¿Qué es la gestión de proyectos legales?

Hacer que los bufetes de abogados sean más eficientes

Desde la crisis económica de 2008, los bufetes de abogados han estado bajo más presión para operar como un negocio. Los clientes ya no querían que se les facturara estrictamente sobre la base del número de horas dedicadas a los abogados y al personal. Los bufetes de abogados tenían que operar dentro de un presupuesto en un caso, por lo que volverse más eficientes se volvió muy importante.

Entonces, las empresas comenzaron a emplear la gestión de proyectos legales (LPM) , una rama de la gestión de proyectos tradicional. LPM todavía tiene pasos en común con el método tradicional: definir, planificar, presupuestar, ejecutar y evaluar su proyecto. Sin embargo, en la gestión de proyectos tradicional, existen tres limitaciones: alcance, tiempo y dinero. Debido a que el trabajo legal requiere mucha gente, en LPM las personas son la cuarta restricción. Analicemos el proceso de LPM paso a paso.

Definiendo el alcance

Al comienzo de cualquier proyecto, ya sea un caso legal o un proyecto empresarial, usted establece objetivos y metas. Usted decide lo que está tratando de lograr, lo que implica y quién será su gerente de proyecto (PM). Este es el alcance . El cronograma, el presupuesto, las fases y la dotación de personal se proyectan aquí. En este momento, se podría crear una carta del proyecto , que es un documento que incorpora los siguientes elementos:

• Descripción general del proyecto
• Lista de miembros del equipo y liderazgo
• Alcance y objetivos del proyecto
• Riesgos y supuestos clave
• Fechas y cronograma de entregables

Planificación

Una vez que se crea el alcance, el siguiente en el horizonte es el plan del proyecto. El alcance ha delineado el resultado deseado; ahora es el momento de definir actividades y tareas que lo llevarán allí. El PM decidirá cuáles serán las fases y qué tareas vendrán en cada fase. Las tres partes principales del plan del proyecto son el cronograma / tiempo estimado de finalización, las personas y el presupuesto.

• Programación : incluye una fecha de inicio y finalización para cada tarea y muestra la secuencia de actividades. Si la fecha de finalización es un evento legal como un juicio, el equipo puede trabajar hacia atrás desde esa fecha para armar el cronograma.
• Personas : Defina roles y responsabilidades para todo el personal, desde abogados hasta personal administrativo. Esto incluso puede incluir asesores externos y proveedores si es necesario.
• Presupuesto : Elabore un documento con los costos estimados, tanto internos como externos. Esto se debe a las tarifas de facturación de los abogados, las horas dedicadas y otros gastos. Una regla general: cuanto más importante es el asunto, más detallado debe ser el presupuesto.

Ejecutando

Ahora el asunto o caso procede. El proceso puede comenzar con una reunión inicial con la asistencia de todo el equipo. Como recordatorio, el PM puede reiterar roles y responsabilidades y discutir el presupuesto y los plazos. Durante el proceso en sí, habrá reuniones programadas con mayor regularidad para comunicar el progreso y mantener a todos informados.

El PM utilizará el plan del proyecto como una brújula para guiar sus acciones. A medida que avanzan las cosas, el trabajo se comparará constantemente con el cronograma y el presupuesto proyectados como una especie de función de control de calidad. Los riesgos que se describieron en el plan serán monitoreados y el equipo evaluará los nuevos riesgos. La nueva información o un cambio en el estado de una de las limitaciones pueden requerir la modificación del plan.

Evaluación

Una vez que se completa el asunto o caso, es hora de una revisión posterior a la acción. El abogado principal o el PM deben recibir comentarios del cliente sobre su nivel de satisfacción y áreas de mejora. Es posible que el PM desee tener una reunión de recapitulación con el equipo para revisar:

• Cosas que salieron bien y cosas que no
• Cómo se abordaron los desafíos inesperados
• La precisión del plan del proyecto y las estimaciones de tiempo, presupuesto y personal.
• Lecciones aprendidas para casos futuros
• El desempeño de abogados y proveedores externos

Resumen de la lección

Los bufetes de abogados adoptaron principios de gestión de proyectos debido a la necesidad de volverse más eficientes; los clientes no estaban contentos con que se les facturara un número ilimitado de horas. La gestión de proyectos legales se diferencia de la gestión de proyectos tradicional porque el trabajo legal requiere mucha mano de obra. De hecho, la gestión de proyectos legales añade una restricción más (personas) a las tres tradicionales de la gestión de proyectos empresariales (alcance, tiempo y dinero).

El alcance del proyecto incluye sus metas y objetivos y se puede establecer en un documento llamado estatuto del proyecto . Una vez que se define el alcance y se elige un gerente de proyecto (PM), se puede comenzar a trabajar en la fase de planificación.

La fase de planificación se centra en desarrollar un plan de proyecto que incluye el cronograma, las personas involucradas y un presupuesto. Una vez realizada la planificación, es hora de iniciar la fase de ejecución.

La fase de ejecución comienza con una reunión inicial para revisar el plan del proyecto una vez más. Durante el proyecto, el PM utilizará el plan del proyecto como una guía para abordar cualquier desafío que surja, y el PM celebrará reuniones periódicas para mantener informados a todos los miembros del equipo.

Una vez que el proyecto esté terminado, el PM llevará a cabo una reunión de recapitulación para hacer una revisión posterior a la acción. Se evaluará el desempeño y las lecciones aprendidas se compartirán con el equipo. El PM también se reunirá con el cliente para asegurarse de que esté satisfecho con los servicios legales prestados.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador