Selección de un diseño de oficina: diseño y planificación

Tipos de diseño de oficina

¿Acaba de adquirir un nuevo edificio para su empresa y necesita gestionar el diseño interior de las oficinas? ¿Qué diseño es mejor? ¿La gerencia necesita fácil acceso y visibilidad de sus empleados? ¿O necesita mantener los datos y la información seguros? ¿Donde empezar? Echemos un vistazo a algunas cosas a considerar sobre el diseño de la oficina.

Hay dos tipos de diseños de oficina:

• Privado: un diseño que está lleno de pequeñas oficinas para particulares y salas de reuniones. Los recursos y las personas se mantienen a puerta cerrada, y el espacio está lleno de pasillos.
• Abierto: un gran espacio abierto que está lleno de escritorios con divisiones de pared cortas (estilo cubículo) o grandes áreas de reunión, donde las personas se sientan mientras ven y se comunican con sus compañeros de trabajo.

Veamos las ventajas y de cada tipo.

Diseño abierto

En un diseño abierto, puede tener escritorios grandes, incluso para 20 personas, donde las personas se sientan donde quieran, o quizás cubículos más pequeños habitados solo por un empleado cada uno.

Aspectos positivos

• Gastos: los diseños abiertos son más baratos de construir y los servicios públicos se mantienen bajos ya que está calentando y enfriando un espacio grande, frente a muchos pequeños.
• Supervisión: si es necesario vigilar a los empleados, una oficina abierta lo proporciona más fácilmente.
• Comunicación: dado que no hay particiones, los empleados tienen un acceso más fácil entre sí y con la administración, lo que crea menos obstáculos para la comunicación.
• Flexibilidad: los planes de oficinas abiertas se pueden cambiar más fácilmente con particiones y escritorios que con una oficina que se compone únicamente de oficinas privadas.
• Facilidad de acceso a los recursos: en una oficina abierta, puede ubicar de forma centralizada recursos como impresoras, máquinas de fax y papel. Esto permite que todos en la oficina accedan sin interrumpir a otras personas.
• Impresión: si tiene clientes que ingresan a la oficina, entonces el ambiente abierto puede percibirse como amigable y comunicativo, lo cual es una excelente herramienta de marketing.
• Bueno para una empresa en crecimiento: si su empresa está agregando empleados, entonces puede ser importante tener un diseño de oficina que pueda hacer frente a este aumento. Las oficinas abiertas son más fáciles de mover y restablecer.

El tipo de negocio que podría beneficiarse de este entorno sería un centro de llamadas. Hay una rotación constante de empleados, a veces contrataciones masivas y la necesidad de facilitar el acceso. La gerencia puede supervisar desde el piso o en una oficina, mientras que los representantes de servicio al cliente trabajan juntos y colaboran.

Diseño Privado

Una oficina de diseño privada suele ser un gran espacio cuadrado que se configura en forma de calle. Hay oficinas dispuestas alrededor del exterior de la plaza, y luego oficinas interiores que se colocan en largos pasillos. Verá más de estos diseños en edificios gubernamentales debido a la necesidad de privacidad.

Aspectos positivos

• Información protegida: la privacidad es increíblemente clave en este diseño. En un diseño privado, cada empleado tiene una oficina, lo que significa que sus archivos, tanto en papel como digitales, están protegidos detrás de una puerta.
• Silencio – Debido a la cantidad de paredes y oficinas privadas, ningún empleado es interrumpido mientras trabaja.
• Productivo: para aprovechar la afirmación anterior, debido a la falta de ruido y la capacidad de ser ininterrumpido, se puede aumentar la productividad del trabajo. Las puertas también desalientan la charla ociosa entre los empleados.
• Espacio personalizado: en una oficina, los empleados realmente pueden decorar su espacio, haciéndolo más personalizado. Esto aumenta la moral de los empleados.
• Privacidad: en lugar de una interacción constante y estar un poco en el lugar, la privacidad que brindan los diseños de oficinas privadas puede reducir el estrés y aumentar la satisfacción laboral. Los empleados pueden ser ellos mismos en lugar de un todo homogeneizado.

Las empresas más pequeñas sin necesidad de un grupo de servicio al cliente, así como sin un aumento de empleados, funcionarían muy bien en un diseño privado. Las organizaciones que necesitan enfoque sin mucha distracción también se beneficiarían, como el diseño gráfico o una empresa de software. También negocios con colectivos diferenciados que necesitan su propio espacio. Por ejemplo, un banco, dado que tiene banqueros, oficiales de crédito, recursos humanos, servicio al cliente y administración, es posible que necesite tener oficinas diferentes para cada empleado.

Resumen de la lección

Planear un diseño de oficina adecuado para una empresa puede ser desalentador. Hay dos opciones disponibles. Los diseños de oficinas abiertas tienen pocas o ninguna partición que separe a los empleados. Permiten una mayor comunicación entre los empleados, flexibilidad en el cambio y son más baratos de construir y mantener. Este tipo de diseño es ideal para empresas con alta rotación, necesidades de trabajo colaborativo y bajos requisitos de seguridad.

Los diseños de oficinas privadas tienen oficinas con paredes separadas para la mayoría de los empleados. Esto permite menos interrupciones, privacidad, seguridad de los datos y una mayor satisfacción laboral en general. Una oficina del gobierno o un banco se ajustaría mejor a este diseño. Las necesidades de la empresa determinarán qué espacio de oficina se requiere.