Técnicas de creación de equipos de gestión de proyectos

Propósito de los equipos

Hay algunas actividades en una empresa que deben realizarse con regularidad, se denominan actividades operativas . Mientras administra una casa, cocinar y limpiar son ejemplos de estas actividades. En los negocios, ejecutar una nómina y presentar impuestos son actividades operativas. Los equipos configurados para realizar actividades operativas se conocen principalmente como equipos funcionales .

Cuando es necesario lograr un tipo específico de objetivo dentro de un período de tiempo específico, las actividades se agrupan como un proyecto . A veces, los miembros del equipo se seleccionan de los equipos funcionales en función de sus fortalezas para lograr los objetivos del proyecto. Un ejemplo de esto sería renovar su hogar, ya que es un objetivo específico que desea lograr dentro de un período de tiempo específico.

Una organización funcional se estructura en base a departamentos. Cuando una organización se estructura con proyectos y funciones, se denomina organización matricial . Cuando una estructura organizativa está más orientada a proyectos, se la denomina matriz fuerte . Cuando una organización está más orientada hacia las funciones, se denomina matriz débil .

Técnicas de Team Building

Bruce Tuckman fue un profesor cuyo principal campo de investigación fue la dinámica de grupo . Clasificó la formación de equipos en etapas de desarrollo grupal. Veamos un escenario de ejemplo, usando sus métodos de organización.

Visualice el proyecto de una empresa para crear un sitio web para construir una marca y aumentar sus ventas. El patrocinador del proyecto es el director general de la empresa y asigna las principales responsabilidades al director del proyecto. El gerente de proyecto forma un equipo que incluye un diseñador de sitios web, un desarrollador de software y el líder de ventas. Veamos cómo pasará este equipo por las distintas etapas de la formación de equipos de acuerdo con las etapas de desarrollo grupal de Tuckman.

Formando

La formación es la etapa en la que se identifican los actores clave. El director del proyecto da las metas y las asignaciones a los distintos miembros del equipo. En este ejemplo, al diseñador del sitio web se le podrían proporcionar algunos sitios web de muestra en los que podría basar su diseño, se le podría pedir al desarrollador de software que dé una estimación de la cantidad de horas necesarias y se le podría pedir al líder de ventas que proporcione una plantilla escrita de cómo cierra las ventas. Una reunión de inicio es cuando los miembros del equipo se reúnen para discutir los objetivos y generalmente se lleva a cabo cuando comienza el proyecto. Acuerdos de equipose puede implementar en la etapa de formación para ayudar a establecer reglas básicas que eviten muchos conflictos y ayuden al equipo a funcionar sin problemas. Asignar las tareas claramente también ayuda a asegurarse de que el equipo funcione bien.

Asalto

El equipo se reunirá en la etapa de asalto en muchas reuniones. Podría haber una cantidad significativa de conflictos que deberían resolverse durante esta etapa. Por ejemplo, el vendedor podría no estar de acuerdo con el diseñador del sitio web y el diseñador del sitio web podría estar en desacuerdo con el enfoque del desarrollador de software. El director del proyecto trabaja en la resolución del conflicto y dirige el trabajo para lograr el objetivo. Tener procesos claros para la entrega también ayuda al buen funcionamiento del proyecto.

Normando

En la etapa de normalización , el equipo comienza a ponerse de acuerdo y avanzar. El sitio web comienza a tomar forma y todos están felices de ver el progreso y se sienten orgullosos. Los eventos de formación de equipos que no se centran en el proyecto en sí pueden ayudar a mejorar la moral del equipo y hacer que el equipo funcione como una unidad cohesiva. Las actualizaciones de estado periódicas en forma de reuniones o informes de estado mantienen informados a todos los miembros del equipo y ayudan a mejorar la moral y la colaboración del equipo.

Ejecutando

La etapa de actuación es muy productiva. Los miembros del equipo tienen un sentido de unión en esta etapa y pueden trabajar bien incluso a través de conflictos. Las celebraciones del final del proyecto pueden ayudar a crear un sentido de logro entre los miembros del equipo.

Resumen de la lección

Las organizaciones a menudo tienen actividades operativas o tareas que deben completarse con regularidad. Cuando una tarea debe completarse dentro de un período de tiempo específico, este proyecto se puede abordar mediante el trabajo en equipo. Según Bruce Tuckman, los equipos se pueden construir a través de cuatro etapas, que incluyen: formación , asalto , normalización y actuación . Hay varios ejercicios y técnicas de formación de equipos en cada etapa, como reuniones iniciales , acuerdos de equipo y actualizaciones periódicas de estado.. Durante las primeras etapas, el equipo llega a conocer sus responsabilidades y, a medida que avanza el proyecto, hay un funcionamiento más eficiente y un mayor rendimiento.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador