Software de aplicación de grupo de trabajo para equipos de negocios

Software para grupos de trabajo

Un grupo de trabajo es una colección de personas que trabajan juntas en una tarea. Esta podría ser una unidad formal en una organización, como un departamento, o un grupo temporal que trabaja en conjunto en un proyecto específico. El software especializado para grupos de trabajo hace posible que los miembros del grupo de trabajo compartan archivos de datos, programen reuniones o definan flujos de trabajo donde los archivos se envían automáticamente a las personas adecuadas en cada etapa de un proceso.

Muchas aplicaciones personales se extienden a aplicaciones para grupos de trabajo. Por ejemplo, si todos los miembros de un grupo utilizan el mismo calendario en línea para programar sus reuniones, se puede configurar el acceso compartido para crear una herramienta de programación común. Sin embargo, también existen aplicaciones desarrolladas específicamente para grupos de trabajo.

Las aplicaciones de software para grupos de trabajo también se conocen como software colaborativo o groupware. Hay varias categorías de aplicaciones de grupos de trabajo, incluyendo las comunicaciones electrónicas , conferencias electrónicas y herramientas de planificación y coordinación . Cada vez más, las aplicaciones para grupos de trabajo se basan en la web, lo que significa que puede acceder a las aplicaciones mediante un navegador web. Esto hace que sea más fácil trabajar en grupos de cualquier tamaño en ubicaciones geográficamente separadas.

Comunicaciones electronicas

Las aplicaciones de comunicación electrónica envían mensajes, documentos y archivos entre personas en diferentes sistemas informáticos. Esto incluye herramientas como correo electrónico, correo de voz, mensajería instantánea y wikis. Correo electrónico es la abreviatura de correo electrónico. Permite el intercambio de mensajes digitales entre un remitente y uno o más destinatarios. Existen algunas estrategias para hacer que el correo electrónico sea más eficaz para los grupos de trabajo. Un enfoque es configurar un grupo en sus contactos. Solo tiene que hacer esto una vez, y luego, si desea enviar un correo electrónico a todo el grupo, solo tiene que ingresar el nombre del grupo.

Si muchas personas diferentes enviarán correos electrónicos al grupo, otro enfoque es configurar una lista de correo electrónico o listserv. Las personas se agregan a esta lista y los mensajes enviados a la dirección de listserv se envían a todos los miembros de la lista. Esto es particularmente útil para grupos muy grandes y grupos cuya membresía cambia constantemente. Muchas organizaciones tienen una lista de correo electrónico de todos sus empleados para que un mensaje de correo electrónico pueda llegar a todos.

El correo de voz hace posible que los usuarios reciban, envíen y almacenen mensajes hablados. El correo de voz se usa principalmente para que grabe un mensaje si alguien no puede contestar su teléfono, pero algunos sistemas de correo de voz se pueden configurar para que pueda comunicarse con un grupo de personas con un solo mensaje. Puede resultar engorroso trabajar con el correo de voz si tiene una gran cantidad de mensajes, ya que es posible que no siempre quede claro de inmediato quién ha llamado y cuál es el mensaje. Con un servicio de correo de voz a texto, puede hacer que su correo de voz se traduzca a texto y se convierta en un mensaje de correo electrónico.

Charla

La mensajería instantánea, o IM, es una forma ampliamente utilizada de chat en línea, que se refiere a la comunicación basada en texto a través de Internet en tiempo real. Esto es similar a enviar mensajes de texto en su teléfono móvil. IM utiliza una aplicación de software para redactar, enviar y recibir mensajes. Esto suena a correo electrónico, pero la diferencia es que la mensajería instantánea se produce en tiempo real, por lo que sus mensajes aparecen instantáneamente y puede ver quién está en línea.

La aplicación de software para mensajería instantánea generalmente se muestra como una pequeña ventana que flota sobre sus otras aplicaciones. Esto permite vigilar sus mensajes mientras continúa con sus otras tareas. Muchas empresas tienen una opción de chat en línea en su sitio web. Haga clic en el enlace y podrá charlar con una persona en vivo.

Conferencia electrónica

Las aplicaciones de conferencias electrónicas consisten en un software que permite tener reuniones en tiempo real sin estar físicamente en el mismo lugar. Esto incluye conferencias de audio, videoconferencias y sistemas de reuniones electrónicos.

La audioconferencia permite transmisiones de audio bidireccionales simultáneas entre varias partes. Esto también se conoce como llamada de conferencia. Normalmente, una de las partes configura la llamada de conferencia, lo que permite que otros llamen. Esto permite que cualquier número de participantes forme parte de la llamada. La audioconferencia generalmente se basa en líneas telefónicas regulares para la conexión, pero requiere al menos un teléfono que esté configurado específicamente para este propósito.

La videoconferencia utiliza tecnología de comunicaciones interactivas para permitir transmisiones de audio y video bidireccionales simultáneas. Esto también se ha vuelto muy popular para uso personal a través de servicios como Skype y FaceTime, pero también es ampliamente utilizado por organizaciones. La videoconferencia puede reducir el tiempo y los costos de viaje y proporciona una conexión más personal entre los miembros del equipo en relación con otros medios de comunicación. Se requiere una conexión a Internet relativamente rápida para obtener una calidad de audio y video aceptable.

La videoconferencia para uso personal se puede lograr usando una computadora normal y una cámara web simple y generalmente se realiza entre dos ubicaciones. Las videoconferencias grupales en un entorno empresarial normalmente requieren equipos más dedicados en una instalación dedicada. Esto incluye cámaras, micrófonos y altavoces de mayor calidad, monitores más grandes y la capacidad de conectarse a varias ubicaciones. Las videoconferencias también se han vuelto populares para la formación y la educación. Por ejemplo, un científico puede hacer una presentación interactiva en una escuela.

Los sistemas de reuniones electrónicos permiten a las personas comunicarse en línea en tiempo real utilizando una combinación de texto, audio, video y otros elementos visuales. Esto también se conoce como conferencia web. Normalmente, se configura una sala de reuniones virtual. Esto puede incluir una lista de participantes que están actualmente en línea y participan en la reunión. Hay un área de chat donde los participantes pueden escribir comentarios para que todos los vean. Un moderador puede darle el micrófono virtual o la cámara a uno de los participantes para que se transmita su audio. Un presentador también puede compartir un documento con todos los demás participantes.

Un tipo específico de conferencia web es un seminario web, en el que una persona ofrece una presentación en vivo a una audiencia en línea y los miembros de la audiencia pueden utilizar las diversas herramientas de comunicación para interactuar con el presentador y hacer preguntas. Los seminarios web se utilizan ampliamente en programas de formación y educación en línea.

Herramientas de programación y coordinación

Las herramientas de programación y coordinación facilitan la programación de reuniones y otras actividades de grupo. Esto incluye herramientas como calendarios electrónicos, sistemas de gestión de proyectos, pruebas en línea y sistemas de flujo de trabajo.

Los calendarios electrónicos permiten a las personas realizar un seguimiento de sus citas. Los grupos de trabajo pueden tener acceso a los horarios de los demás para facilitar la programación. Los miembros del grupo pueden recibir invitaciones a reuniones; si aceptan, estos se agregan automáticamente a su calendario.

Los proyectos en las organizaciones pueden volverse muy complejos, involucrando a varios departamentos diferentes y a decenas de personas tanto dentro como fuera de la organización. El software de gestión de proyectos ayuda a planificar, organizar y gestionar los recursos para proyectos. Esto incluye tareas como programación, elaboración de presupuestos, asignación de recursos y toma de decisiones. El software de gestión de proyectos a menudo utiliza gráficos que rastrean el progreso de las actividades del proyecto a lo largo del tiempo.

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo definen una serie de tareas que deben realizarse para obtener un resultado en particular. Considere cómo presenta una reclamación de seguro. Cuando llama a su compañía de seguros, siguen una serie de pasos muy específicos. Sus sistemas de gestión del flujo de trabajo especifican exactamente qué preguntas hacer y qué sucederá para manejar su reclamo de manera rápida y eficiente.

Los sistemas de revisión en línea distribuyen documentos electrónicamente a los miembros de un grupo de trabajo. Las personas pueden realizar cambios en los documentos y colocar comentarios, y esas ediciones están para que las vean todos los demás.

Resumen de la lección

Muchas actividades en las organizaciones se llevan a cabo en grupos de trabajo . El software especializado para grupos de trabajo facilita que los miembros se comuniquen y colaboren de manera más eficaz. Aplicaciones de grupos de trabajo incluyen las comunicaciones electrónicas , conferencias electrónicas y herramientas de planificación y coordinación .

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya terminado con esta lección, podrá:

• Definir grupos de trabajo y explicar su propósito.
• Explicar los beneficios del software para grupos de trabajo
• Describir varios tipos de aplicaciones para grupos de trabajo, incluidas las comunicaciones electrónicas, las conferencias electrónicas y las herramientas de programación y coordinación, y explicar cómo se utilizan.
• Proporcione ejemplos de cada uno de los tipos de aplicaciones de grupo de trabajo anteriores

Rodrigo Ricardo Editor y fundador