Reclutamiento de empleados y voluntarios para eventos y conferencias

Más manos facilitan el trabajo

Julia es una directora de marketing encargada de crear y supervisar un evento de caridad para su organización sin fines de lucro. Hay muchos componentes para llevar a cabo un evento exitoso y Julia no está segura de cómo hará todo correctamente y a tiempo.

Los voluntarios pueden aligerar la carga y ayudar a realizar las tareas del evento.

Entonces, Julia recuerda un dicho que ha escuchado una y otra vez: «Más manos facilitan el trabajo». Esto le da una idea inteligente; podría reclutar voluntarios y empleados temporales para ayudar a formar un equipo para administrar y ejecutar de manera efectiva su evento de caridad. Podría utilizar el personal adicional para asignar diversas responsabilidades y deberes laborales que deben realizarse antes, durante y después del evento. Cuantas más manos tenga para ayudar, más ligero será el trabajo para todos.

Reclutar, capacitar y retener voluntarios para una causa puede ser de gran ayuda en términos de la efectividad de llevar a cabo un evento, particularmente cuando el personal es pequeño y hay muchas tareas que realizar. Echemos un vistazo a las mejores formas de encontrar, preparar y mantener buenos voluntarios.

Reclutamiento de voluntarios

Para ser claros, los voluntarios realizan tareas o servicios sin ningún beneficio económico de su parte. Los empleados temporales son aquellas personas contratadas para ayudar a satisfacer una demanda a corto plazo, como el aumento de las ventas minoristas durante la temporada de compras navideñas o un evento próximo con una fecha de finalización específica. Ambos pueden ser recursos valiosos para un organizador de eventos que busque manos adicionales para aliviar parte de la carga de planificar, correr y limpiar después de un evento.

Reclutar voluntarios y empleados temporales es un primer paso fundamental para encontrar a las personas adecuadas para que su evento sea un éxito. Considere algunos de estos consejos cuando busque ayuda adicional:

• Comprenda su evento y cuántas personas necesitará, durante cuánto tiempo y qué roles pueden desempeñar.
• Atrae a los voluntarios a través de las redes sociales. Hable sobre su evento, comparta información divertida o atractiva, proporcione los detalles más recientes y ofrezca beneficios a quienes se registren para ayudar.
• Examine a los candidatos voluntarios y asegúrese de que encajen con su evento. Alguien a quien no le gusten los animales no sería una buena opción para un evento de caridad con mascotas.
• Asegúrese de que los voluntarios comprendan para qué se están inscribiendo siendo claros sobre las expectativas y las asignaciones.
• Busque grupos comunitarios cuya misión sea devolver y ayudar a las organizaciones en su área. A menudo, se trata de fuentes voluntarias ya preparadas con personas que solo esperan para ayudar.

Voluntarios de formación

Debido a que los trabajos y las responsabilidades pueden variar enormemente de un evento a otro, capacitar a un voluntario o empleado temporal es crucial para asegurarse de que el trabajo se realice correctamente. Tenga en cuenta que algunas personalidades y fortalezas funcionan mejor en algunos trabajos que en otros. La capacitación le brinda la oportunidad de resolver eso antes de que comience el evento.

Comience por educar a los voluntarios potenciales sobre su organización (quién es usted y qué hace) y luego hable con ellos sobre el evento en sí (el propósito, la audiencia y la información general). Una vez que haya asignado tareas o les haya pedido a las personas que elijan tareas que representen un interés o una fortaleza particular, comience con la capacitación específica para el trabajo. Si parte de la responsabilidad de un voluntario es escanear los boletos para ingresar con un dispositivo portátil, asegúrese de que sepan cómo hacer funcionar correctamente el dispositivo. Si otro voluntario tiene la tarea de contestar teléfonos o hacer llamadas telefónicas, capacítelo en la etiqueta telefónica adecuada y proporcione un guión, si es necesario, de lo que se debe decir.

Esté preparado para ofrecer capacitación antes del evento y ayudar con problemas relacionados con el desempeño laboral durante el evento. Si se traslada a voluntarios o empleados temporales a una nueva área de trabajo, asegúrese de que estén adecuadamente capacitados para sus nuevas tareas.

Retención de voluntarios

Una vez que concluye un evento, no se contente con enviar voluntarios en su camino. Solicite sus comentarios no solo sobre el evento, sino también sobre su participación en él. Busque formas de mejorar o mejorar las experiencias futuras. Muestre gratitud durante el evento y después proporcionando pequeñas muestras de su aprecio y agradecimiento.

Por último, cree oportunidades continuas para desarrollar relaciones y construir su equipo. Algo tan simple como enviar comunicaciones periódicas o invitar a pequeños equipos de voluntarios a tomar un café puede ayudarlos a mantenerse conectados con su organización e interesados ​​en eventos futuros.

Resumen de la lección

Reclutar , capacitar y retener voluntarios de calidad es extremadamente beneficioso para la implementación y el éxito de su evento o reunión. La ayuda adicional en forma de voluntarios o empleados temporales ayudará en el buen funcionamiento y desarrollo de cualquier evento o reunión.

Asegúrese de contratar voluntarios adecuados que comprendan el trabajo que están realizando. Capacítelos antes y durante el evento para que desempeñen adecuadamente su función laboral y trabajen bien con el equipo que los rodea. Por último, consulte para obtener opiniones, pida retroalimentación y demuestre el aprecio adecuado por el trabajo que realizan para mantener una relación de trabajo en el futuro.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador