Rodrigo Ricardo

Supervisión de los archivos de transacciones inmobiliarias de los licenciatarios

Publicado el 11 diciembre, 2020

Mantenimiento de archivos de transacciones

Acaba de comenzar su carrera en bienes raíces y está trabajando con su nueva corredora, Linda. Tiene un programa de capacitación para ayudarlo a usted y a los otros agentes nuevos a ponerse en marcha. Hoy su formación se centra en los archivos de transacciones.

Linda explica que los archivos de transacciones contienen toda la documentación relacionada con una venta, listado, compra o cualquier otra transacción. Si bien se debe guardar toda la documentación firmada, Linda explica que desea conservar copias de los correos electrónicos u otras comunicaciones relacionadas con cada hogar que se maneja en la agencia.

Realiza un ejercicio con el equipo en el que revisa los detalles de una venta reciente. En el archivo encontrará el acuerdo de listado, la divulgación del agente, el contrato de venta, las copias de la inspección y todos los demás documentos relacionados con la compra de la vivienda. La expectativa es que usted mantenga copias de los documentos en el archivo de manera cuidadosa y constante, asegurando que todo esté organizado y sea fácil de encontrar.

Después de tener una explicación detallada del archivo, Linda explica la razón por la que necesita tener archivos disponibles.

Razones para la documentación

Debe tener archivos completos guardados durante tres años o más, según el estado en el que se encuentre. Hay muchas razones por las que puede tener que acceder a estos registros después de que se complete una venta o caduque una lista. Repasemos ahora.

  • Asuntos legales

Imagine que un vendedor afirma que manejó mal la venta y no hizo lo que prometió hacer. El archivo de la transacción puede demostrar que hizo todo lo que acordó como se describe en el acuerdo de cotización. Al guardar la comunicación por correo electrónico con su vendedor, puede demostrar que el vendedor declaró repetidamente que estaba contento con su trabajo y satisfecho con lo que estaba haciendo para vender su casa. El registro de transacciones es fundamental para protegerse en la corte y demostrar que cumplió con sus responsabilidades.

Puede haber ocasiones en que otras partes sean demandadas o tengan problemas legales que no estén directamente relacionados con usted o su agencia. Sin embargo, es posible que tenga documentos que sean necesarios para su caso judicial. Hay un período de tiempo después de una transacción en el que una de las partes puede emprender acciones legales. En muchos estados, el estatuto de limitación es de cinco años. Asegúrese de saber cuál es la ley en su estado y cuánto tiempo debe mantener los archivos en la oficina de su agente.

  • Seguro de errores y omisiones

El seguro de errores y omisiones (E & O) es un seguro de protección para los agentes en caso de negligencia o errores en el trato con los clientes. No solo necesita mantener sus archivos actualizados con la política más reciente de su E & O, es una buena idea tener un registro de todos los clientes con los que trabaja, interacciones con esos clientes y puntos clave de conversación.

También debe hacer que los clientes firmen un documento que indique las recomendaciones que hizo y que el cliente decidió no seguir. Esto lo ayudará a protegerse en caso de que su cliente luego afirme que usted pasó por alto problemas o que nunca les informó sobre problemas específicos en una transacción. Linda explica que este registro puede protegerlo en caso de que haya un problema de errores u omisiones.

Para ilustrar, imagine que representa a un comprador, Mark, que está ansioso por cerrar su casa lo más rápido posible. La familia de Mark se aloja en un hotel, ansiosa por mudarse a su nueva casa. Originalmente, la fecha de cierre estaba programada para 30 días después de que se aceptara la oferta. Sin embargo, ante la urgencia de compra, la fecha de cierre se había adelantado a 10 días.

De alguna manera, en el proceso de acelerar el cierre, se perdió algún papeleo y esto hizo que Mark perdiera $ 10,000. Se olvidó de informar y solucionar algunos de los problemas en disputa con la casa antes de que se completara la venta. Cuando Mark se mudó, se dio cuenta de que se habían pasado por alto las reparaciones. Presenta un reclamo en su contra y cree que es culpa suya. Afortunadamente, tiene cobertura E & O que pagará la cantidad según su error.

  • Auditorías de la Comisión

Las auditorías de la Comisión son revisiones de sus archivos por parte de un inspector de la Comisión de Bienes Raíces o la autoridad inmobiliaria local. El inspector tiene el derecho de evaluar los archivos al azar para asegurarse de que estén completos, que usted tenga registros precisos de las cuentas de depósito de garantía y que los archivos se mantengan durante el tiempo apropiado.

Linda revisa los documentos necesarios para asegurarse de que conoce todos los registros de transacciones que se deben mantener en cada archivo, incluido el acuerdo de cotización, el contrato de venta y otros documentos relevantes.

Resumen de la lección

Hay algunas cosas clave que debe recordar al manejar documentos como agente de bienes raíces. Los archivos de transacciones incluyen todos los registros relacionados con su negocio, incluidas las ventas, los cierres, los listados vencidos y el negocio potencial. Es necesario mantener todos los registros durante el tiempo requerido, a menudo cinco años o más. Los registros se pueden utilizar para problemas legales, errores y reclamaciones de seguros por omisión en caso de que haya pasado por alto o haya demostrado negligencia en la transacción, o de realizar auditorías de comisión para revisar sus archivos y asegurarse de que estén completos.

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