Software de contabilidad computarizado: ventajas y desventajas

Contabilidad manual vs computarizada

Para algunas empresas, un lápiz y un libro de contabilidad bien afilados son suficientes para administrar las finanzas. Pero para la mayoría, el software de contabilidad computarizado es la respuesta. Hace años, la mayoría de las empresas utilizaban la contabilidad manual , el proceso de llevar registros a mano, utilizando papel y lápiz. Y para algunos, aún puede funcionar. Considere una empresa muy pequeña, con menos de cinco empleados, o incluso un consultor que trabaja solo. Para ellos, tener un software de contabilidad computarizado puede no ser muy rentable.

Para la mayoría de las empresas, el software de contabilidad computarizado es una necesidad. Estos son programas instalados en la computadora de una empresa que permiten al propietario de un negocio, o al financiero, realizar un seguimiento de las ventas, los gastos, la nómina, los impuestos e incluso el inventario. La principal diferencia entre los dos es la complejidad de la contabilidad que un negocio determinado requiere para funcionar sin problemas.

Tipos de software computarizado

Los paquetes de software vienen en todas las formas y tamaños, pero hay principalmente dos tipos:

• Paquetes de software listos para usar
• Paquetes de software personalizados

Los programas estándar se compran como un paquete y, por lo general, ofrecen solo las funciones más comunes, como seguimiento de ventas, nómina e impuestos. Se pueden comprar varios tipos de estos en cualquier tienda importante de suministros de oficina. Una vez que se compra el producto, se puede cargar en una computadora sin mucha habilidad especializada. El funcionamiento de este software también es bastante sencillo.

A pesar de que el software estándar ofrece lo básico, según el negocio, a veces se necesita un software más especializado. Aquí es cuando los paquetes de software personalizados son útiles, ya que generalmente se desarrollan para las necesidades únicas del propietario de la empresa.

Ventajas del software computarizado

Una ventaja de tener un software de contabilidad computarizado es el dinero que puede ahorrar. Piense en las decisiones en tiempo real que se pueden tomar cuando se puede ejecutar información financiera como declaraciones de pérdidas y ganancias, declaraciones de ingresos e informes de ventas en un instante.

También es un ahorro de tiempo. La nómina, por ejemplo, es una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo. Cada minuto y cada hora deben calcularse con precisión. Con software computarizado, la nómina se puede hacer de manera eficiente en minutos.

Seamos realistas, nadie es perfecto. El software de contabilidad computarizado, sin embargo, está cerca. Generalmente, los programas de computadora no cometen errores. Cuando se trata de facturación más cuentas por cobrar y por pagar, este es un hecho muy reconfortante para las empresas.

Ahora, eso no quiere decir que no haya inconvenientes. Los programas computarizados también tienen sus fallas.

Desventajas del software computarizado

Aunque parezca imposible ver el software de contabilidad computarizado con mala luz, hay algunas cosas a considerar.

Cuando confíe en el software para administrar una empresa, tenga cuidado con la dependencia de las computadoras para realizar el trabajo. La mayoría de los usuarios de computadoras probablemente hayan experimentado una falla en la computadora en la que terminas mirando el brillo de una pantalla azul en blanco. Bueno, cuando una empresa depende en gran medida de las computadoras, esto puede suceder. Cuando lo haga, podría tener una amplia gama de efectos perjudiciales en los registros de nómina y facturación.

También es importante señalar que el software informático especializado no es barato. Es posible que invertir miles de dólares no sea adecuado para todos los propietarios de negocios. Con los complementos, incluso el costo de los programas de software disponibles en el mercado puede aumentar rápidamente.

Tampoco olvidemos la posibilidad de una violación de seguridad. Cada vez más, aprendemos sobre empresas que son víctimas de piratas informáticos. Tener datos financieros privados en un servidor puede dejar una empresa abierta a un ciberataque.

Resumen de la lección

El software de contabilidad computarizado puede venir en un paquete estándar o en un paquete totalmente personalizado. Permite que el mantenimiento de registros se complete en la computadora de una empresa. De cualquier manera, hay ventajas y desventajas que uno debe sopesar antes de tomar una decisión. Para algunos, saber que toda la información financiera está en un solo lugar significa ahorrar tiempo. También es un ahorro de dinero. Los informes se pueden imprimir en un segundo aviso. La nómina y las ventas se pueden calcular con facilidad. El propietario de un negocio puede incluso ver sus ganancias y pérdidas en un abrir y cerrar de ojos. Pero, no olvidemos que es una computadora y puede fallar o incluso ser pirateado. El software de contabilidad también puede resultar caro. Incluso las variedades menos costosas y listas para usar pueden necesitar complementos que, bueno, se sumarán. En pocas palabras: solo el propietario de la empresa sabe qué funcionará mejor.