Hoja de cálculo
Las organizaciones utilizan grandes cantidades de datos. Hay dos tipos de aplicaciones de software que son especialmente adecuadas para trabajar con datos: software de hoja de cálculo y software de base de datos. Si bien ambos se utilizan para trabajar con datos, cada uno tiene sus propias fortalezas únicas.
El software de hoja de cálculo se utiliza para organizar y manipular datos numéricos. Los números están organizados en una cuadrícula de columnas con letras y filas numeradas. La cuadrícula en sí consta de celdas, y cada celda se puede ubicar utilizando una combinación única de columnas y filas. Por ejemplo, la celda en la esquina superior izquierda es siempre A1. La celda de la tercera columna de la décima fila es C10. Las celdas contienen valores numéricos o texto, pero también puede dejar algunas celdas vacías.
Veamos un ejemplo de cómo se utilizan las hojas de cálculo. Considere una hoja de cálculo que describa cuántos productos vendió una tienda en un solo día. La primera columna es el nombre del producto. La segunda columna es el precio unitario del producto. La tercera columna contiene el número de unidades vendidas ese día. Ahora desea calcular el valor de las ventas totales de cada producto. Bastante simple: multiplica el precio unitario por el número de unidades.
¿Cómo funciona esto en la hoja de cálculo? Digamos que la segunda fila representa el televisor LCD de 52 pulgadas. El precio unitario se puede encontrar en la celda B2, mientras que el número de unidades vendidas se puede encontrar en C2. El cálculo necesario es B2 por C2, y lo ingresa como una fórmula en la celda D2 de la siguiente manera: = B2 * C2. Esto significa que el valor de la celda D2 se calcula mediante una fórmula que incluye los valores de las celdas B2 y C2. El uso de los valores de otras celdas en una fórmula se denomina «referencia».
¿Por qué es esto tan poderoso? Primero, si tiene una gran cantidad de productos, no tiene que volver a escribir esta fórmula. Simplemente puede copiar la fórmula utilizada para la celda D2 y pegarla en las otras celdas. Con unas pocas teclas, habrá calculado el valor de las ventas totales de todos los productos.
¿Cómo crear una hoja de cálculo en Excel?
En segundo lugar, considere lo que sucedería si cambia el precio de un producto. Ingresa el nuevo precio en la celda B2 y el valor de la celda D2 se actualiza automáticamente. ¡Inteligente! Ambas funciones pueden ahorrarle mucho tiempo. Las hojas de cálculo tienen numerosas funciones predefinidas. La función de multiplicación (*) utilizada en el ejemplo es solo una función. Otros ejemplos son funciones como SUM, AVERAGE y COUNT. Además de las funciones aritméticas y matemáticas, el software de hoja de cálculo también contiene funciones financieras y estadísticas más especializadas.
La disponibilidad de tantas funciones es una de las razones de la popularidad del software de hoja de cálculo. Otra característica de las hojas de cálculo es que las celdas se pueden formatear para ciertos tipos de datos. Por ejemplo, puede trabajar con moneda ($), fechas (01/01/2015) y porcentajes (%). El software de hoja de cálculo también incluye la capacidad de convertir sus números en gráficos, como gráficos circulares, gráficos de barras y diagramas de dispersión.
Una de las primeras aplicaciones de software de hoja de cálculo fue Lotus 1-2-3 de IBM. Este software fue en gran parte responsable de que el software de hoja de cálculo fuera popular en la década de 1980. Desde entonces, su popularidad ha disminuido y, en 2013, la marca Lotus se retiró oficialmente del mercado. En la actualidad, se utilizan varios tipos diferentes de software de hoja de cálculo. Uno de los más utilizados es Excel, que forma parte de Microsoft Office. Otro es Calc, que forma parte de OpenOffice de Apache. Finalmente, está Numbers, que es parte de iWork de Apple.
Software de base de datos
El software de base de datos se utiliza para organizar, manipular y analizar datos. Una base de datos puede contener una o más tablas, así como otros elementos. Una tabla de base de datos consta de filas y columnas. En la terminología de las bases de datos, cada fila se denomina «registro» y cada columna se denomina «campo». Esto proporciona la estructura básica para organizar los datos.
El software de base de datos también se conoce por su nombre más completo Sistema de gestión de base de datos , o DBMS . El propósito de un sistema de administración de bases de datos es almacenar y transformar datos en información para apoyar la toma de decisiones.
Cálculo del Valor Residual: Métodos, Fórmulas y Casos Prácticos
El software de base de datos es algo similar al software de hoja de cálculo, pero existen algunas diferencias clave:
- Si bien las hojas de cálculo funcionan principalmente con valores numéricos, las bases de datos pueden contener cualquier cantidad de tipos de datos diferentes, incluidos texto, números, imágenes, multimedia y otros.
- Las bases de datos proporcionan una estructura rigurosa para organizar los datos. Esto refuerza la integridad de los datos. Por ejemplo, todos los valores de una sola columna deben ser del mismo tipo. En una hoja de cálculo, no existe tal estructura. Tampoco puede dejar filas o columnas en blanco como en una hoja de cálculo.
- El software de base de datos proporciona herramientas para administrar, organizar y analizar los datos. Por ejemplo, puede hacer preguntas sobre los datos, llamadas «consultas». Las consultas permiten encontrar información específica en la base de datos y examinar las relaciones. Las hojas de cálculo tienen capacidades de análisis de datos mucho más limitadas.
- El software de hoja de cálculo incluye muchas herramientas para producir presentaciones gráficas de sus datos. Estas capacidades son más limitadas en el software de base de datos.
En general, usaría una hoja de cálculo si sus datos no son muy complejos, se componen principalmente de números y necesita realizar muchos tipos diferentes de cálculos. Cuando sus datos se vuelven más complejos o muy grandes, los organizaría en una base de datos ya que proporciona más estructura. Cuando necesite realizar cálculos, puede exportar una parte de sus datos a una hoja de cálculo para ese propósito específico.
Hay varios tipos diferentes de software de base de datos. Uno de los más utilizados es Access, que forma parte de Microsoft Office. En Mac OS, uno de los más populares es FileMaker. Otras aplicaciones de software de base de datos de uso común son MySQL, Oracle, SAP y dBase.
Resumen de la lección
El software de hoja de cálculo se utiliza para organizar y manipular datos numéricos. Los elementos de datos de una hoja de cálculo se organizan en una cuadrícula de celdas. Puede utilizar fórmulas para realizar varios tipos de cálculos. Las fórmulas para una celda de la cuadrícula en particular a menudo usan referencias a otras celdas de la cuadrícula.
El software de base de datos se utiliza para organizar, manipular y analizar datos. Los elementos de datos de una base de datos están organizados en tablas y cada tabla consta de registros y campos. Esta estructura de datos permite realizar análisis de sus datos en forma de consultas.
Definición, fórmula y cálculo de densidad aparente
Si bien existe cierta superposición entre los dos en términos de funcionalidad, cada software tiene sus propios puntos fuertes. El software de hoja de cálculo es mejor para realizar cálculos con datos numéricos, mientras que el software de base de datos es el mejor para organizar conjuntos de datos grandes y complejos en una estructura fácil de usar.
Los resultados del aprendizaje
Al completar esta lección, podrá:
- Describir qué son el software de hoja de cálculo y el software de base de datos y para qué se utiliza cada uno.
- Explicar las fortalezas de cada tipo de software.
- Identificar programas comunes de software de hoja de cálculo y software de base de datos
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