Redacción de correos electrónicos eficaces en el lugar de trabajo: formalidad, contenido, idioma y formato

Correos electrónicos efectivos

Colin Comma pasó muchos años trabajando en la fábrica de la empresa Meltaway Chocolate. Acaba de completar su título en negocios a través de un riguroso programa universitario en línea.

La semana pasada, se enteró de que lo habían ascendido a gerente asistente de producto de la línea de bocadillos de chocolate. Su primera semana en el trabajo fue desastrosa debido a su falta de conocimiento sobre cómo escribir correos electrónicos efectivos en el lugar de trabajo .

Sus compañeros de trabajo estaban confundidos por su tono inapropiado, la falta de información en el asunto y la falta de profesionalismo en general. Afortunadamente, su jefe rápidamente se llevó a Colin a un lado y se dio cuenta de que su falta de experiencia en la comunicación por correo electrónico podría solucionarse fácilmente con la ayuda de todo el personal. Durante el almuerzo de la próxima semana, cada uno de los compañeros de trabajo de Colin le brindará consejos sobre la formalidad, el contenido, el idioma y el formato adecuados del correo electrónico.

Formalidad

Patty Polite era una veterana de la empresa de dulces. Se reunió con Colin el martes para discutir la formalidad adecuada , o las reglas y comportamientos, de la comunicación por correo electrónico. Patty explicó que hay algunas reglas básicas a seguir:

• Los empleados necesitan pensar antes de escribir. Es importante no reaccionar y enviar un mensaje sin pensarlo bien. Patty explicó que Colin debería considerar construir un mensaje preliminar, o un mensaje preliminar, primero. El siguiente paso sería probar el mensaje, asegurándose de que sea profesional y esté bien pensado.
• Envíe un correo electrónico solo a aquellas personas que sean pertinentes al mensaje. Asegúrese de no sobrepasar CC y BC, o copiar y hacer una copia oculta. Colin no quiere enviar correos electrónicos a toda la empresa cada vez.
• Asegúrese de que lo que envía por correo electrónico sea verdad. Dado que el jefe puede leer cualquier mensaje, Colin debe comprender que cualquier cosa que ponga en un correo electrónico puede volver a lastimarlo.

Contenido

Karen Drop fue seleccionada para capacitar a Colin en contenido o tema el miércoles. Ella le explicó a Colin que es importante tener el contenido correcto para que un correo electrónico tenga éxito.

• Mantenga el tema / tema solo relacionado con el trabajo. Colin no debe utilizar el correo electrónico de la empresa para intentar encontrar una cita o para otros asuntos inapropiados.
• Censura tus mensajes. Karen explicó que tuvieron que despedir a alguien que enviaba imágenes atrevidas por la oficina a través de correos electrónicos. Absténgase siempre de enviar mensajes enojados o inapropiados.

Idioma

La lección del jueves sobre el lenguaje , o la estructura adecuada de la escritura, fue impartida por Georgia Grammar. Ella es una ex maestra de inglés que ahora maneja las relaciones públicas de la compañía de dulces. Ella le dijo a Colin que necesitaba:

• Utilice la gramática adecuada y la ortografía correcta. Ella sugirió siempre usar un corrector ortográfico antes de enviar cualquier mensaje.
• Nunca escriba mensajes de correo electrónico en mayúsculas. Georgia le explicó a Colin que usar todas las mayúsculas se consideraría gritar, y el receptor pensaría que está siendo grosero.
• Revise su mensaje antes de enviarlo. Siempre tómese el tiempo para volver a leer los mensajes para buscar errores.

Formato

La última lección de la semana fue impartida por Frieda Formal, quien maneja la etiqueta para el equipo de ventas de la empresa. Su lección principal giró en torno al formato o estructura de un correo electrónico. Le dio a Colin un truco para recordar las claves de un formato de correo electrónico: CABS , que significa «Declaración de cierre correcta, Dirección formal, Título breve y breve en el asunto». Estos consejos le permitirían a Colin dominar el uso de la comunicación por correo electrónico.

• Declaración de cierre correcta: Frieda sugirió que cada vez que Colin escribe un correo electrónico lo firma: «sinceramente suyo», «sinceramente suyo» o «gracias», según a quién le esté enviando el mensaje. Además, debe tener la información de contacto disponible después de su firma, como su título, teléfono y extensión.
• Diríjase formalmente: Colin debe dirigirse al destinatario del correo electrónico con «querido» seguido del nombre correcto. Frieda explicó que si Colin no está seguro del nombre, es mejor usar «A quien corresponda».
• Breve: Frieda dijo que cada correo electrónico debe ser breve. Colin debe ceñirse a los puntos principales para asegurarse de que se lea el correo electrónico y no agregar archivos adjuntos a menos que la persona esté esperando recibirlos.
• Título corto en la línea de asunto: la última parte de CABS es asegurarse de que la línea de asunto sea corta y llame la atención. Frieda dio un ejemplo: REGISTRE LOS NÚMEROS DE VENTAS DE ENERO.

Resumen de la lección

La comunicación efectiva en el lugar de trabajo mediante el correo electrónico es una habilidad importante que se debe desarrollar antes de ingresar a la fuerza laboral. Los elementos clave de la comunicación por correo electrónico son la formalidad, el contenido, el idioma y el formato. La formalidad abarca las reglas y comportamientos correctos que los empleados deben seguir al crear correos electrónicos. El contenido es el tema del correo electrónico que debe ser profesional y relacionado con el trabajo. El lenguaje se ocupa de la estructura de escritura adecuada.

Por último, cada correo electrónico debe completarse en el formato o estructura comercial correcto y utilizando CABS , que significa «Declaración de cierre correcta, Dirección formal, Título breve y breve en la línea de asunto». Seguir estas sencillas reglas permitirá a los empleados comunicarse de forma eficaz y completar las tareas fácilmente.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya revisado esta lección en video, podrá:

• Explicar los elementos clave de una comunicación eficaz por correo electrónico en el lugar de trabajo.
• Describir el concepto de CABS y su importancia en la comunicación por correo electrónico.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador