foto perfil

Solicitud de compra: Definición y proceso

Publicado el 14 septiembre, 2020

¿Qué es una solicitud de compra?

Una solicitud de compra es un documento que se utiliza como parte del proceso contable para iniciar una compra de mercancías o suministros. Al procesar una solicitud de compra, los controles apropiados pueden monitorear la legitimidad de una compra, así como identificar la necesidad comercial de los productos.

En el curso normal del negocio, se necesitan muchos suministros o equipos. Las compras pueden ser de productos necesarios para las operaciones comerciales, como suministros de oficina, fabricación o necesidades de impresión. Las solicitudes de compra también se pueden utilizar para compras de inventario o suministros de fabricación para crear productos para la reventa. Las solicitudes de compra son muy comunes dentro de las agencias gubernamentales, ya que emitirán una solicitud para autorizar compras y gastos.

Proceso para una solicitud de compra

Si bien cada empresa tiene sus propios procesos que son únicos para su propia operación, existen procesos básicos que son relevantes para las solicitudes de compra.

Estos son los cuatro pasos clave:

  1. Se identifica una necesidad
  2. Se recopila la información necesaria
  3. Se toma una decisión sobre la compra.
  4. La solicitud de compra se compara con la factura y se emite

Veamos cómo funcionan estos pasos en una empresa típica.

Ejemplo

Cada departamento dentro de la empresa tendrá necesidades específicas que se apliquen a su negocio. Por ejemplo, el departamento de ventas puede necesitar folletos o volantes de ventas adicionales para ayudar a promover sus productos. En esta empresa, cualquier compra superior a $ 250 requiere una solicitud de compra. Después de recibir ofertas para sus anuncios de ventas, descubren que sus folletos costarán $ 550. Entonces, esta cantidad requerirá una solicitud de compra. Para realizar sus ventas, se identifica la necesidad de herramientas de venta.

Al completar el formulario, el gerente de ventas proporcionará la información necesaria, como para qué es el pedido, a qué departamento se le carga el costo, los códigos contables específicos que se aplican al departamento de ventas, el monto del pedido, a quién proveedor es, y los términos de la compra.

A continuación, el departamento de contabilidad revisará la solicitud de compra para asegurarse de que se proporcione toda la información necesaria, relacionar la compra con el presupuesto para asegurarse de que haya dinero asignado a la compra y verificar la necesidad comercial.

Una vez aprobada y procesada la compra, el departamento de contabilidad verificará los detalles de la factura final a la solicitud de compra para asegurar que los montos, cantidades y plazos sean consistentes. Luego emiten una solicitud de compra que aprueba el pedido. Siempre que la empresa esté establecida como cliente y haya establecido términos con el proveedor, la solicitud de compra hace que se inicie el pedido.

Resumen de la lección

Una solicitud de compra es una herramienta que utilizan las empresas para iniciar una compra de suministros, productos o inventario. La solicitud de compra incluye todos los detalles de la compra, incluido quién solicita la compra, los productos que se solicitan, el monto del pedido y los términos de la compra. Al utilizar una solicitud de compra, el departamento de contabilidad puede garantizar que las compras se aprueben, que las solicitudes sean gastos comerciales legítimos y que los departamentos tengan los recursos adecuados presupuestados para la compra. Las solicitudes de compra son una parte importante de los controles contables que ayudan a una empresa a regular los gastos y el uso del efectivo de la empresa.

Articulos relacionados