Sistema de inventario periódico: definición, ventajas y ejemplos

Sistema de inventario periódico

Para cualquier negocio que tenga inventario o productos almacenados para venta futura, es necesario realizar un seguimiento de lo que está disponible actualmente. Algunas empresas realizan un seguimiento del inventario mediante un sistema de inventario periódico. Un sistema de inventario periódico es un sistema de inventario que actualiza el inventario al final de un período de tiempo específico. Esto puede significar que actualicen sus registros de inventario al final de cada mes, trimestre o año. Siempre que finaliza el período, generalmente coincide con el final de un período sobre el que se informa , o un período de tiempo para el cual se elabora un informe sobre todas las actividades financieras que ocurrieron durante ese tiempo. Los períodos comunes de presentación de informes concluyen trimestralmente o anualmente. Dado que un sistema de inventario periódico solo realiza un seguimiento del inventario periódicamente durante todo el año y no a medida que se compra o vende el inventario, se debe realizar un recuento físico del inventario. Un recuento físico es un recuento completo y exacto de cada artículo del inventario realizado a mano. Algunas empresas tienen cientos o miles de productos, por lo que los recuentos físicos pueden llevar mucho tiempo. Incluso para las empresas que tienen pocos productos, los recuentos físicos pueden ser tediosos y pueden llevar mucho tiempo completarlos si surgen problemas, como piezas faltantes o recuentos incorrectos.

Gestión de inventario entre recuentos

Las compras de inventario realizadas entre recuentos físicos se registran en una cuenta de compras , un libro mayor que se utiliza para registrar todas las compras de inventario y su costo. Intentaremos desglosarlo de la manera más simple posible. La cuenta de compras comienza con el saldo inicial del inventario , un registro completo y minucioso del costo de todos los artículos que la empresa ha adquirido y que se revenderán. Durante el período de registro, las compras de inventario adicionales se registran en el mismo libro mayor. Estas entradas rastrean solo bienes de inventario, artículos que se revenderán. Las entradas incluyen el número de cada artículo comprado, cuánto cuestan estos artículos y otra información pertinente, como de qué proveedor y la fecha. Al final del período de registro, la cuenta de compras se equilibrará y los números que genere se compararán con el recuento físico. Sumar el saldo inicial del inventario, la cantidad de dinero gastada en artículos de inventario al comienzo del período de registro, a la cantidad total de dinero gastada en envíos de inventario adicionales durante el mismo período de registro, resultará en el costo de los bienes a la venta . En este punto, se realizará el conteo físico. Este recuento físico le dirá cuánto inventario hay en stock. A partir de los registros, las empresas pueden calcular el valor del inventario o el saldo final . Al restar el saldo final, el valor del inventario disponible al final de un período de informe, del costo de los bienes en venta, la empresa puede determinar cuánto inventario se vendió durante el período y por cuánto dinero. Este número final se llama costo de bienes vendidos o COGS . La fórmula para este proceso es Saldo inicial de inventario + Costo de compras de inventario = Costo de bienes en venta Costo de bienes en venta – Costo de inventario final = Costo de bienes vendidos (COGS).

Ejemplo

Echemos un vistazo a un ejemplo para ayudar a aclarar esto. Para hacerlo simple, nos quedaremos con una tienda minorista que venda exactamente una cosa: sobres. La Tienda de sobres utiliza el sistema de inventario periódico. Sus períodos de informes son trimestrales, de enero a marzo, de abril a junio, de julio a septiembre y de octubre a diciembre. El 1 de enero, la tienda registra en la cuenta de compras el saldo inicial del inventario como $ 15,520. Desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo, la tienda ordena tres envíos de sobres adicionales, cada uno a un costo de $ 2,250. Al final del trimestre, Envelope Store realiza un recuento físico de todo el inventario disponible. Después de contar los sobres y sumar el costo total, descubren que el inventario final del trimestre es de $ 8,450 en sobres. La pregunta es ¿cuánto fue el COGS de Envelope Store durante el primer trimestre del año? Bueno, ¡usemos nuestra fórmula! El saldo inicial del inventario más el costo de las compras de inventario nos dará el costo de los bienes a la venta. Entonces, $ 15,520 + 3 ($ 2,250) = $ 15,520 + $ 6,750 = $ 22,270. De acuerdo, el costo de los bienes en venta fue de $ 22,270. Este costo de los bienes a la venta menos el costo del inventario final nos dará el COGS. $ 22,270 – $ 8,450 = $ 13,820 Entonces, ¡el costo de los bienes vendidos durante el primer trimestre fue de $ 13,820! Eso no fue tan terrible, ¿verdad?

Ventajas desventajas

Cabe señalar que el sistema de inventario periódico se utilizó mucho más antes de que las computadoras facilitaran mucho la gestión del inventario en tiempo real. Sin embargo, algunas empresas todavía usan un sistema periódico por diferentes razones. La rentabilidad, por ejemplo, es una razón para utilizar el sistema periódico. Los sistemas de inventario permanente basados ​​en computadora pueden ser muy costosos. En contraste, se necesita poco o nada de efectivo para implementar el sistema de inventario periódico; de hecho, es posible que las empresas muy pequeñas puedan realizar un seguimiento del inventario utilizando solo libros de contabilidad en papel y lápiz. Un sistema de inventario periódico también es útil para las empresas que venden grandes cantidades de productos económicos, nuevas empresas o empresas que no necesitan realizar un seguimiento del inventario en tiempo real. Aunque el sistema tiene algunas ventajas, también tiene inconvenientes. Uno de los más notables es el hecho de que cuando el sistema se usa solo, no se mantienen registros para contabilizar pérdidas y otros problemas. A menudo, el sistema de inventario periódico se utiliza junto con otro sistema de inventario para ayudar a los propietarios de negocios a contabilizar pérdidas, robos, roturas, errores de escaneo o movimiento de inventario que no se rastrea.

Resumen de la lección

Un sistema de inventario periódico es un sistema de inventario que actualiza el inventario al final de un período de tiempo específico. Esto puede significar que actualicen sus registros de inventario al final de cada mes, trimestre o año. Siempre que finaliza el período, generalmente coincide con el final de un período sobre el que se informa , o un período de tiempo para el cual se elabora un informe sobre todas las actividades financieras que ocurrieron durante ese tiempo. El inventario solo se actualiza cuando se realiza un recuento físico o un recuento completo y exacto de cada artículo del inventario realizado a mano. Durante el período del informe, los envíos de inventario se rastrean en un registro de cuenta de compras. Al final del período, se realiza el conteo físico y se realizan cálculos que determinan el COGS , o el costo de los bienes vendidos , durante el período. La fórmula utilizada para calcular el COGS es Saldo inicial de inventario + Costo de compras de inventario = Costo de bienes en venta Costo de bienes en venta – Costo de inventario final = Costo de bienes vendidos (COGS). Es más probable que el sistema de inventario periódico sea utilizado por empresas que venden grandes cantidades de artículos económicos, no necesitan mantener un total diario de inventario, tienen presupuestos pequeños para prácticas contables, pequeñas empresas o nuevas empresas. A menudo se usa junto con otros sistemas de inventario para realizar ajustes en los totales del inventario debido a roturas, robos, errores de escaneo o movimiento de inventario que no se rastrea.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador