Técnicas de estimación de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba en la gestión de proyectos

Estimación en la gestión de proyectos

Un proyecto generalmente comienza con una idea. Por ejemplo, el equipo directivo de un vendedor de zapatos de calle decide reducir los costos de producción construyendo su propia fábrica. Cómo se logrará, cuánto tiempo llevará y cuánto costará se desconoce desde el principio. Sin embargo, para tomar una decisión sobre si vale la pena implementar el proyecto, estas preguntas deben responderse.

El proceso de predecir el costo y el tiempo necesarios para entregar los productos del proyecto se conoce como estimación . La estimación confiable es crucial para tomar decisiones informadas, evaluar la viabilidad de un proyecto, comprender los requisitos de recursos del proyecto, crear cronogramas de trabajo y monitorear el desempeño del proyecto.

Al evaluar la viabilidad de una nueva fábrica, deberá tener en cuenta el costo y la disponibilidad del terreno, el costo y la duración del trabajo de construcción real y cualquier inversión adicional en logística.

Como las estimaciones se crean antes de que se lleve a cabo el trabajo real, son inevitablemente inexactas. Naturalmente, una mayor precisión requiere más esfuerzo y dinero que se gasta en la estimación en sí, por lo que se debe lograr un equilibrio entre costos y precisión.

Para un proyecto enorme como una nueva fábrica, donde la inversión en consideración es significativa, se justifica el pago de dinero adicional al equipo que evalúa la propuesta. Las estimaciones para proyectos más pequeños pueden tomar solo unas pocas horas.

Técnica de estimación de arriba hacia abajo

La estimación descendente la realiza la alta dirección en función de la información general disponible sobre el proyecto. El proceso de estimación también puede estar respaldado por la experiencia o el aporte de un experto.

Por ejemplo, al estimar el costo de construcción de una fábrica, los gerentes de proyecto pueden confiar en la información histórica sobre cuánto han pagado los competidores por una fábrica de producción de calzado de capacidad similar, en lugar de tomar en consideración el entorno único de un proyecto en particular. Si bien esta es una forma rápida y rentable de estimar, ignora los detalles técnicos del proyecto. Por lo tanto, puede producir resultados inexactos.

Las técnicas de estimación de arriba hacia abajo deben usarse en condiciones de alta incertidumbre: el alcance del proyecto aún no está claro, el equipo está tomando decisiones estratégicas o para proyectos pequeños. Los métodos más populares para la estimación descendente incluyen:

• Método de consenso : en lugar de asignar el trabajo de estimación a una sola persona, este método se basa en la experiencia de varios altos directivos para mejorar la precisión de las estimaciones.
• Método de proporción : esta proporción se basa en una característica fundamental del proyecto, como el tamaño en metros cuadrados o la cantidad de funciones en el software, y el costo por metro o función para estimar el costo total y la duración del proyecto.
• Método de prorrateo : este método calcula el costo de las tareas individuales como un porcentaje del costo total del proyecto.
• Puntos de función : similar al método de razón, este método se basa en las características del proyecto, pero toma en consideración más de un parámetro y permite ponderar cada componente de manera diferente.
• Curvas de aprendizaje : útil para repetir tareas y proyectos, este método tiene en cuenta el hecho de que cada vez que se repite una actividad, llevará menos tiempo.

Técnica de estimación ascendente

La estimación ascendente se lleva a cabo una vez que se dispone de información detallada sobre el proyecto y se ha creado una estructura de desglose del trabajo. Una estructura de desglose del trabajo (WBS) demuestra todo el trabajo que debe realizarse en un proyecto, dividido en paquetes de trabajo más pequeños y documentado en una estructura jerárquica. Las estimaciones de tiempo y costo para cada paquete de trabajo individual son creadas por personas con experiencia en la tarea y luego se suman para llegar a la estimación total.

Para la fábrica de calzado, los paquetes de trabajo individuales, como la colocación de los cimientos, la fabricación de estructuras de acero y la instalación de la maquinaria, se estimarán por separado. Estas estimaciones se utilizarán para crear presupuestos por fases y para comparar los efectos de los diferentes métodos de entrega en los costos y el cronograma.

Las técnicas de estimación ascendente ayudan a evitar errores de pago en los contratos de precio fijo. También son ideales cuando el tiempo y el costo son importantes o cuando un cliente exige un alto nivel de detalle. Los métodos más populares para ascender incluyen:

• Plantillas : en caso de que la organización implemente una gran cantidad de proyectos similares, se puede preparar una plantilla de calendario y presupuesto. La estimación de un nuevo proyecto requerirá solo un ligero ajuste de la plantilla.
• Procedimientos paramétricos : este enfoque es similar al método de razón, pero las características que determinan el costo y la duración se calculan a nivel de tarea.
• Estimación de rango : en caso de que haya mucha incertidumbre en torno a los costos o la duración del proyecto, se pueden crear tres estimaciones en lugar de una: la más baja, la más alta y la más probable. La estimación final se calcula ponderando los tres valores.

El escenario recomendado para las estimaciones más confiables es comenzar con la estimación de arriba hacia abajo, luego crear una estructura de desglose del trabajo y llevar a cabo la estimación de abajo hacia arriba. Con base en la WBS, se puede desarrollar un cronograma y un presupuesto. Una vez hecho esto, se puede llegar a un acuerdo entre las estimaciones descendentes y ascendentes. Las cifras resultantes se pueden presentar al cliente.

Resumen de la lección

La estimación es el proceso de predecir el costo y el tiempo necesarios para entregar el proyecto. La estimación descendente la realiza la alta dirección en función de la información general disponible sobre el proyecto, mientras que la estimación ascendente la realizan expertos en la materia según la estructura de desglose del trabajo para los paquetes de trabajo individuales. Para mejorar la precisión de las estimaciones finales, se recomienda comenzar con estimaciones descendentes y realizar estimaciones ascendentes una vez que se disponga de información detallada sobre el proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador