Revisión posterior a la implementación del proyecto: Propósito y beneficios

Revisión posterior a la implementación del proyecto

Supongamos que va a realizar un viaje por carretera desde Boston a la ciudad de Nueva York. Usted planifica la ruta, trazando paradas de descanso en el camino y evitando los peores puntos de tráfico. De camino a la ciudad de Nueva York, te das cuenta de que:

• Su ruta planificada incluye obras viales y tomará 8 horas en lugar de 4.
• Las paradas de descanso que ha elegido no tienen baños, lo que le obliga a viajar más lejos para encontrar instalaciones.
• Empacaste la cantidad perfecta de bocadillos y agua.

Después de una maravillosa estancia en Nueva York, planifica su viaje de regreso. Tienes que elegir entre volver sobre tu ruta original para regresar a Boston o crear una ruta completamente nueva basada en tus experiencias. Por supuesto, va a realizar cambios en su ruta para hacerla más eficiente y planificar paradas de descanso con instalaciones adicionales, pero lleve una cantidad similar de bocadillos y agua.

Esto es esencialmente una revisión posterior a la implementación del proyecto , el proceso de revisión de su proyecto, realizar cambios para evitar problemas encontrados anteriormente y copiar las cosas que salieron bien. Una revisión posterior a la implementación del proyecto es un ejercicio realizado al final de un proyecto para permitir que todos los miembros del equipo del proyecto brinden comentarios (positivos o negativos) y analicen esa información e identifiquen las acciones que se pueden tomar para mejorar los proyectos futuros.

Cómo se lleva a cabo

Las revisiones posteriores al proyecto pueden ser delicadas. Está tratando de identificar la causa raíz de los problemas, lo que puede provocar posibles fricciones en las relaciones e incluso una investigación sobre el trabajo de un miembro individual del equipo. No es raro que surjan problemas durante un proyecto debido a conflictos de personalidad, y estos problemas pueden causar fricciones y tensión durante la revisión posterior al proyecto si no se manejan correctamente.

Es importante que la persona que dirige la revisión, generalmente un facilitador, sea objetiva y se asegure de que no se trata de un ejercicio de reparto de culpa, sino de una forma de garantizar una mejora continua. El propósito de la revisión es aprender de la experiencia del proyecto. La revisión debe volver a este propósito con regularidad. La forma más común y sencilla de realizar la revisión es:

1. Haga que todo el equipo del proyecto complete un cuestionario.
2. Programe una reunión de revisión con todos los miembros del equipo para compartir comentarios y discutir los resultados del cuestionario.
3. Cree un documento escrito que resuma toda la información (el informe de revisión posterior a la implementación del proyecto).

Las principales preguntas que deben aparecer en el cuestionario son:

• ¿Qué salió bien?
• ¿Qué salió mal?
• ¿Qué deberíamos hacer diferente la próxima vez?

Estas preguntas deben responderse con respecto a todas las áreas y aspectos del proyecto. Deben ser abordados por todos los miembros del equipo del proyecto, desde las partes interesadas hasta el gerente del proyecto y el analista de garantía de calidad.

Reporte

Después de la reunión de revisión, se debe crear un informe escrito para que la información valiosa se pueda registrar y utilizar para todos los proyectos futuros. Este es el informe posterior a la implementación del proyecto . Resume la reunión de revisión posterior a la implementación del proyecto y proporciona información adicional sobre el alcance, el presupuesto, el cronograma y la calidad. Las siguientes secciones son comunes en estos informes:

Resumen del proyecto : analiza qué es el proyecto, para qué fue diseñado y cómo funciona.

Recursos : Lista de todo el personal del proyecto que trabajó en el proyecto y sus respectivos roles.

Entregables (gestión del alcance) : ¿El proyecto entregó todas las características / funcionalidades acordadas en el alcance original? ¿Se documentaron y aprobaron todos los cambios mediante un proceso de gestión de cambios? Si se modificó el alcance, ¿se ajustaron el presupuesto y el cronograma en consecuencia?

Calidad de los entregables : ¿Los clientes / partes interesadas estaban satisfechos con la calidad del proyecto? ¿Hubo entregables excepcionales que agregaron un valor comercial inesperado? ¿Alguno de los entregables careció de éxito / calidad?

Costos : esta sección debe incluir detalles de los costos del proyecto, incluido el costo en comparación con el presupuesto del proyecto. ¿Cómo se gestionó el presupuesto del proyecto? ¿Se sobrepasó el presupuesto o hubo costos imprevistos? Si es así, ¿por qué? ¿Cómo se puede evitar esto en el futuro?

Calendario : discuta el cronograma del proyecto y si cambió en el transcurso del proyecto y cómo cambió. Esta sección debe incluir todas las facetas del proyecto que permitieron que el cronograma continúe según lo planeado y una lista detallada de todo lo que impactó el proyecto. ¿Ahorraste tiempo en alguna etapa del proyecto? ¿Hubo retrasos? ¿Qué causó los retrasos? ¿Cómo se podrían haber evitado los retrasos?

Conclusión / recomendaciones : esta es posiblemente la sección más importante del informe. Esta sección incluye qué hacer y qué no hacer en proyectos futuros. ¿Qué lecciones hemos aprendido de este proyecto? ¿Cómo podemos emular los aspectos exitosos y evitar los problemas de este proyecto? Estas recomendaciones deben ser pasos prácticos claros, fácilmente incorporados en proyectos futuros. Por ejemplo: ‘Incorporar al menos un 10% de contingencia (‘ por si acaso ‘) al asignar y calcular el costo del personal en cada proyecto. Este proyecto, y de hecho la mayoría de los proyectos, sufren de enfermedad y desgaste natural del personal. Incorporar costos adicionales en el presupuesto y planificarlos garantizará que se eviten demoras y costos adicionales imprevistos ”.

Resumen de la lección

En todos los aspectos de la vida debemos aprender de nuestros errores y emular nuestros éxitos. Los proyectos no son diferentes. Para mejorar continuamente, es esencial que mejoremos después de cada proyecto. La revisión posterior a la implementación del proyecto es una estrategia formal para garantizar que aprenda de cada proyecto. Es un proceso simple para recopilar tanta información como sea posible:

• Complete el cuestionario
• Realizar reunión de revisión
• Escribir informe de revisión

El informe puede requerir información detallada relacionada con el cronograma, el alcance, el presupuesto y la calidad del proyecto, pero también debe incluir información de la reunión de revisión. Seguir un proceso dedicado de revisión de la implementación posterior al proyecto garantizará que cada proyecto que realice sea mejor que el anterior.