¿Qué es la automatización de oficinas? – Herramientas de sistema
Automatización de oficinas
Cuando escuche la frase automatización de oficinas, puede visualizar robots haciendo el trabajo de una persona. Sin embargo, éste no es el caso. La automatización de oficinas es un proceso que utiliza tecnología para automatizar la recopilación de información, la comunicación, la presentación y el cálculo. Esencialmente, la automatización de oficinas es un sistema que ayuda con el almacenamiento y procesamiento de datos en todas sus formas. Esto no debe confundirse con la mecanización de oficinas., que es donde el trabajo físico se reemplaza por tecnología. En cambio, la automatización es la forma en que la tecnología puede reemplazar las funciones cerebrales más tediosas. Por ejemplo, no hace muchos años tendríamos que calcular la ingesta diaria de dinero con una calculadora o una máquina de sumar, y tendríamos que registrar manualmente la cantidad y archivarla en un armario. Ahora, se puede perforar en una computadora y los datos se almacenan automáticamente.
Beneficios
Hay una variedad de beneficios que obtenemos del uso de la automatización de oficinas. Uno de los más importantes es que la tecnología está haciendo los cálculos más complejos, lo que significa que los trabajadores menos calificados pueden hacer los trabajos que solían requerir más habilidades. Esto significa que se pueden pagar menos salarios por empleados con menos educación.
Otros beneficios incluyen la organización. La automatización de oficinas coloca todos los datos y las comunicaciones en un solo lugar. Esto mantiene los datos bien organizados y de fácil acceso. La automatización de oficinas también ahorra tiempo. La rapidez con la que puede acceder a la información, enviar un correo electrónico o incluso tener una reunión ahorra tiempo durante el día y crea una comunicación rápida. Además, la tarea de archivar y calcular ya no es manual, lo que libera a los empleados para que se ocupen de procesos de trabajo más grandes.
Los beneficios de ahorro de dinero también entran en juego. La automatización de la oficina permite reuniones de video en lugar de vuelos, y ya no es necesario el envío postal cuando tiene correo electrónico. Además, la automatización de oficinas permite menos errores humanos. Con el advenimiento de la tecnología hay menos errores de cálculo, lo que significa más precisión y menos trabajo rehaciendo tareas y procesos. También hay beneficios de ahorro de espacio. Dado que la automatización contiene datos, hace que los archivadores y el almacenamiento sean obsoletos, lo que ahorra espacio y permite oficinas más pequeñas.
Desafíos
Ahora veamos algunos desafíos de la automatización de oficinas. Los contratiempos tecnológicos son los mayores desafíos de la automatización, como ocurre si el sistema falla, se infecta con un virus o se corta la energía. Esto detiene una gran parte del negocio hasta que pueda recuperarse. Dependiendo del problema, también puede perder datos y, sin copias impresas, puede perder información de forma permanente.
Las actualizaciones son otro desafío. Cuando se actualiza la tecnología, debe recibir capacitación adicional para todos los usuarios, lo que significa toda la empresa. Esto agrega tiempo y dinero adicionales a un negocio. Además, si los usuarios se aficionan demasiado a una automatización específica, pueden tener problemas para cambiar. Además, la automatización de oficinas requiere una gran inversión inicial. La primera inversión en un sistema de automatización para una empresa puede resultar abrumadora. La inversión posterior es casi nula, pero el primer desembolso es caro.
Sistemas y herramientas
Al configurar la automatización en una oficina, existen varios sistemas de software y hardware diferentes que se pueden utilizar. El software debe contener las siguientes herramientas: procesador de textos, recopilación de datos, gestión de datos, presentación, hojas de cálculo y creación y mantenimiento de horarios. Estas herramientas de software se denominan suites porque contienen un conjunto de herramientas. Una vez que haya configurado un software, puede agregar máquinas de fax, combinaciones de copiadoras / escáneres / impresoras y sistemas telefónicos automatizados para ayudar a crear una automatización exitosa. Luego, el software se puede vincular al hardware, simplificando los procesos cotidianos de comunicación y manejo de la información.
Resumen de la lección
La automatización de oficinas es el proceso de automatizar procesos manuales en comunicaciones tecnológicamente avanzadas. La automatización reemplaza el trabajo de datos y cálculo más pesado y lo reemplaza con la entrada de datos. La mecanización de oficinas es diferente, porque está reemplazando el trabajo manual humano por el trabajo manual tecnológico. La automatización de oficinas puede ahorrar tiempo, dinero y complicaciones. Sin embargo, si la tecnología falla, puede detener el negocio. Las herramientas de automatización de oficinas más conocidas son las suites , que son paquetes de software que incluyen herramientas para presentaciones, procesamiento de datos, gestión de datos y cálculo.
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