitarlo o qué plan debe implementarse si sucediera. Por ejemplo, si su proyecto necesita un sitio web que funcione para tener éxito, la creación de una versión de respaldo o una aplicación móvil puede ayudar a garantizar que una falla en este componente no descarrile su proyecto. Asigne tareas basadas en los problemas individuales y las soluciones que haya identificado.
6. Consulte la lista periódicamente a medida que se acerca el inicio del proyecto.
Asegúrese de que se hayan abordado los posibles problemas. Agregue nuevos problemas a medida que se presenten. Asegúrese de que todos en el equipo comprendan sus roles y cómo responder si sucede lo peor.
¿Pre- o Post-?
Abrimos la lección hablando un poco sobre la diferencia entre un pre-mortem (que ocurre antes del proyecto) y un post-mortem (que ocurre después de un proyecto), pero ¿cuál es mejor? En una palabra, ninguno … o ambos.
Una autopsia es fundamental para identificar problemas potenciales antes de que realmente se conviertan en problemas y definir soluciones para que no lo pille desprevenido. Una autopsia, por otro lado, ayuda a definir lo que realmente salió mal y cómo se puede prevenir en el futuro. Los pre-mortems ayudan a prevenir fallas; Las autopsias le permiten aprender de los fracasos y crecer. Un pre-mortem hace que todos los miembros del equipo piensen de manera proactiva sobre los desafíos en el camino en lugar de sumergirse de cabeza en un posible desastre.
Resumen de la lección
Un proyecto pre-mortem es una estrategia para evaluar problemas y desafíos potenciales en un proyecto próximo. Tiene lugar antes de que ocurra el proyecto, lo que brinda a las partes interesadas y a los miembros del equipo la oportunidad de evitar un desastre y evitar que un proyecto falle. Para realizar una autopsia, un líder de equipo debe reunir al personal clave de un proyecto en un entorno cara a cara, informarles sobre el proyecto y luego identificar las razones por las que el proyecto podría fracasar hipotéticamente. A partir de ahí, los miembros del equipo intercambian ideas sobre soluciones para evitar problemas y escollos. Una autopsia es beneficiosa para detectar desafíos antes de que se conviertan en problemas mayores, mientras que las autopsias son oportunidades de aprendizaje después del hecho. Las autopsias ayudan a prevenir fallas y hacen que todos los miembros de un equipo de proyecto piensen de manera proactiva.
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