¿Qué es la contabilidad de partida doble? – Conceptos básicos y ejemplos

La base de la contabilidad de partida doble

La contabilidad por partida doble se basa en la ecuación contable que fue desarrollada hacia 1494 por Luca Pacioli. Luca Pacioli fue un fraile franciscano amigo y colaborador de Leonardo da Vinci.

La ecuación de Pacioli es profunda en su simplicidad:

Activos = Pasivos + Patrimonio

La contabilidad de doble entrada utiliza esta ecuación asegurándose de que cada transacción financiera se registre con una entrada que utilice al menos dos cuentas y donde la cantidad total de dinero de la izquierda, el lado de débito, sea igual a la cantidad total de dinero de la derecho, el lado del crédito.

Aquí es donde los estudiantes que toman su primer curso de contabilidad a menudo se confunden. Gracias al uso que hace la industria bancaria de los términos, tendemos a pensar que un débito es como nuestras tarjetas de débito que sacan dinero de nuestras cuentas y un crédito como nuestras tarjetas de crédito que crean una responsabilidad de nuestra parte. En contabilidad, débito y crédito no son más que indicadores direccionales que significan izquierda y derecha. Podríamos usarlos en situaciones bien conocidas como nada más que indicadores direccionales, y tendría mucho sentido para cualquiera que entienda su uso en contabilidad:

• Un sargento de instrucción podría fácilmente llamar la cadencia cuando marcha gritando “débito … crédito … débito … crédito”.
• En la película Every Which Way But Loose, el famoso eslogan de Clint Eastwood podría haber sido: “Gire el crédito, Clyde”.

El diario general

Así que ahora sabemos que el débito queda y el crédito correcto, pero ¿a izquierda y derecha de qué? La respuesta es, las columnas izquierda y derecha de una revista estándar de dos columnas. El diario y el libro mayor son los dos volúmenes básicos que controlan los libros de una empresa.

Un diario es un registro de las diversas transacciones financieras que ocurren en el curso de los negocios. Las entradas se realizan inicialmente en el diario y luego se registran o se copian en el libro mayor, que rastrea los efectos de esas transacciones en las cuentas individuales. Una cuenta individual es un grupo de elementos similares, como efectivo, equipo de oficina, cuentas por pagar o acciones ordinarias. Esta es una imagen de parte de una página de diario general con un par de entradas para ilustrar el concepto.

Tenga en cuenta que cada entrada tiene la fecha en que ocurrió la transacción, qué cuentas se vieron afectadas, cuánto dinero estuvo involucrado y una breve descripción de lo que sucedió. Observe también que las columnas de débito y crédito contienen la misma cantidad total de dinero para cada entrada. Es importante recordar que deben contener la misma cantidad total; Se pueden usar tantas cuentas como sean necesarias en cada lado, y se puede ingresar cualquier monto en dólares apropiado. La entrada a continuación es tan válida como cualquiera de las entradas anteriores:

Una entrada de diario que usa más de dos cuentas se llama entrada compuesta. Observe en este ejemplo que la entrada usa seis cuentas; cuatro se cargan y dos se abonan. La entrada aún cumple con el requisito de que el monto total en dólares sea el mismo en cada lado:

Débitos: 4.000 + 1.500 + 8.000 + 2.000 = 15.500

Créditos: 10,000 + 5,500 = 15,500

Es posible que haya notado la columna etiquetada ref de publicación, que significa referencia de publicación. Esta columna se utiliza para indicar la página del libro mayor en la que se registró esa línea de la transacción. Al mantener iguales las cantidades en dólares de cada lado, nos aseguramos de que también mantendremos la ecuación contable, y los activos de hecho serán iguales a los pasivos más el capital.

El libro mayor

Como se señaló, cada línea de un asiento de diario se registra en la cuenta correspondiente del libro mayor. Por ejemplo, nuestra primera ilustración de la página del diario incluyó un débito de $ 10,000 en efectivo el 1 de abril y un crédito de $ 225 en efectivo el 2 de abril. La página del libro mayor de la cuenta de efectivo se muestra con estos elementos publicados:

El ‘1’ en la columna de referencia de la publicación nos dice que cada uno de estos elementos provino de la página 1 del diario general. Observe que las columnas de saldo no solo copian las cantidades transferidas del diario. En cambio, las cantidades en la columna con el total más pequeño se restan de las cantidades en la columna con el total más grande y el resultado se ingresa en la columna más grande:

10,000 débitos – 0 créditos = 10,000 débitos en la primera entrada

10,000 débito – 225 crédito = 9,775 débito en la segunda entrada

Se dice que las cuentas tienen saldos de débito o crédito, dependiendo de qué lado tiene la mayor cantidad de dinero ingresado. Los diferentes tipos de cuentas también tienen diferentes saldos normales.

Saldos normales

Usar la palabra normal en asociación con la contabilidad puede parecer un oxímoron, pero sí decimos que ciertos tipos de cuentas tienen un saldo normal de débito o crédito . Esto significa que tienden a tener un saldo que está en el lado del débito o del crédito la mayor parte del tiempo.

Al estudiar contabilidad, notamos que dos tipos de cuentas, activos y gastos, tienden a llevar saldos deudores. Los otros tres tipos comunes de cuentas tienden a tener saldos acreedores, que son pasivos, capital e ingresos. Podemos pensar en las entradas del lado del saldo normal de una cuenta como una suma a la cuenta y las entradas en el otro lado como una resta de la cuenta. Vimos esto con la cuenta de efectivo anteriormente mientras miramos el libro mayor.

Una manera fácil de recordar los saldos normales de las cuentas de activos, pasivos y patrimonio es simplemente recordar la ecuación contable:

Activos = Pasivos + Patrimonio

Observe que los activos están a la izquierda, o el lado del débito de la ecuación, y, como señalamos anteriormente, los activos tienen un saldo deudor normal. Los pasivos y el capital están ambos a la derecha, o el lado crediticio de la ecuación, y ambos tienen un saldo crediticio normal.

Esto no cubre los ingresos y gastos, pero también tenemos una forma de recordar sus saldos normales. Los ingresos obtenidos y los gastos incurridos por una empresa son de donde provienen los ingresos de la empresa. Los ingresos de la empresa pertenecen a los propietarios. Por lo tanto, podemos pensar que los ingresos se suman al capital y los gastos se restan del capital. El capital tiene un saldo de crédito normal, por lo que los créditos se suman y los débitos se restan, por lo que podemos recordar que los ingresos (que se suman al capital) tienen un saldo de crédito normal, al igual que el capital. Los gastos, que se restan del patrimonio, tienen un saldo normal deudor del patrimonio.

Resumen de la lección

La contabilidad por partida doble es un sistema contable que implica el registro de todas las transacciones financieras en al menos dos cuentas. Dentro de las cuentas, las entradas totales en cada lado (el lado del débito y el lado del crédito) deben ser iguales. El lado de débito es el lado izquierdo. El lado del crédito es el lado derecho. Ciertas cuentas tienden a tener saldos deudores normales (como cuentas de activos y gastos), mientras que otras tienden a tener saldos de crédito normales (como cuentas de pasivos, capital e ingresos). Este sistema se basa en la ecuación desarrollada hace siglos por Luca Pacioli:

Activos = Pasivos + Patrimonio

Si bien este concepto ha existido durante muchos años, todavía se utiliza en el campo de la contabilidad.