Teoría de la gestión de sistemas

¿Qué es un sistema?

La gente parece tener sistemas para casi todo: cómo prepararse para el trabajo por la mañana, cómo cortar el césped e incluso cómo lavar los platos. Los hechos son que somos una sociedad de sistemas. Incluso las personas que no tienen un sistema, bueno, ese es su sistema para hacer las cosas. De una forma u otra, los sistemas están a nuestro alrededor y son parte de nuestro mundo.

Llevando esto un paso más allá, la teoría de la administración de sistemas cree que un sistema es una colección de partes reunidas para lograr una meta u objetivo final. Mirándolo desde esa perspectiva, si una parte del sistema falla o se elimina, el sistema en sí no puede funcionar. Piense si tiene un sistema para prepararse para el trabajo por la mañana y parte de ese sistema es tomar una ducha. Si no hay agua caliente (o peor aún, no hay agua), el sistema se estropea y se cambia. Todavía hay un sistema, pero no el que está acostumbrado, y tiene que cambiar el sistema para salir por la puerta e ir a trabajar.

Ese concepto es realmente la base de la teoría de la gestión de sistemas. Para esta teoría, todo es parte de un sistema. Todas las piezas van juntas y, aunque puede funcionar si se extrae una pieza, la funcionalidad se ve afectada y el sistema en sí ha cambiado.

La empresa y el sistema

Si tomamos ese proceso de pensamiento detrás de esta teoría, es seguro decir que podemos comenzar a ver cómo esta teoría ayuda con una representación global. Lo que quiero decir es que si tenemos sistemas y funcionan, podemos reproducirlos en todo el mundo (está bien, con algunas modificaciones). Tomemos McDonald’s, por ejemplo. Si bien la comida en otros países puede ser diferente (no hay hamburguesas en McDonald’s en la India), el sistema para obtener la comida es el mismo: camine hacia arriba, mire el menú en la pizarra, pida la comida combinada número 4 y estás en camino.

Por lo tanto, el sistema está duplicado en todo el mundo y funciona. Nuevamente, tenemos que hacer algunas modificaciones, pero no quiero que pienses que un sistema funciona igual en todas partes. Pero incluso con modificaciones, el sistema hace que sea mucho más fácil para una organización producir una experiencia de cliente similar en todo el mundo. Si bien McDonald’s es solo un ejemplo, hay muchos más, como Starbucks, Walmart y abordar un avión. La lista sigue y sigue.

Como puede ver, generalmente hay una empresa detrás del sistema, pero el sistema es parte de cómo funciona la empresa. En unos momentos vamos a hablar sobre diferentes puntos de vista sobre sistemas, y eso también te ayudará a comprender la teoría de la gestión de sistemas. La mejor manera de entender este concepto es imaginar el transporte y los diferentes modos de transporte. Podemos decir que nos vamos a California, pero podríamos tomar un autobús, un automóvil o un avión. Lo mismo se aplica a los diferentes puntos de vista de los tipos de sistemas involucrados en la teoría de la gestión de sistemas.

Tipos de sistema

Si bien los sistemas en sí pueden duplicarse y volverse globales, hay aspectos de los tipos de sistemas (o arquitectura, si lo desea) que ayudan a enmarcar el tipo de sistema que se está utilizando. En la teoría de la gestión de sistemas, tenemos tres tipos básicos de sistemas:

• Sistema abierto : un sistema que interactúa continuamente con el entorno que lo rodea. Por ejemplo, un fabricante puede utilizar varios proveedores diferentes de harina para fabricar el producto que produce, o una organización puede tener que moverse o cambiar a medida que cambian las demandas de los consumidores.
• Sistema cerrado : es lo opuesto a un sistema abierto. Es un sistema (o empresa) independiente del entorno que lo rodea. Por lo general, cuando miramos sistemas cerrados, estamos viendo tipos de productos de muy alta tecnología que tienen fuentes limitadas de entrada y producen un producto o salida consistente (como satélites espaciales). De hecho, los satélites se producen en un entorno protegido, como un laboratorio, para garantizar que no haya contaminación.

Una de las imágenes más simples que puede ayudarlo a comprender estos dos primeros tipos es un frasco. Cuando está abierto, es un sistema abierto. Puede interactuar con el aire, el agua y cualquier otra cosa a su alrededor. Cuando tiene una tapa, es un sistema cerrado. Solo puede interactuar con lo que está dentro del frasco, no hay influencias externas en él.

El tercer tipo básico es un:

• Subsistema : esto es mucho más fácil de entender. Este es un sistema que es parte de un sistema más grande, muy parecido a cómo el sistema de trenes alrededor de un aeropuerto puede llevarlo de una terminal a otra (la parte más grande del sistema).

Otra forma de obtener una imagen mental de los subsistemas es pensar en el cuerpo humano. Un gran sistema nos convierte en lo que somos. Sin embargo, tenemos los subsistemas del sistema digestivo, el sistema nervioso y el sistema circulatorio contenidos dentro de nosotros.

Los diferentes tipos de sistemas existen, por extraño que parezca, donde se necesitan. Es mejor no mirarlos realmente como sistemas separados, sino más bien como un punto de vista sobre qué tipo de sistema (o podríamos decir producto) está presente. Como nuestro ejemplo de la empresa que necesita harina, es solo un sistema abierto porque la empresa interactúa con el entorno que la rodea (una amplia gama de proveedores y luego, en última instancia, una amplia gama de consumidores). Un sistema cerrado podría estar representado por los mensajes que se reciban de la sede corporativa. Esos mensajes salen y le dicen qué hacer, y no buscan retroalimentación o interacción.

No se confunda con el hecho de que cuando hablamos de sistemas aquí, no estamos hablando de los pasos específicos que se necesitan para producir un producto, estamos hablando de si esos pasos, tomados en conjunto, tienen las características de un sistema abierto, cerrado. , o subsistema.

Orden y caos en los sistemas

No importa qué sistema esté presente, hay ocasiones en las que el sistema funcionará correctamente y tendrá sinergia , o ordenará un proceso en el que todas las partes trabajen armoniosamente y al unísono entre sí. O, hay momentos en que la entropía estará presente, y eso es discordia o falta de previsibilidad, una disminución gradual hacia el desorden. En otras palabras, o las cosas funcionan juntas o no. No importa qué sistema tenga (abierto, cerrado o subsistema), puede haber sinergia o entropía presente. Es una cuestión de cómo los gerentes que producen el producto quieren que funcione el sistema.

• ¿Quieren que todos estén en la misma página y trabajen al unísono como un equipo (como un piloto y un copiloto de un avión)?
• ¿Les gusta cuando hay discordia y las personas compiten o luchan entre sí (como un equipo de ventas donde a veces se prefiere la competencia natural y la discordia)?

No importa qué sistema, organización o proceso esté presente, habrá diversos grados de sinergia o entropía presentes. Depende de un gerente administrar estas áreas y promoverlas o eliminarlas de la situación.

Resumen de la lección

Recuerde, la teoría de la administración de sistemas cree que un sistema es una colección de partes reunidas para lograr algún objetivo u objetivo final. Además, dentro de ese proceso de pensamiento, tenemos diferentes tipos de sistemas:

• Sistema abierto : un sistema que interactúa continuamente con el entorno que lo rodea.
• Sistema cerrado : es lo opuesto a un sistema abierto. Es un sistema (o empresa) independiente del entorno que lo rodea.
• Subsistema : un sistema que forma parte de un sistema más grande.

Estos tipos de sistemas pueden operar con sinergia o entropía . El hecho de que el sistema esté presente no significa que funcionará sin problemas. El sistema que utiliza una organización depende del tipo de producto que produce y de cómo desea funcionar la empresa. No importa qué, al final del día, todas las empresas deben tener un sistema para funcionar; es solo una cuestión del tipo de sistema que elijan.

Los resultados del aprendizaje

Después de ver esta lección, debería poder:

• Explicar la teoría de la gestión de sistemas.
• Identificar los diferentes tipos de sistemas y sus usos.
• Describir cómo funcionan los sistemas a través de la sinergia y la entropía.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador