¿Qué es la planificación de la continuidad del negocio?

¿Qué es la planificación de la continuidad del negocio?

Un plan de continuidad del negocio, también llamado plan de recuperación de desastres, es un documento que define los posibles riesgos que podrían interrumpir el negocio, los métodos para reducir la posibilidad de que ocurran esos eventos y los procesos a seguir en caso de que ocurra un desastre. asegurarse de que las operaciones continúen.

Por ejemplo, todas las escuelas tienen un plan de desastre que debe revisarse periódicamente para cumplir con las regulaciones gubernamentales. Este plan:

• Define y califica diferentes tipos de posibles emergencias (es decir, informe de un tiroteo cerca de la escuela, un incendio en el edificio, un extraño en el patio de recreo, etc.) y especifica exactamente cómo responderá la escuela.
• Define qué puesto llamará a la policía (si es necesario) y anunciará un ‘Código rojo’ u otra designación de emergencia a través del intercomunicador de la escuela o el sistema de altavoces
• Especifica exactamente qué harán los profesores en caso de un cierre y qué condiciones deben cumplirse para que puedan abrir sus puertas.
• Define dónde actuarán los estudiantes si tienen que abandonar las instalaciones
• Especifica lo que los maestros deben tener a mano en caso de emergencias (como barras de granola, agua y una carpeta con todos los números de teléfono de los padres)

Objetivos del plan:

El objetivo general de su plan es eliminar o minimizar el impacto de un evento en su negocio. Para lograr esto, necesitará:

• Un lugar alternativo para realizar negocios
• Acceso a elementos clave necesarios para administrar su negocio, incluidos archivos de computadora, materiales para producir bienes y equipo necesario
• Personas clave en esa ubicación alternativa según sea necesario para mantener su negocio en funcionamiento
• Un plan para reanudar las operaciones normales lo antes posible.

Metodología:

1. Lista de posibles eventos
2. Evalúe el impacto potencial de cada evento en su negocio
3. Determinar para cada evento si requiere ser incluido en el plan en función de su probabilidad e impacto potencial.
4. Documentar las acciones que se deben tomar para prevenir o reducir la probabilidad de que ocurra ese evento, si corresponde.
5. Documente los pasos que deben tomarse una vez que ocurra el evento para minimizar el impacto y regresar a las operaciones normales lo más rápido posible
6. Haga que varios miembros del personal revisen el plan
7. Implementar el plan, incluida la capacitación del personal y la implementación de medidas de prevención.
8. Reunirse periódicamente, al menos una vez al año, para revisar y actualizar el plan.

Discutiremos cada uno de estos con más detalle a continuación.

Lista de posibles eventos

Comience por desarrollar una lista de todos los eventos en los que pueda pensar que podrían afectar su negocio. Estas son algunas áreas para incluir:

• Accidentes: accidentes industriales que lesionan a personas y / o propiedades o accidentes que provocan la pérdida de personal clave
• Emergencias, como un incendio o una inundación en o cerca de la propiedad de la empresa o un ataque a los servidores de su computadora o sitio web
• Desastres, como huracanes o terremotos
• Amenaza: como un secuestro de personal, un tirador denunciado o una amenaza de bomba

Evaluar el impacto

Puede ser útil poner los posibles eventos en una tabla que incluya columnas para el evento, la gravedad del impacto en su negocio de 1 (impacto muy leve) a 10 (incidente grave del que es posible que no podamos recuperarnos) y el probabilidad de que ocurra en los próximos 5 años como porcentaje. Luego, multiplique la gravedad por la probabilidad de que ocurra para calcular una puntuación de nivel de amenaza para cada evento.

Decide qué incluir

Una vez que haya completado esta tabla, agrupe los resultados en prioridades A, B y C según su puntuación. Los elementos C tienen un riesgo lo suficientemente bajo como para que decida no abordarlos. Las prioridades A y B deberán abordarse con pasos apropiados para su nivel de riesgo.

Documentar los siguientes pasos

A menudo, se pueden tomar medidas para reducir la probabilidad de que ocurra un incidente. Los ejemplos pueden incluir quitar la maleza seca cerca de cualquier edificio, tener una copia de seguridad automática fuera del sitio de todos los datos críticos y pedirle al personal clave que viaje en diferentes vuelos. Se debe considerar cada elemento de la lista y se debe documentar cualquier paso que pueda reducir o eliminar la amenaza.

A continuación, se debe estimar su costo de implementación frente a la reducción de amenazas proporcionada, y se debe desarrollar una lista de pasos que sean rentables. Cada paso necesita un plan de acción para definir a quién, cuándo y cómo se abordarán.

Documentar acciones de emergencia

Desarrolle un plan para cada incidente que indique exactamente lo que debería suceder una vez que ocurra. Aborde cada una de las prioridades clave en su proceso:

• Una ubicación alternativa para realizar negocios, si corresponde
• Acceso a elementos clave necesarios para administrar el negocio, incluidos archivos de computadora, materiales para producir bienes y equipo necesario
• Disponibilidad de personas clave
• Un plan para reanudar las operaciones normales lo antes posible.

revisión

Es mejor tener un grupo que cubra muchas disciplinas diferentes y niveles de autoridad en la empresa que revise el plan y señale cualquier debilidad u omisión. Diferentes personas aportan diferentes puntos de vista y pueden señalar algo que otros pasan por alto.

Muchas empresas forman un grupo de trabajo permanente que se reúne periódicamente para discutir el plan y los cambios propuestos.

Implementar

Redacte un plan de implementación formal, que incluya todos los pasos necesarios para que el proceso sea exitoso. Incluiría lo siguiente:

• Lista de todas las acciones para reducir o eliminar amenazas según lo definido previamente, con su contacto clave, fecha estimada de finalización y estado actual
• Plan de capacitación del personal para que todo el personal esté al tanto de los procedimientos de emergencia, incluidos los contactos clave y las fechas estimadas de finalización
• Definición de un grupo que se reúne periódicamente para revisar y actualizar el plan, y la hora y fecha de su reunión.

Reunirse con regularidad

Haga que un grupo definido que cubra múltiples disciplinas de su organización se siente y revise el plan con regularidad. Deben discutir si la lista de amenazas aún está completa, si la evaluación de riesgos aún tiene sentido y si los pasos del proceso definidos para cada tipo de incidente cumplirán los objetivos de mantener el negocio en funcionamiento. Cualquier cambio debe incluirse en el plan y el documento actualizado debe distribuirse a todo el personal que lo necesite.

También se debe crear un resumen de los cambios clave para que quienes lo reciban sepan qué es diferente y puedan ajustar sus propios planes en consecuencia.

Los resultados del aprendizaje

Al llegar al final de la lección, debería haber aprendido a:

• Parafrasee lo que es un plan de continuidad empresarial
• Explique las metas que debe tener el plan
• Reconocer la metodología detrás de un plan de continuidad empresarial.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador