Sistema de Gestión de Registros y Características

¿Qué es la gestión de registros?

Marilyn tiene un negocio de remodelación de casas. Marilyn ofrece a los clientes servicios de consultoría y contratación de diseño. Los servicios incluyen el suministro de mano de obra y materiales para proyectos de remodelación de viviendas. Cada proyecto requiere atención a los detalles de diseño, órdenes de trabajo por mano de obra y materiales, pagos por mano de obra y materiales, y facturación al cliente por la duración del proyecto. Marilyn reconoce la importancia de realizar un seguimiento de todos los detalles necesarios para completar el proyecto. Todos los archivos, documentos, registros fiscales, facturas, pagos, propuestas y contratos se consideran registros comerciales. Básicamente, cualquier documento que sea relevante o valioso para la actividad comercial de Marilyn se considera un registro. Un sistema de gestión de registros ayuda a Marilyn a estar al tanto de los detalles de todos los proyectos, tanto en proceso como terminados. ¿Qué es la gestión de registros? Es la gestión de todos los documentos relevantes de una organización. La gestión de registros incluye el seguimiento de transacciones financieras, comunicaciones, informes y propuestas. La gestión de registros describe el proceso de cómo funcionan los registros.

Definición de mantenimiento de registros

un mantenimiento de registros definición es la creación, organización y almacenamiento de los documentos que tienen valor para el funcionamiento de una organización. Como se describió anteriormente, todos los archivos, documentos, correspondencia y registros financieros relevantes para la organización se consideran registros. Los registros se pueden mantener física o digitalmente. Los registros físicos incluyen facturas en papel, documentos legales, propuestas, órdenes de trabajo, fotografías y más. Los registros digitales incluyen hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajes de texto e incluso documentos escaneados. Las organizaciones identifican los tipos de registros que mantendrán. ¿Qué es la gestión de registros? Es el almacenamiento, distribución y recuperación de los registros. La gestión de registros es diferente del mantenimiento de registros. El mantenimiento de registros es el proceso de creación de registros organizacionales. La gestión de registros va más allá de simplemente hacer los registros.

Ejemplos de gestión de registros

Los registros se pueden clasificar en categorías específicas:

• Legal: registros que la organización está obligada a mantener por ley
• Histórico: puede incluir una compilación de registros a lo largo del tiempo, retención de archivos de proyectos de clientes y enmiendas a la política de la empresa.
• Financiero: cualquier registro relacionado con las transacciones de la organización, como facturas, recibos o cheques. Los registros contables se basan en la agregación de transacciones individuales, como facturas a clientes, facturas de proveedores, depósitos bancarios y pagos en estados de resultados y balances que ilustran el desempeño financiero de una organización.

Un componente de la gestión de registros es el almacenamiento de los registros. El almacenamiento puede ser físico o digital. El almacenamiento seguro y organizado es importante. Los registros físicos en papel deben organizarse en archivadores en una ubicación central con seguridad, como salas cerradas o gabinetes para información confidencial. Los registros digitales, como hojas de cálculo, documentos y otros archivos electrónicos, a menudo se almacenan en carpetas digitales a las que pueden acceder los usuarios autorizados. Muchas empresas tienen intranets o sitios web donde se almacenan y se accede a los documentos electrónicos. Cada vez más, el almacenamiento digital en la nube para registros organizacionales se mantiene en servidores externos. Los usuarios acceden a los registros iniciando sesión con las credenciales que asigna la organización.

Proceso y sistema de gestión de registros

Un sistema eficaz de gestión de registros se puede dividir en componentes específicos:

• La creación de registros ocurre cuando se produce inicialmente un documento o una transacción.
• La distribución de registros se refiere a la logística de administrar cómo acceden al registro quienes necesitan interactuar con él.
• El uso y mantenimiento de registros describe cómo se accede y utiliza algunos registros de manera regular y otros con menos frecuencia. Algunos registros son consultados, consultados o actualizados con frecuencia.
• Las prácticas de eliminación y archivo de registros se desarrollan para los registros que ya no son necesarios o relevantes para las operaciones de la organización.

Creación de registros

La creación de registros ocurre cuando una organización realiza negocios. En el caso del negocio de remodelación de viviendas de Marilyn, los registros iniciales se crean cuando Marilyn se reúne con un posible cliente para discutir un nuevo proyecto. Marilyn toma notas y fotografías según las necesidades del cliente. Estos registros iniciales se utilizan para desarrollar una propuesta. Si el cliente aprueba la propuesta, tanto Marilyn como el cliente redactan y firman un contrato. Los depósitos son pagados por el cliente y depositados en la cuenta bancaria de Marilyn. Las órdenes de trabajo se distribuyen a los trabajadores, las órdenes de compra a los proveedores y las muestras se envían al cliente para su aprobación. Todos estos son ejemplos del proceso de creación de registros de las actividades comerciales de Marilyn.

Distribución de registros

La distribución de registros toma muchas formas. El correo electrónico, el correo ordinario, los mensajes de texto, los faxes o la entrega personal son todos métodos de distribución de registros. Marilyn normalmente envía propuestas por correo electrónico a los clientes. El cliente puede aprobar electrónicamente la propuesta, así como el contrato resultante. En el caso de los correos electrónicos, el remitente puede solicitar un “recibo de lectura” para asegurarse de que el receptor recibió y revisó el registro enviado por correo electrónico. Los documentos como los manuales de los empleados se actualizan periódicamente. La organización puede exigir a los empleados que “acusen recibo” de las actualizaciones. Los sistemas de contabilidad basados ​​en la web permiten que los usuarios con credenciales para acceder a ellos accedan y actualicen los registros financieros. La creación y distribución digital de documentos reduce los gastos y las molestias de la producción, distribución y almacenamiento de registros.

Registro de uso y mantenimiento

Las actividades organizacionales crean muchos tipos de registros. El uso de registros determina cómo se procesan los registros. En el negocio de Marilyn, las propuestas, los contratos, las órdenes de trabajo, las facturas y las cuentas por pagar deben ser accesibles para las personas a las que afectan. El cliente necesita acceso a su propuesta y contrato. El tenedor de libros de Marilyn necesita acceso a órdenes de trabajo, facturas y facturas. El cliente no necesita acceso a esos registros. Los trabajadores necesitan acceso a las órdenes de trabajo que describen sus tareas específicas. Desarrollar un flujo de trabajo para el paso de documentos a quienes los necesitan es fundamental para el uso eficiente de los registros.

Como se describió anteriormente, el mantenimiento de registros describe cómo se almacenan los registros. En el caso de Marilyn, las órdenes de trabajo físicas con muestras físicas reales de productos deben distribuirse a los trabajadores. Es necesario mantener copias para las carpetas físicas del cliente. Otros registros se mantienen digitalmente, como se describe en el proceso de distribución de contratos digitales a los clientes por correo electrónico.

Archivo o eliminación de registros

Los sistemas de gestión de registros diferencian entre registros activos e históricos. Los registros activos se utilizan de forma continua, como los registros de proyectos de clientes en el negocio de remodelación de Marilyn. Una vez que se completa el proyecto, la documentación relacionada con el proyecto se convierte en un registro histórico. Marilyn ha descubierto que es valioso guardar registros históricos porque la información se puede utilizar en proyectos posteriores para el original y para otros clientes. Dichos registros se archivan, lo que significa que se guardan y están disponibles de forma permanente.

Los registros históricos se pueden archivar si conservan valor para la organización. La eliminación de registros determina lo que sucede con un registro histórico que no tiene valor. Los registros físicos deben triturarse para que no se pueda acceder a información de identificación o confidencial. Los registros digitales deben eliminarse de forma permanente. Es importante que la organización desarrolle políticas y procedimientos específicos para el archivo o eliminación de registros históricos. Algunos registros históricos, como declaraciones de impuestos y otros registros financieros, deben archivarse por un período de tiempo específico según la ley.

Resumen de la lección

Las organizaciones y las empresas crean registros a medida que participan en las actividades de la organización. Un registro de empresa u organización contiene cualquier información que sea valiosa para la función de la organización. Un mantenimiento de registros describe la creación, organización y almacenamiento de documentos creados durante el curso normal del negocio. Las organizaciones deben desarrollar un sistema de gestión de registros para controlar cómo funcionan los registros en su organización única. ¿Qué es la gestión de registros? Incluye la clasificación de registros como registros legales, financieros o históricos. Un sistema eficaz de gestión de registros requiere el desarrollo de métodos para la creación, distribución, uso, mantenimiento, archivo y eliminación de todos los registros. Los registros físicos deben almacenarse en una ubicación central segura accesible para quienes necesitan acceso. Los registros digitales a menudo se almacenan en una nube digital, una ubicación central virtual accesible para aquellos con las credenciales adecuadas desarrolladas por la organización.