Sistemas de información de gestión: función, impacto e importancia

Sistemas de Información Gerencial

Imagine un gran minorista durante la temporada navideña. Las tiendas están abarrotadas, la mercancía sale volando de los estantes y entonces el sistema de punto de venta en las tiendas pierde su vínculo con la sede central. Ahora la sede central está volando a ciegas porque no saben qué se ha vendido ni qué mercancías deben enviarse para reabastecer las tiendas. Sobreviene el caos.

Todos utilizamos la información para tomar decisiones. Generalmente, cuanto más informados estemos, mejores decisiones tomaremos. Las empresas no son diferentes y es por eso que se desarrollaron los sistemas de información gerencial. Si piensa en todos los posibles flujos de información que ingresan a una empresa, los gerentes necesitan una forma de aprovechar esa información y convertirla en algo útil.

Los sistemas de información de gestión (MIS) es un término colectivo para todos los sistemas y procedimientos que una empresa construye para recopilar información y ponerla en una forma que sea útil para operar el negocio. La gente del departamento de MIS son las personas encargadas de hacer que todas las piezas y piezas funcionen juntas. Se aseguran de que las cajas registradoras de la tienda se comuniquen con el sistema de inventario y que el sistema de inventario esté sincronizado con el sistema de contabilidad.

Informes

Piense en todos los flujos de información que ingresan a una empresa: datos de ventas, inventario, gestión de proyectos, registros financieros, etc. Todo esto debe resumirse en información procesable, y eso generalmente se realiza a través de informes. Un informe del MIS toma la información y los formatos relevantes en un resumen significativo. Volviendo a nuestro ejemplo de venta minorista, al final del día, el gerente de la tienda puede ver qué artículos se vendieron y puede usar esa información para reabastecer los estantes o tal vez cambiar los exhibidores de mercancías.

El MIS no está ahí sólo para los gerentes; Los empleados de primera línea (no gerentes) también pueden beneficiarse. En nuestro ejemplo de tienda minorista, un empleado de ventas puede verificar el inventario en otra tienda si un cliente solicita un producto que no está en el estante de su ubicación. El personal puede realizar un seguimiento de sus horarios de trabajo en el MIS y registrar la mercancía a medida que llega al muelle de carga.

Características necesarias

Para que la información generada por el MIS sea útil es necesario que tenga las siguientes características:

• Precisión: si tomamos decisiones basadas en información errónea, esto puede provocar sobrecostos, falta de existencias o menores beneficios. Como dice el viejo refrán: “La basura que entra es igual a la basura que sale”.
• Oportuno: Los datos antiguos pueden no ser de ninguna utilidad. El acceso a información en tiempo real sobre la marcha es crucial en muchas empresas.
• Rentable: los costos de MIS suelen ser costos internos de una empresa y no se pueden traspasar al cliente, por lo que es importante garantizar que el gasto en MIS sea coherente con los beneficios recibidos. Si gastamos demasiado en MIS en relación con lo que obtenemos de él, la empresa puede perder dinero.
• Relevante: Tanta información ingresa a una empresa, que es importante que el MIS reduzca los datos en algo que el personal pueda usar y no abrumarlos con minucias inútiles.
• Completo: Omitir una información vital puede distorsionar el valor de un informe MIS. Por ejemplo, omitir los datos de inventario de un almacén disminuiría el valor de un informe de inventario general.

El MIS depende en gran medida de la tecnología para capturar y procesar datos, pero aún se requieren humanos para interpretar los datos y utilizarlos para tomar decisiones efectivas para el negocio.

Resumen de la lección

Un sistema de información de gestión (MIS) es un término colectivo para todos los sistemas y procedimientos que una empresa construye para recopilar información y ponerla en una forma que sea útil para operar el negocio. Este formato suele presentarse en forma de informes, que toman la información relevante y la formatean en un resumen significativo. El MIS puede incluir todos los sistemas utilizados para recopilar los datos, y el personal del MIS es responsable de construir y mantener los sistemas y de asegurarse de que se integren entre sí para que sean relevantes tanto para la administración como para el personal de primera línea de una empresa. La información que genera el MIS debe ser precisa, oportuna (específicamente, en tiempo real), rentable, relevante y completa para que sea útil.