Software de Productividad: Definición y ejemplos

Publicado el 21 abril, 2024 por Rodrigo Ricardo

¿Qué es el software de productividad?

La productividad es una medida de cuán efectivo o eficiente es un individuo en una tarea. El software de productividad es un software destinado a hacer que un usuario sea más eficaz o eficiente en las tareas de oficina. El software de productividad suele ayudar en la creación de algunos contenidos de datos, como documentos, hojas de cálculo, gráficos o bases de datos. Sin embargo, la definición de software de productividad también se puede ampliar al software que mejora las comunicaciones, la colaboración, la gestión del tiempo y la coordinación del equipo.

Beneficios del software de productividad

El software de productividad mejora la eficiencia de los trabajadores al permitir automatizar tareas repetitivas y brinda al usuario una mayor flexibilidad al brindarles muchas herramientas. El software de productividad también mejora la colaboración y los esfuerzos del equipo al hacer que el trabajo en progreso esté disponible instantáneamente para todos los contribuyentes. El software de productividad a menudo incluye la disponibilidad de plantillas para brindar a los usuarios un punto de partida avanzado para un nuevo proyecto.

Herramientas y programas de productividad

El software de productividad a menudo viene incluido en conjuntos o paquetes de herramientas que se integran e interoperan fácilmente. La mayoría de los paquetes de productividad incluyen, como mínimo, un editor de documentos, una herramienta de hoja de cálculo y un software de presentación. Otras adiciones comunes incluyen una aplicación de correo electrónico, calendarios, contactos, software de base de datos, herramientas de gestión de proyectos y software de seguimiento del tiempo. Algunas de las líneas de productividad más populares incluyen:

Google Workspace: una suite centrada en la accesibilidad y la colaboración en línea. El entorno de productividad de Google es muy portátil y colaborativo. Google ha utilizado el modelo de negocio freemium para crear una base de clientes. Freemium es una estrategia comercial que consiste en proporcionar una versión limitada del software a un público objetivo más reducido. A menudo, la audiencia son usuarios no comerciales, como individuos o organizaciones sin fines de lucro. Sin embargo, a un usuario empresarial o empresarial se le cobra una tarifa premium para desbloquear todas las funciones de las herramientas. Esta estrategia permite a una empresa aumentar una base de usuarios que puede influir en una empresa para que adopte la línea de productos.
Microsoft Office 365: Este es el descendiente de software como servicio de la suite de productividad de oficina dominante en el mercado durante muchas décadas. Los productos de Microsoft tienen una base de clientes tan leal que otros productos están diseñados para tener interfaces de usuario similares para facilitar el aprendizaje. El clásico paquete de Microsoft Office incluye Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Sin embargo, la suite Office365 se ha ampliado para incluir varias herramientas de colaboración y uso compartido de archivos en línea; la lista exacta de aplicaciones difiere según el paquete de compra.
Apache OpenOffice: esta alternativa de software gratuita y de código abierto a las suites de productividad tradicionales ofrece el poder de las aplicaciones de oficina a cualquier persona sin costo alguno. El software está bien desarrollado y mantenido. Sin embargo, carece de algunas herramientas de colaboración simultánea multiusuario que se ven en líneas de productos más centradas en la web.
Zoho Workplace Suite: la empresa de software Zoho se está abriendo un lugar en el mercado para las empresas emergentes que aún no pueden permitirse los gastos generales de las soluciones empresariales más tradicionales. Sin embargo, deben poder escalar rápidamente al nivel empresarial con el crecimiento esperado. La suite Workplace es solo uno de los paquetes que ofrece la empresa, con diferentes paquetes disponibles para gestión de relaciones con los clientes, marketing, recursos humanos y gestión de tecnología de la información. También están utilizando tácticas freemium para crear una base de clientes.

Ejemplos de software de productividad de oficina

Hubo un tiempo en que los contables llevaban libros de contabilidad manuales y los escribas escribían a mano los documentos comerciales. Es difícil imaginar una organización moderna funcionando sin al menos algún software de productividad. A continuación se muestran algunos escenarios comunes en los que las personas podrían utilizar el software de productividad con buenos resultados:

El equipo del proyecto distribuido: un equipo que trabaja desde 15 ubicaciones en cinco estados está desarrollando un producto de software. Muchos de los desarrolladores han aprovechado las nuevas oportunidades de trabajo desde casa. El proyecto está retrasado y necesita ser reorganizado. El director del proyecto comprueba la herramienta de calendario y encuentra un momento en el que todos los miembros clave están programados para trabajar y no están bloqueados para otras reuniones. Se programa una reunión en línea y se inserta en el calendario de todos, y los avisos se envían por correo electrónico. Cuando comienza la videoconferencia, el director del proyecto puede mostrar el cronograma de gestión del proyecto para mostrar dónde se han incumplido los plazos y discutir con el equipo qué tareas se pueden retrasar para redirigir los recursos. Los calendarios, el correo electrónico, el software para reuniones en línea y el software de gestión de proyectos son paquetes de software de productividad vitales para este equipo.
Visualización de datos de gastos: el director ejecutivo de una startup examinó el informe de flujo de caja y determinó que el gasto actual de la empresa no es soportable. Sin embargo, cada gasto importante que se sugiere recortar parece vital para un crecimiento rápido. El contador utiliza un software de seguimiento de gastos para exportar los informes de gastos de los últimos meses a una hoja de cálculo. La hoja de cálculo del presupuesto también se importa. Utilizando tablas dinámicas, el contador crea varios informes y gráficos interactivos. Los informes pueden comparar los datos de gastos de varias maneras, incluido el gasto real con el presupuesto asignado por categoría, el crecimiento del gasto a lo largo del tiempo y los gastos desglosados por trabajadores autorizados. Estos informes le dan al director ejecutivo una mejor visión de cómo fluye el dinero a través de la empresa y dónde podrían ser posibles ahorros. El software de productividad en este ejemplo incluía software de seguimiento de gastos, hojas de cálculo y gráficos de visualización de datos.

Cuadrícula de rectángulos blancos y azules con pequeños números y letras

El proyecto grupal: a cinco estudiantes se les asigna un proyecto de investigación grupal en una clase de historia universitaria. En una reunión inicial, se acuerda un esquema básico y a cada estudiante se le asigna una sección para escribir y dos secciones para revisar. A través de la universidad, tienen acceso a una herramienta de edición de documentos con funciones de colaboración en línea. Cada estudiante puede ingresar los resultados de su trabajo en un documento compartido. También pueden agregar comentarios a otras secciones codificadas por colores para que el autor los considere. El editor de documentos incluye una herramienta fuente para que cada estudiante pueda ingresar los trabajos citados. Las fuentes se formatean automáticamente en una bibliografía en el formato preferido del profesor. Una vez que se completa el trabajo, se intercambian correos electrónicos para encontrar un momento para una reunión de revisión final. Uno de los estudiantes utiliza el programador en línea de la universidad para reservar una sala de estudio en la biblioteca para la hora de la reunión. Los estudiantes utilizaron un editor de documentos colaborativo, correo electrónico y un programador de salas como herramientas de productividad. No se trataba de un conjunto de herramientas, sino de tres utilidades independientes disponibles a través del sistema universitario.

Pantalla del editor de documentos de texto dividida en varias secciones rectangulares

Resumen de la lección

El software de productividad es cualquier herramienta de software creada para mejorar la eficacia o eficiencia de un trabajador en una tarea de oficina. La productividad es una medida de la eficacia de un trabajador en una tarea asignada. Por lo general, el software de productividad se centra en ayudar al usuario a producir algún tipo de contenido, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, gráficos o bases de datos. Sin embargo, el término también cubre software que mejora las comunicaciones, las colaboraciones, el cronometraje y otros aspectos del funcionamiento de una organización moderna.

El software de productividad debería permitir que un trabajador sea más flexible en sus tareas debido a la disponibilidad de herramientas, la automatización de tareas repetitivas o mundanas y el uso de plantillas para comenzar con anticipación nuevos proyectos. Además, el software de productividad debería mejorar la capacidad del trabajador para compartir el trabajo con un equipo y mantener contacto con otros trabajadores. Algunas de las muchas suites integradas de software de productividad incluyen Google Workspace, Microsoft Office 365 y Apache OpenOffice. Muchos proveedores de software de productividad utilizan una estrategia empresarial llamada freemium para crear una base de clientes. Freemium es una estrategia que consiste en proporcionar una versión limitada del producto a un público objetivo más pequeño de forma gratuita, pero cobrando un precio superior a los clientes comerciales y empresariales para desbloquear la funcionalidad completa.

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