¿Qué es la contabilidad? – Propósito, importancia y relación con el negocio

¿Qué es la contabilidad?

Charlie acaba de abrir su propia ferretería. Aunque conoce los conceptos básicos de la gestión empresarial, no tiene idea de cómo llevar registros financieros. Decide tomar un curso intensivo de contabilidad.

Charlie entra a clase el primer día preparado para conquistar la contabilidad. Lo primero que nota cuando entra a la habitación son tres preguntas escritas en la pizarra. La primera pregunta es qué es la contabilidad y cuál es su propósito. El segundo pregunta qué importancia tiene la contabilidad. La última pregunta se refiere a cómo se relaciona la contabilidad con los negocios.

«Bueno», se dice Charlie, «si supiera que no estaría aquí».

Pronto, un anciano de aspecto bastante corpulento entra y se apoya en el podio. ‘Buenos dias clase. Soy el profesor Potter. ¿Cuántos de ustedes pueden responder las preguntas que tengo en la pizarra? La habitación está en silencio. Bueno, entonces supongo que tenemos bastante de qué hablar. No puedo prometer milagros, pero puedo prometerle que antes de que salga de esta habitación hoy, ¡sabrá la respuesta a las tres preguntas!

El profesor Potter señala la primera pregunta. Hablando en voz alta, dice: ‘¿Qué es contabilidad? Sé que todos lo habéis oído antes. Entonces, dígame qué significa para usted la palabra ‘contabilidad’. Señalando a Charlie, el profesor Potter dice: ‘Adelante, joven. Estoy seguro de que puedes darme algún tipo de respuesta.

Charlie sonríe y responde: «La contabilidad es solo un montón de números que se suman o restan, dependiendo de si estás ganando dinero o pagando facturas».

‘No es una mala respuesta’, dice el profesor Potter, ‘pero la contabilidad es mucho más que eso. La definición de libro de texto de contabilidad es que es el acto de recolectar, organizar. e interpretar datos financieros. En pocas palabras, eso es cierto. Sin embargo, para comprender completamente el concepto completo de contabilidad, hay algunas cosas más que debemos discutir ”.

Ecuación contable básica

‘¿Cuántos de ustedes saben lo que es el aloe?’ Pregunta el profesor Potter. Varias personas levantan la mano. ‘Veo que hay muchos de ustedes que saben lo que es el aloe. ¿Es el aloe lo que se puede quemar para que se sienta mejor? El profesor Potter ve varias cabezas moviéndose de acuerdo. ‘Es verdad; El aloe es una planta que se utiliza para aliviar el dolor de las quemaduras. Pero, ¿sabías que el aloe también tiene un lugar en la contabilidad? Mirando a su alrededor, el profesor Potter ve una habitación llena de rostros interrogantes.

Toma una tiza y escribe la palabra ‘ALOE’ en la pizarra. ‘ALOE, clase, es un acrónimo de la pieza más importante del rompecabezas contable. ALOE significa activos, pasivos y capital del propietario. Estos son los componentes de la ecuación contable básica: activos = pasivos + capital del propietario ‘.

‘Ahora que sabe lo que representa ALOE, hablemos de lo que significa cada término. Los activos son artículos que se poseen, tienen valor y se pueden convertir en efectivo. Las cuentas bancarias, los CD, los automóviles, la propiedad y la maquinaria son ejemplos de activos. Los pasivos son lo que se debe. Un préstamo para comprar un activo es un pasivo. El patrimonio del propietario es la cantidad de dinero que una persona ha invertido en una organización. La inversión puede ser en forma de compra de acciones o una inversión de capital realizada mediante la compra de una empresa. Lo más importante que debe recordar es que ambos lados de la ecuación contable deben ser iguales. Si no se equilibran, entonces hay un problema ‘.

«Déjeme ver si entiendo esto correctamente, profesor Potter», dice Charlie. ‘Estoy abriendo una ferretería en un edificio que heredé. Sé que tengo que tener $ 30,000 para comprar inventario, $ 15,000 para comprar estanterías y $ 10,000 adicionales en el banco para los costos operativos iniciales. Había ahorrado $ 20,000 de mi propio dinero y pedí prestados $ 35,000 al banco. Si miro esto correctamente, entonces mis activos son los $ 30,000 en inventario más los $ 15,000 en los estantes que compré e instalé más los $ 10,000 que están en efectivo que hay en el banco para comenzar las operaciones. Eso significa que mis activos totales son $ 55,000. Pedí prestados $ 35,000 para poner en marcha la tienda, así que eso es lo que debo, que es un pasivo. Los $ 20,000 es lo que invertí personalmente en el negocio, por lo que es el capital de mi propietario. Mis activos equivalen a $ 55,000, y la suma de mis pasivos y el patrimonio del propietario es de $ 55,000. Ambos lados de la ecuación contable son iguales. Entonces, me balanceo ‘.

«Lo tienes, Charlie», dice el profesor Potter. «¿Todos comprenden la ecuación contable básica?» Toda la clase asiente con la cabeza. «Excelente, entonces podemos seguir adelante».

Propósito de la contabilidad

‘Ahora que sabe qué es ALOE en contabilidad, hablemos sobre todo el propósito de la contabilidad. ¿Alguien puede adivinar cuál es el objetivo principal de la contabilidad? Pregunta el profesor Potter.

Charlie, sintiéndose bastante confiado desde que ha dominado el concepto ALOE, decide que responderá al profesor Potter. “Me parece que el propósito de la contabilidad es que una empresa sepa clasificar sus gastos”, dice.

«Estás en el camino correcto, Charlie», dice el profesor Potter. Pero déjame explicarte esto un poco más. Aunque hay muchas razones por las que las empresas utilizan la contabilidad, la razón principal es poder producir estados financieros. Para producir los estados financieros, todos los ingresos y gastos de la empresa deben recopilarse, clasificarse y registrarse en libros contables especiales llamados diarios. La contabilidad es un proceso paso a paso que sigue un patrón específico. El patrón se asemeja a un círculo y se llama ciclo contable . El ciclo contable suele tardar 12 meses en completarse, pero eso no está escrito en piedra. Una empresa puede elegir cuánto tiempo quiere que sea su ciclo contable. Independientemente de la duración del ciclo contable, uno de los últimos pasos es la creación de los estados financieros ”.

Importancia de la contabilidad

Ya que les acabo de decir cuál era el propósito de la contabilidad, hablemos de por qué es importante. ¿Recuerda cuando era niño y parecía que en cuanto le daban dinero se le acababa? Pregunta el profesor Potter.

Mirando alrededor de la habitación, puede decir por las sonrisas que todos en la clase recuerdan ese momento de sus vidas. ‘Ahora, ¿te imaginas lo bien que podría funcionar una empresa si no tuvieran idea de dónde se fue su dinero? Me siento seguro al predecir que la mayoría de las empresas estarían en ruinas y también la economía entera. Para tener incluso una esperanza de éxito, una empresa debe saber de dónde proviene su dinero y hacia dónde sale. Ésa es la importancia de la contabilidad y de los estados financieros ”.

Charlie tiene curiosidad. Ha escuchado el término «estados financieros» antes, pero realmente no sabe qué son. ‘Disculpe, profesor Potter’, dice Charlie, ‘realmente no sé qué son los estados financieros. ¿Puedes explicarlos?

—Charlie, buen hombre, me alegro mucho de que lo hayas preguntado. Hay cuatro estados financieros principales que se crean en el ciclo contable. Y para que lo sepas, se crean con un patrón específico. El primer estado financiero es el estado de resultados , que indica cuánto dinero se ganó o se perdió en un período de tiempo determinado. El siguiente es el estado de ganancias retenidas , que indica cuánto dinero se reinvirtió en la empresa. El tercer estado es el balance general . El balance es el estado financiero que enumera todos los activos, pasivos y capital social de la empresa. Es importante señalar aquí que la ecuación contable también se conoce como ecuación del balance. El último estado financiero es elestado de flujos de efectivo , que indica cuánto dinero entró y se pagó en un período de tiempo específico.

Contabilidad y Negocios

«Está bien», dice Charlie, «entonces, ahora que sabemos qué son los estados financieros, ¿cómo se relacionan realmente la contabilidad y los negocios?»

«Dímelo tú, Charlie», dice el profesor Potter. Eres dueño de un negocio, ¿correcto?

«Sí, lo soy», responde Charlie.

¿Quieres saber cuánto dinero estás ganando, Charlie? Pregunta el profesor Potter.

«Por supuesto que sí», responde Charlie.

¿Quiere saber dónde está gastando más dinero? O incluso esto: ¿quiere saber cuánto valen sus activos? Pregunta el profesor Potter.

«Es una sabia decisión comercial saber esas cosas, profesor Potter.» Charlie responde.

¿Esperas algún día expandir tu negocio, Charlie? Si lo hace, ¿cree que tendrá que pedir prestado más dinero? Pregunta el profesor Potter.

‘Bueno, espero tener éxito y poder expandirme. Y sí, ciertamente tendré que pedir dinero prestado en algún momento ». Charlie responde.

—Bueno, Charlie, necesitará tener sus estados financieros para entregárselos a su oficial de préstamos. Querrá ver qué tan bien está funcionando su negocio y si prestarle dinero sería un buen riesgo. Tengo otra pregunta para ti, Charlie. ¿Quiere poder reportar números precisos al IRS? Después de todo, tienes que hacerles saber cuánto dinero te pueden imponer.

«Quiero informar todos mis ingresos y obtener tantas deducciones y créditos como sea posible». Charlie responde.

—Bueno, entonces, Charlie, supongo que ya sabes cómo se relaciona la contabilidad con los negocios, ¿no? El profesor Potter dice con una sonrisa.

‘Supongo que.’ Charlie responde.

Resumen de la lección

«Repasemos lo que hemos discutido hoy, clase», dice el profesor Potter. “Lo primero de lo que hablamos es qué es realmente la contabilidad . Es el acto de recopilar, organizar e interpretar datos financieros. A continuación, hablamos de ALOE. ALOE es el acrónimo de los términos utilizados en la ecuación contable básica: activos, pasivos y patrimonio del propietario. Los activos son lo que posee. Los pasivos son lo que debes. El patrimonio del propietario es lo que ha invertido personalmente en una empresa. En contabilidad, los activos totales siempre deben ser iguales a la suma de los pasivos totales y el patrimonio del propietario ‘.

‘También hablamos sobre el propósito de la contabilidad, que en última instancia es producir los estados financieros de una empresa. Los cuatro estados financieros que se utilizan para pintar la imagen de la salud financiera de una empresa son el estado de resultados, el estado de ganancias retenidas, el balance general y el estado de flujo de efectivo. El estado de resultados indica cuánto dinero ganó una empresa. El estado de ganancias retenidas indica cuánto dinero se reinvirtió en la empresa. El balance general enumera todos los activos, pasivos y cuentas de capital del propietario e indica el saldo de cada cuenta. El estado de flujos de efectivo indica la entrada y salida de efectivo de una empresa durante un período de tiempo determinado.

“Lo último de lo que hablamos fue sobre cómo la contabilidad se relaciona con los negocios. La contabilidad es una necesidad empresarial por muchas razones. Una de las razones más importantes es para que una empresa pueda saber cuánto dinero está ganando, de dónde viene y dónde se está gastando. Otra razón por la que la contabilidad es una necesidad empresarial es porque los posibles inversores y acreedores dependen en gran medida de los estados financieros generados durante el ciclo contable. Usan estas declaraciones para decirles si la empresa está operando de manera eficiente y si iniciar una empresa financiera con la empresa sería una decisión acertada. La última razón por la que la contabilidad es una necesidad empresarial es porque el gobierno requiere que se presenten datos financieros al IRS para fines fiscales. Eso’ Es muy importante que la cantidad en dólares declarada tanto para los ingresos como para los gastos sea precisa. Si recuerdan, les prometí que antes de que dejaran la clase hoy, todos conocerían las respuestas a estas tres preguntas. Ahora para mi última pregunta: ¿tú?

El profesor Potter se alegró de escuchar a toda la clase responder al unísono: «¡Sí, lo hacemos!»

Los resultados del aprendizaje

Después de terminar la lección, los estudiantes deben poder definir la terminología contable y relevante, además de comprender cómo la contabilidad se relaciona con los negocios.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador