Rodrigo Ricardo

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): sistemas por lotes y en tiempo real

Publicado el 14 septiembre, 2020

Procesamiento de transacciones

Considere por un momento todos los eventos que ocurren a diario en una organización. Tomemos como ejemplo una tienda de electrónica. Una sola tienda puede transportar fácilmente 10,000 artículos diferentes. A lo largo del día, los clientes entran a la tienda, seleccionan un producto y lo pagan en la caja. El personal está continuamente sacando artículos del almacén y colocándolos en los estantes. Cuando el stock se agota, se ordenan nuevos envíos. Otros clientes vienen para intercambiar artículos y lidiar con problemas de garantía.

Todos estos eventos se conocen como transacciones , y su seguimiento requiere un sistema de procesamiento de transacciones. Un sistema de procesamiento de transacciones , o TPS , es un sistema para capturar y procesar la información detallada necesaria para actualizar los datos sobre las operaciones fundamentales de una organización.

Una transacción es esencialmente un evento único que cambia algo. Hay muchos tipos diferentes de transacciones. Por ejemplo, pedidos de clientes, recibos, facturas, pagos, etc. El procesamiento real de las transacciones incluye la recopilación, edición, manipulación y almacenamiento de datos. El resultado de procesar una transacción es que los registros de una organización se actualizan para reflejar las nuevas condiciones en el momento de la última transacción procesada.

Considere el ejemplo de la tienda de electrónica. Un cliente compra un videojuego y lo paga en efectivo en la caja registradora. Este evento se registra como una transacción de venta. Sin embargo, también desencadena otras transacciones.

Primero, la cantidad de efectivo en la caja registradora acaba de aumentar. En segundo lugar, el inventario del videojuego en particular se ha reducido en uno. Estas transacciones están vinculadas lógicamente: ocurren el mismo día a la misma hora e involucran el mismo artículo. Vincular las transacciones proporciona una mayor coherencia de los datos, ya que una no puede existir sin la otra. La cantidad de efectivo en la caja registradora no puede aumentar a menos que alguna transacción lo haga.

Hay muchos tipos diferentes de sistemas de procesamiento de transacciones, como nómina, control de inventario, entrada de pedidos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y otros. El procesamiento de transacciones produce información valiosa en muchos otros sistemas de una organización, como los sistemas de información de gestión y los sistemas de apoyo a la toma de decisiones. Un TPS sirve como base para estos otros sistemas. Un TPS rastrea las operaciones de rutina pero no brinda mucho apoyo para la toma de decisiones.

Por ejemplo, en el caso de una cuenta bancaria, un TPS realiza un seguimiento de todos los eventos asociados con una sola cuenta: depósitos, retiros, transferencias, tarifas, intereses pagados, etc. Esto proporciona una buena descripción de la actividad de la cuenta.

Ahora digamos que el cliente entra al banco y solicita un préstamo para un automóvil. La actividad de la cuenta es información útil pero no suficiente para que el banco tome una decisión sobre el préstamo del automóvil. Esto requiere combinar información de diferentes fuentes y analizar el perfil financiero del cliente.

Procesamiento por lotes frente a procesamiento en tiempo real

Hay dos formas de procesar transacciones: usando lotes y en tiempo real. En un sistema de procesamiento por lotes , las transacciones se acumulan durante un período de tiempo y se procesan como una sola unidad o lote. Por ejemplo, una tienda puede actualizar sus registros de ventas todos los días después del cierre de la tienda. O, un sistema de nómina puede procesar todas las tarjetas de tiempo cada dos semanas para determinar los ingresos de los empleados y producir cheques de pago. Cualquiera que sea el período de tiempo en un sistema por lotes, existe un cierto retraso entre el evento real y el procesamiento de la transacción para actualizar los registros de la organización.

En un sistema de procesamiento en tiempo real , las transacciones se procesan inmediatamente a medida que ocurren sin demora para acumular transacciones. El procesamiento en tiempo real también se conoce como procesamiento de transacciones en línea o OLTP . En este caso, los registros del sistema siempre reflejan el estado actual.

Un buen ejemplo de un sistema de procesamiento en tiempo real serían las reservas de boletos de avión. Cuando reserva un boleto y selecciona un asiento, esa reserva se realiza de inmediato y nadie más puede obtener ese mismo asiento ni siquiera un segundo después. Cualquier cambio que realice en su reserva también se actualiza en tiempo real. Otro ejemplo es el mercado de valores. Cuando envía una orden para comprar una acción, esa orden se procesa inmediatamente y no al final del día.

Si bien el procesamiento en tiempo real suele ser más eficiente y, en algunos casos, necesario, el procesamiento por lotes puede ser más efectivo. En el caso de un sistema de nómina, realmente no hay necesidad de realizar un seguimiento de cuánto ha ganado un empleado cada minuto del día y es probable que hacerlo cada dos semanas sea suficiente.

Tipos de sistemas de procesamiento

Existen algunos tipos principales de sistemas de procesamiento de transacciones, incluido el procesamiento de pedidos, la contabilidad y las compras. Los sistemas de procesamiento de pedidos son fundamentales para muchas organizaciones. Cuando se recibe un pedido de un cliente, esto pone en marcha una serie de acciones dentro de la empresa: verificar el inventario, buscar los artículos físicos en el almacén, completar el pedido, crear una factura y enviar el pedido. Todos estos eventos individuales son rastreados por un TPS.

Los sistemas de contabilidad rastrean el flujo de datos asociados con todos los flujos de efectivo en una organización. Por ejemplo, cuando se crea la factura para el pedido del cliente, esta se agrega a la cuenta del cliente. Cuando se paga la factura, esta información se utiliza para actualizar la información de la cuenta. Los sistemas de compras apoyan funciones tales como control de inventario, procesamiento de órdenes de compra, recepción y cuentas por pagar.

Todos los sistemas de procesamiento de transacciones realizan un conjunto común de actividades de procesamiento de datos. La recopilación de datos incluye la captura y recopilación de todos los datos necesarios para procesar transacciones. Cada vez más, la recopilación de datos es un proceso automatizado. Por ejemplo, cuando un cajero de la tienda de electrónica del supermercado escanea el código de barras de tus compras, la información se recopila y almacena automáticamente.

La edición de datos incluye verificar la validez y la integridad de los datos. Los datos que no cumplan con ciertos criterios pueden ser rechazados. Por ejemplo, es posible que ciertos códigos de productos no estén en el sistema y no aparezcan automáticamente. La corrección de datos implica volver a ingresar datos que no se recopilaron correctamente. Esto podría implicar agregar manualmente los códigos de producto correctos.

La manipulación de datos consiste en cálculos básicos sobre los datos para facilitar el trabajo, por ejemplo, resumir los registros de ventas por categoría de producto. El almacenamiento de datos implica asegurarse de que la base de datos actualizada se guarde y almacene de forma segura para que pueda ser utilizada por otros sistemas. Por último, la producción de documentos implica generar resultados en forma de informes o documentos. Por ejemplo, un gerente puede querer revisar los informes de ventas a diario.

Un TPS no suele contener funciones analíticas muy detalladas. Si un gerente quisiera analizar tendencias en la información de ventas, por ejemplo, los datos se exportarían a otro sistema de información para un procesamiento y análisis más detallados. Sin embargo, un TPS es fundamental ya que recopila y organiza todos los datos en bruto necesarios para respaldar los sistemas de información de nivel superior.

Resumen de la lección

Un sistema de procesamiento de transacciones , o TPS , es un sistema para capturar y procesar la información detallada necesaria para actualizar los datos sobre las operaciones fundamentales de una organización. Las transacciones son eventos únicos que cambian algo, como pedidos de clientes, recibos, facturas, pagos, etc.

En un sistema de procesamiento por lotes , las transacciones se acumulan durante un período de tiempo y se procesan como una sola unidad. En un sistema de procesamiento en tiempo real , las transacciones se procesan inmediatamente a medida que ocurren.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya completado esta lección, podrá:

  • Definir el sistema de procesamiento de transacciones y la transacción.
  • Explicar las diferencias en los sistemas de procesamiento por lotes y los sistemas de procesamiento en tiempo real.
  • Describir varios tipos de sistemas de procesamiento.

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