Reclutamiento y gestión de inscritos en eventos

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Barbara ha notado anuncios en sus redes sociales sobre una próxima conferencia en Las Vegas, no lejos de su ciudad natal. El tema de la conferencia se relaciona con su trabajo diario, la inscripción no es costosa y hay una lista prometedora de oradores invitados y vendedores de ferias comerciales. Barbara decide ir a por ello y visita el sitio web de la empresa que organiza la conferencia. Encuentra un proceso de registro fácil y paga por su registro. En las semanas previas al evento, sigue viendo anuncios del evento, recibe algunos correos electrónicos y puede registrarse en el sitio web de registro para ver las actualizaciones de la conferencia.

Barbara es la beneficiaria de un proceso de reclutamiento y registro bien diseñado para los asistentes al evento. Echemos un vistazo a algunas formas en las que puede aumentar la asistencia y administrar los inscritos para un evento.

¿Cómo recluta a los registrantes?

El evento mejor planeado del mundo será un fracaso si nadie viene. La asistencia a su conferencia o feria comercial es el factor más importante para el éxito de su evento, por varias razones:

1. Un buen número de asistencia genera ingresos.

2. Un evento con mucha asistencia se presta a mayores oportunidades de patrocinio.

3. Cuantas más personas haya registrado, más demanda se creará para las aperturas de publicidad y participación.

Asegurar una multitud para su evento ayuda a que el resto de sus tareas encajen en su lugar. Los anunciantes se interesan más por la publicidad. Los patrocinadores están más dispuestos a adjuntar su nombre a su evento. Y la conclusión es que sus oportunidades de ingresos aumentan considerablemente.

¿Cómo logras que la gente se interese en tu evento? La respuesta es simple: promoción . Y hay docenas, a veces cientos de formas, de promocionar su evento a su audiencia, despertar su interés y ganarse su registro. A continuación, se incluyen algunas herramientas de contratación que debe considerar al planificar su evento:

• Crea un sitio web o una página de destino para eventos . Un sitio especialmente diseñado puede ser el eje central alrededor del cual gira todo su evento, brindándole un lugar para dirigir a las personas para que se registren, detalles del evento y una oportunidad para promocionar a sus patrocinadores y anunciantes.
• Estar en línea . Aparte de ese sitio web del evento, brinde a las personas todas las oportunidades para descubrir y registrarse en su evento a través de una variedad de canales en línea que incluyen redes sociales, marketing por correo electrónico, blogs y más.
• Establezca contactos con sus patrocinadores y oradores . No inicie y termine la relación solicitando su patrocinio o participación. Trabaje con ellos de manera proactiva para utilizar todos sus recursos, y los de ellos, para hacer correr la voz sobre su evento.
• Ofrezca incentivos por reserva anticipada . Tal vez sea un precio especial para los que se registren temprano, una bolsa de golosinas, transporte gratuito a su evento o acceso a una sala VIP el día de su evento. Los incentivos pueden atraer a las personas no solo a registrarse, sino también a registrarse temprano.
• Realice un seguimiento directamente. Una vez que haya adquirido algunos registrantes, proporcione actualizaciones periódicas por correo electrónico y pídales que sigan sus canales de medios dedicados, como un blog o plataformas de redes sociales, para futuras actualizaciones. Esta es una excelente manera de mantenerlos conectados y atraerlos a compartir su evento con amigos y colegas.

Entonces, ha promocionado su evento de todas las formas correctas y está comenzando a ver que se registran registros. ¿Cuál es la mejor manera de administrarlos? Lo crea o no, la gestión de los registrantes de eventos es tan importante como su contratación en primer lugar. La forma en que presenta su evento después de que una persona se haya registrado es tan importante como llevarlos allí.

Ahora, ¿cómo los manejo?

Primero, asegúrese de haber brindado a los inscritos muchas opciones de registro en línea. La gente está acostumbrada a registrarse para eventos y pagar entradas y otros componentes en línea. Haga que el proceso sea lo más fluido posible.

Considere utilizar un sistema de registro . A medida que aumente el número de eventos, la gestión de los registrantes se volverá más complicada. Un sistema de registro, como Eventbrite o 123Signup, puede ayudarlo a organizar datos, rastrear registros y procesar pagos, mientras brinda a los asistentes un centro central para acceder a boletos, detalles de eventos y más.

Una vez que los inscritos comiencen a llegar a su evento, asegúrese de haber creado una experiencia de registro perfecta para ellos. Asegúrese de que haya una señalización adecuada para que los asistentes sepan a dónde ir y que sus mesas de registro estén bien equipadas para evitar largas filas. Implemente una aplicación de evento móvil para sus inscritos con agendas, direcciones y enlaces a información adicional. Esto puede ayudar a eliminar la necesidad de imprimir un gran volumen de folletos en papel.

Resumen de la lección

Reclutar y gestionar los registrantes de eventos no tiene por qué ser un proceso complicado. La asistencia es el factor más importante para asegurar el éxito de su evento y se puede lograr mediante una promoción adecuada , como publicidad en línea, un sitio web del evento y la creación de redes con patrocinadores y presentadores. Una vez que comience a recibir el registro, considere el uso de un sistema de registro y una aplicación de evento móvil para agilizar el proceso de inicio de sesión y brindar apoyo e información continuos a los asistentes.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador