Retrospectiva de Scrum: formato y técnicas

Definición de retrospectivas

Al dirigir un negocio, competir como atleta, tocar un instrumento o cualquier otra cosa que pueda hacer, quiere mejorar. Siempre hay un paso siguiente o algún margen de mejora. Lo mismo ocurre en el trabajo de proyectos, específicamente en Scrum , que es una forma de metodología de proyecto ágil. Si bien la mejora continua puede tener lugar en cualquier momento, el plazo designado es en una reunión retrospectiva.

Una reunión retrospectiva es un tiempo reservado para discutir cómo se está desempeñando un equipo de proyecto, por qué el equipo se está desempeñando de esta manera y cómo el equipo puede mejorar. Si bien la mejora debe ser continua, es importante reservar tiempo específicamente para la reflexión. Ocurre al final de cada ciclo en el que se completa el trabajo del proyecto, lo que se conoce como sprint . A menudo se denomina reunión de lecciones aprendidas. La intención es ser abierto, honesto y reflexivo con el objetivo de mejorar, tanto individual como colectivamente.

La reunión debe incluir al propietario del producto que solicita el trabajo y al equipo de desarrollo que realiza el trabajo. También debe incluir al Scrum Master cuya responsabilidad es ayudar al equipo de desarrollo a completar el trabajo de manera eficiente y según lo solicitado. Cada uno de estos roles es vital para la reunión porque cada uno impacta directamente en el resultado del trabajo del proyecto en el sprint. La discusión y las conclusiones de la reunión son para estas personas y deben ser determinadas por ellos. Esto da como resultado la toma de posesión porque la reunión es completamente autodirigida por el equipo.

Formato

El formato de la reunión retrospectiva debe ser un entorno relajado y seguro donde las personas puedan ser honestas. Es importante que lo que se plantea en la reunión no salga de la reunión. Cada persona debe poder hablar libremente. La reunión es más valiosa cuanto más gente participa. La discusión incluye tres áreas que deben revisarse de alguna manera:

• Qué salió bien
• Lo que no salió bien
• Que se puede mejorar

La primera área a discutir en la reunión retrospectiva es lo que salió bien durante el sprint. Esto podría estar relacionado con el trabajo, el proceso o enfoque del trabajo, los miembros del equipo o cualquier combinación de estos. El valor de discutir este tema es doble: alienta e impulsa al equipo y al nombrar áreas de éxito, el equipo puede identificar formas de continuarlo o lograrlo en otras áreas.

La siguiente área a discutir es lo que no salió bien durante el sprint. Se discuten los mismos temas que en la discusión de lo que salió bien. La honestidad es vital para esta área de discusión. Si los problemas no se discuten, no se pueden abordar.

Con el fin de crear un entorno seguro, algunos equipos utilizan algo llamado la directiva principal, originada por Norm Kerth, que dice: ‘Independientemente de lo que descubramos, entendemos y realmente creemos que todos hicieron el mejor trabajo que pudieron, dado lo que sabían en ese momento, sus habilidades y capacidades, los recursos disponibles y la situación actual ‘. Esto asegura al equipo que la intención no es culpar, sino simplemente tener una discusión abierta sobre las cosas que no tuvieron éxito.

El área final a discutir involucra las mejoras que se pueden hacer. Esta es una progresión natural de las dos primeras áreas de discusión y una de las partes más importantes de la retrospectiva. El objetivo de la retrospectiva es identificar elementos de acción o conclusiones que, cuando se implementan, permiten al equipo mejorar las cosas que no salieron bien y mantener las cosas que salieron bien. Es importante que las conclusiones estén bajo el control del equipo de alguna manera. Si el equipo no puede actuar de manera realista sobre algo, no podrá lograr una mejora.

Técnicas

Cada una de las diferentes áreas de discusión debe abordarse hasta cierto punto en una reunión retrospectiva, pero las formas en que se abordan pueden variar de un equipo a otro. La persona que facilita la reunión, a menudo el Scrum Master, utiliza diferentes técnicas para involucrar al equipo en función de la capacidad del equipo para comunicarse. Las técnicas de participación se pueden agrupar en categorías de bajo y alto nivel.

Las técnicas de bajo nivel nombran específicamente las áreas de discusión de alguna forma. Para estas técnicas, la reunión se estructura en torno a puntos de discusión y continúa hasta que cada uno de ellos se discute por completo. Son beneficiosos para los equipos que son relativamente nuevos entre sí o que tienen dificultades para comunicarse. La mayoría de las técnicas de bajo nivel involucran un elemento visual.

Un ejemplo, conocido como estrella de mar, está diagramado en cinco puntos, enfocándose en cosas que el equipo debe detener, reducir, mantener, aumentar y comenzar. Este enfoque agrega profundidad a los puntos de discusión, específicamente desglosando lo que no funcionó bien en detener y reducir y las áreas de mejora en aumentar y comenzar.

Las técnicas de alto nivel utilizan un enfoque más general que no hace referencia explícita a las áreas de discusión, pero todavía tiene la intención de referirse a ellas de alguna forma. El objetivo es permitir una discusión más natural y fluida. Las técnicas de alto nivel son beneficiosas para los equipos que han trabajado juntos durante una cantidad significativa de tiempo o que se comunican bien.

Un ejemplo es una retrospectiva de una palabra. Cada miembro del equipo dice o escribe una sola palabra que describe el sprint. Cada palabra generalmente se alinea con lo que salió bien o no. El equipo analiza cada palabra, incluidas las formas en que la misma experiencia puede reproducirse o eliminarse de sprints futuros.

Resumen de la lección

Una reunión retrospectiva es una oportunidad para reflexionar sobre lo que salió bien, lo que no salió bien y lo que se puede mejorar. En él, el propietario del producto, el Scrum Master y el equipo de desarrollo reflexionan sobre el trabajo, el proceso o el equipo, específicamente en el contexto del sprint pasado . La discusión puede ser de bajo nivel y estructurada o de alto nivel y abierta. Puede o no incluir elementos visuales para complementar la discusión. El resultado final debe ser elementos de acción dentro del control del equipo que conduzcan a la mejora.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador