Reuniones de negocios: funciones y procedimientos

Tipos de reuniones

Las reuniones pueden tener muchas variedades según la empresa, la información que se discutirá y las personas que se incluirán. Los siguientes son los cuatro tipos principales de reuniones.

• Estatutario: Esta reunión es únicamente para las empresas públicas que se ocupan de las acciones. Esta es una reunión única que debe realizarse dentro de los 6 meses posteriores a su inicio para discutir el negocio y su creación. También se requiere que se lea y discuta un informe legal durante esta reunión. El objetivo principal de esta reunión es asegurar que todos los miembros estén al tanto de la situación actual de la empresa.
• Anual/General: las reuniones anuales son reuniones estándar que se llevan a cabo una vez al año para analizar el progreso de la empresa. Durante esta reunión se deben discutir las acciones de la empresa, y los miembros pueden decidir elegir un nuevo director si este es el formato de la empresa.
• Extraordinaria: este tipo de reunión se refiere a las reuniones que se convocan fuera de las reuniones anuales y generales. Estas reuniones pueden ser de naturaleza departamental o de equipo. En última instancia, estas reuniones se pueden convocar para abordar cualquier asunto en cuestión. Estas reuniones deben convocarse si se deben discutir asuntos que no pueden esperar hasta las reuniones anuales.
• Junta: esta es una reunión trimestral que tiene como objetivo discutir las políticas y procedimientos de la empresa.

Roles en una reunión

Hay dos roles serios dentro de una reunión, el presidente de la reunión y el secretario. Los otros roles son los miembros, que son todos los participantes de la reunión.

• Presidente de la reunión: el presidente de la reunión, o presidente, tiene el control exclusivo sobre la reunión y cómo se lleva a cabo, así como el contenido que se discutirá. También tienen la responsabilidad de mantener el rumbo de la reunión y se dirigirán a los miembros que no estén en orden.
• Secretario: el secretario tiene el control de programar las reuniones según sea necesario, tomar las actas de la reunión y, si hay algún seguimiento necesario, también tiene la tarea.

Términos de la reunión

En reuniones más formales hay una variedad de términos que podrían usarse para discutir políticas y procedimientos. Los siguientes son algunos de los más importantes.

• Mociones: estas son ideas o propuestas presentadas por personas en la reunión que deberán someterse a votación para realizar el cambio.
• Resoluciones: cuando se acuerda o se aprueba una moción, se llama resolución.
• Clausura: se refiere al final de la reunión, cuando se informa a todos que pueden irse.
• Aplazamiento: aquí es cuando una reunión se retrasa o se reprograma debido a problemas imprevistos. Todos aquellos previamente programados para asistir serán notificados de la nueva fecha y hora de la reunión.
• Votación: este es el proceso en el que todos los miembros de una reunión votan sobre mociones para cambiar procedimientos o políticas.
• Apoderado: es una persona que vota o actúa en nombre de otra persona que no pudo asistir.
• Cuestión de orden: si los miembros de una reunión no están siguiendo los procedimientos adecuados, se llama a una cuestión de orden para restablecer el orden en la reunión.

Procedimientos

Ahora que hemos discutido las reuniones, los roles y algunos términos, también es importante conocer algunas normas de etiqueta y procedimientos para las reuniones.

• Siempre comience y finalice una reunión a tiempo: si las personas llegan tarde, tendrán que abordar lo que se perdieron en otro momento. Respetar a las personas que han llegado a tiempo es clave. Dado que todos tienen un horario, es intrínseco para todos los participantes de la reunión saber que podrán volver al trabajo a tiempo.
• Tome actas: dado que hay personas que no pueden asistir, y también porque es posible que sea necesario grabar la reunión por necesidades de procedimiento más adelante, es importante que tenga a alguien que tome las actas de la reunión.
• Tenga una agenda escrita: esto ayuda a los participantes a seguir la reunión y también a estar preparados si están involucrados en la comunicación en ciertas secciones de la reunión.
• Presentaciones: si hay personas en la reunión que son desconocidas, asegúrese de presentarlas por adelantado para que no haya confusión que pueda convertirse en un obstáculo durante la reunión.
• Manténgase enfocado: asegúrese de seguir su agenda y no permita que los miembros desvíen la reunión hacia otros temas. Si hay un miembro que sigue tratando de hacerse cargo de la reunión, deberá dirigirse a él y decirle que hablará en otro momento.
• Mantenga el orden: la mejor manera de asegurarse de que sus participantes estén dispuestos a venir y comunicarse en sus reuniones es asegurarse de que nadie pueda insultar o ser grosero con otros miembros. Esto crea un espacio seguro y ordenado para la comunicación empresarial.
• No repita: asegúrese de abordar cada problema con la suficiente profundidad como para no tener que repetir ciertos temas más adelante. Esto creará más cohesión y fluidez en su reunión.
• Deje tiempo para preguntas: Por último, asegúrese de dejar tiempo para preguntas si puede. Esto les da a los miembros un tiempo para aclarar puntos o abordar inquietudes sin interrumpir otras partes de la reunión.

Resumen de la lección

Hay cuatro tipos principales de reuniones: estatutarias, que es una reunión realizada después de la formación de una empresa; una reunión anual/general, que se realiza para abordar las políticas y los cambios de procedimiento para el año; extraordinarias, que son asambleas que se convocan por cualquier otro motivo que no aborde la asamblea anual; y reuniones de la junta, que solo están destinadas a los miembros de la junta para discutir políticas y procedimientos. Dentro de una reunión hay 3 roles: el presidente de la reunión que controla la reunión, el secretario que programa y da seguimiento a la reunión y los miembros que participen. Cuando se trata de procedimientos estándar en una reunión, es importante ser oportuno, respetuoso y mantener a los miembros enfocados. Esto promoverá la mejor eficiencia para sus reuniones.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador