Segregación de funciones: beneficios y riesgos

Publicado el 12 noviembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

¿Qué son los controles internos?

Conozcamos a Susan, la propietaria de Susan’s Stationery Store. Susan ha estado en el negocio durante cinco años y su negocio se está expandiendo. Su contador sugirió que Susan considerara implementar algunos controles internos, incluida la segregación de funciones, para administrar mejor su negocio. A Susan le encantaría seguir el consejo de su contador, pero no está muy segura de lo que significa. Veamos si podemos ayudar a Susan con este problema.

Los controles internos son los procedimientos que utiliza una empresa para proteger sus registros y sus activos o cosas de valor que posee. Los controles internos también ayudan a una empresa a garantizar que está utilizando sus recursos de la manera más eficaz y ayuda a prevenir y detectar errores.

¿Qué es la segregación de funciones?

La segregación de funciones significa dividir las funciones de modo que las funciones de mantenimiento de registros, custodia de activos y autorización de uso de activos sean realizadas por diferentes personas. Es necesario dividir estos deberes para garantizar que la empresa no sea víctima de robo de sus activos y registros o fraude, que es un intento deliberado de engañar a otros para beneficio personal. Las empresas más pequeñas a menudo tienen más dificultades para dividir estas tareas, ya que hay menos empleados que pueden hacer cada trabajo.

Beneficios de la segregación de funciones

A medida que el negocio de Susan crece, puede haber cierta confusión sobre quién es responsable de qué tarea. Susan podría tener una situación en la que dos personas estén realizando la misma tarea, lo que resultaría en una duplicación de esfuerzos, lo que sería una pérdida de dinero para su negocio. Trabajar para segregar todas las funciones, sin embargo, sacaría a la luz este error.

El crecimiento comercial de Susan también podría llevar a que ciertas tareas no se revisen, lo que podría hacerla más susceptible a errores o fraudes. Supongamos que Susan solía conciliar la cuenta bancaria de la empresa todos los meses. Ahora que el negocio ha crecido y la empresa tiene varias cuentas bancarias, Susan ha delegado esta responsabilidad de conciliación en Becky en el departamento de contabilidad. Si Becky también tiene acceso para cambiar los registros contables, podría cometer un fraude y luego usar su acceso de mantenimiento de registros para ocultarlo.

La segregación de funciones también ayudará a Susan a garantizar que sus activos estén a salvo de apropiación indebida. Cuando el negocio de Susan era pequeño, conocía a todos sus empleados por su nombre y podía reconocerlos cuando firmaba sus cheques de pago. Si Susan no tiene una separación adecuada de funciones en el departamento de nómina, uno de sus empleados podría crear un empleado ficticio, crear un cheque de pago para ellos y embolsarse el dinero. Susan no tendría que detectar este problema porque ya no reconoce los nombres de cada uno de sus empleados debido a la expansión de su negocio.

Riesgos de la segregación de funciones

Nunca es posible evitar que se produzcan errores, ya que los empleados podrían participar en una colusión, que es una situación en la que pueden trabajar juntos para derrotar los controles internos.

Por ejemplo, Susan puede tener un control que requiera que un cajero obtenga la aprobación de un gerente para procesar una anulación de precio en la caja registradora. Si el gerente y el cajero deciden trabajar juntos, el beneficio de tener una revisión del gerente se ve frustrado por esta colusión.

Susan comprende mucho mejor la segregación de funciones y por qué es importante para su empresa implementar este control interno necesario.

Resumen de la lección

Los controles internos incluyen los procedimientos que implementa una empresa para proteger sus activos o artículos de valor que posee, así como sus registros. La segregación de funciones implica dividir las funciones de los empleados para que las funciones de mantenimiento de registros, custodia de activos y autorización del uso de activos sean realizadas por diferentes personas. La segregación de funciones incompatibles ayuda a una empresa a evitar ser víctima de fraude o un intento intencional de engañar a otros con el propósito de obtener beneficios personales.

Los beneficios de implementar la segregación de funciones incluyen garantizar que una empresa utilice sus recursos de manera eficaz al reducir la duplicación y proteger sus activos de la apropiación indebida.

Si bien la segregación de funciones incompatibles ayudará a una empresa a prevenir el fraude, nunca podrá eliminar los errores, ya que los empleados podrían participar en una colusión o en una situación en la que puedan trabajar juntos para derrotar los controles internos.

Articulos relacionados