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Tiempo de holgura: definición, seguimiento y ejemplo

Publicado el 9 diciembre, 2020

Definición de tiempo de inactividad

El tiempo de inactividad es en realidad un término profesional que se utiliza en la gestión de proyectos para ayudar a las personas a determinar cuánto tiempo hay disponible entre los distintos pasos de un proyecto. En la gestión de proyectos, no se trata de ser vago, aunque el término holgura suele estar relacionado con ser vago y no hacer nada. En cambio, le dice cuánto tiempo tiene para comenzar una tarea en particular en un proyecto para mantener el proyecto a tiempo. Si supera el tiempo de inactividad, retrasará el proyecto. El tiempo de inactividad se crea cuando ciertas tareas del proyecto toman más tiempo que otras.

Por ejemplo, Fred está trabajando en un gran proyecto y es responsable de crear los materiales de marketing para el proyecto. Ahora, Fred no puede comenzar su trabajo hasta que se haya finalizado el prototipo del proyecto y todos los detalles técnicos y otros detalles del proyecto también se hayan finalizado sin otros cambios futuros.

Sin embargo, al mismo tiempo, Fred también debe asegurarse de comenzar su trabajo en el proyecto para que no lo retrase. Por lo general, Fred tarda una semana en completar sus materiales de marketing, por lo que debe comenzar su trabajo una semana antes de la fecha límite. La diferencia de tiempo entre el tiempo que absolutamente necesita para comenzar el trabajo para que el proyecto no llegue tarde y el tiempo que puede comenzar a trabajar en su parte de la tarea es el tiempo de inactividad.

Importancia del tiempo de inactividad

El tiempo de inactividad es una métrica muy importante que mantiene un proyecto a tiempo. Sin conocer el tiempo de inactividad, puede resultar fácil retrasar un proyecto. Sin embargo, con un tiempo de inactividad calculado cuidadosamente, todos los que trabajen en el proyecto sabrán cuánto tiempo tienen para terminar cualquier tarea en particular de un proyecto. Si todos tienen en cuenta el tiempo de inactividad cuando trabajan en el proyecto, el proyecto terminará a tiempo.

Puede decir que el tiempo de inactividad es importante para mantener el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Si el proyecto se retrasa, a la empresa le cuesta más dinero terminarlo. Este costo adicional puede realmente evitar que el proyecto sea exitoso.

Fred, por ejemplo, puede comenzar en cualquier momento durante su tiempo de inactividad para mantener el proyecto a tiempo. Pero si comienza después de que termine su tiempo de inactividad, hará que el proyecto se retrase. Y si retrasa el proyecto, la empresa tendrá que gastar más dinero en el proyecto, ya que paga por todos los empleados que ahora esperan que Fred termine antes de que puedan completar sus tareas.

Seguimiento del tiempo de inactividad

Dado que el tiempo de inactividad es tan importante, veamos qué necesita para realizar un seguimiento o calcular el tiempo de inactividad.

De hecho, es un cálculo muy sencillo. Solo necesitas conocer dos fechas importantes. Estas son la fecha y / o hora más temprana en que se puede iniciar una tarea en particular y la fecha más tardía en la que se debe iniciar una tarea en particular . Estas fechas y horas también se basan en cuánto tiempo se necesita para completar una tarea.

La última hora para comenzar es la fecha de vencimiento menos el número de días necesarios para completar la tarea, mientras que la primera hora para comenzar es cuando finaliza la tarea dependiente anterior. Esta es la fórmula que puede utilizar para realizar un seguimiento del tiempo de inactividad:

  • Tiempo de inactividad = Última hora para comenzar – Primera hora para comenzar

Por ejemplo, para la tarea de Fred de crear los materiales de marketing, lo más temprano que puede comenzar es el jueves 30 de noviembre, ya que es cuando se finaliza el prototipo de trabajo y también se finalizan todos los detalles del proyecto. Fred ahora puede comenzar a trabajar en sus materiales de marketing, ya que ahora conoce todos los detalles del proyecto que puede usar para crear los materiales. Entonces, el jueves 30 de noviembre es su primera hora para comenzar. El gerente de marketing debe tener los materiales de marketing de Fred antes del lunes 18 de diciembre, para que pueda comenzar a comercializar el proyecto terminado. Como Fred tarda una semana en terminar su trabajo, la última hora para comenzar es el lunes 11 de diciembre.

El tiempo de inactividad de Fred es tanto:

  • Tiempo de inactividad = 11 de diciembre – 30 de noviembre
  • Tiempo de inactividad = 11 días

Fred tiene 11 días de tiempo libre. Esto significa que Fred tiene 11 días para trabajar en otros proyectos desde el momento más temprano en que puede comenzar el proyecto hasta el momento en que termina. Si Fred comienza el proyecto temprano, tendrá algo de tiempo durante su tarea para trabajar en otros proyectos y aún terminará a tiempo. Una cosa que Fred debe tener en cuenta es que no puede superar esos 11 días de inactividad. Fred tendrá que hacer un seguimiento de cuánto tiempo está empleando en otros proyectos para no sobrepasar su tiempo de inactividad.

Ejemplo de tiempo de inactividad

Veamos ahora un ejemplo.

Esta vez, piense en sí mismo como el director de proyecto de una empresa de impresión y marketing de libros. Está en medio de la planificación del lanzamiento de un nuevo libro de uno de sus autores. La tarea en la que está trabajando en este momento es la impresión de los materiales de marketing para el nuevo libro. Esto incluye las cubiertas de los libros y los volantes para publicar en varios tableros de anuncios de la comunidad. Mientras escribe esta tarea, piensa en el tiempo de inactividad.

En primer lugar, esta tarea no puede comenzar hasta que el autor haya dado su aprobación a las partes del libro que se pueden usar para atraer a los lectores a leerlo. Y esta tarea debe realizarse antes de que se publique el libro.

Si observa su horario, verá que le ha dado al autor hasta el 28 de febrero, el último día de febrero, para que dé el visto bueno a los materiales del libro que se pueden utilizar. Luego, el libro saldrá a la venta el 15 de marzo. Se necesitan 6 días para imprimir todos los materiales. Entonces, la última hora para comenzar a imprimir es 6 días antes del 15 de marzo, que es el 9 de marzo.

Calcular el tiempo de inactividad le da esto:

  • Tiempo de inactividad = 9 de marzo – 28 de febrero
  • Tiempo de inactividad = 9 días

El tiempo de inactividad aquí es de 9 días. Luego, escribe esta información junto a la tarea de impresión en la que está trabajando y luego pasa a las otras tareas que deben realizarse.

Resumen de la lección

¡Revisemos!

El tiempo de inactividad es en realidad un término profesional que se utiliza en la gestión de proyectos para ayudar a las personas a determinar cuánto tiempo hay disponible entre los distintos pasos de un proyecto. Le dice cuánto tiempo tiene para iniciar un proyecto para mantenerlo a tiempo. Si pasa el tiempo de inactividad sin iniciar una tarea, retrasará el proyecto.

El tiempo de inactividad es importante ya que mantiene el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Cuanto más se retrasa un proyecto, más caro se vuelve.

Para rastrear o calcular el tiempo de inactividad, use esta fórmula:

  • Tiempo de inactividad = Última hora para comenzar – Primera hora para comenzar

La última hora para comenzar es la fecha de vencimiento menos el número de días necesarios para completar la tarea. El momento más temprano para comenzar es cuando finaliza la tarea dependiente anterior.

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