Tipos de documentación en la gestión de proyectos

Documentación de gestión de proyectos

La documentación en la gestión de proyectos es fundamental. Hay muchos tipos de documentos de proyecto, que también se conocen como artefactos de proyecto. ¿Cómo decide qué documentos utilizar para sus proyectos? Sus oficinas de gestión de proyectos (PMO) le proporcionarán orientación sobre los documentos de proyecto mínimos requeridos para utilizar en sus proyectos. Sus PMO no lo penalizarán por usar documentos adicionales por encima de los documentos requeridos; sin embargo, sus PMO lo penalizarán por no usar los documentos de proyecto mínimos requeridos.

Veamos 10 de los documentos de proyecto más comunes, incluidos los documentos de proyecto formales e informales:

1. Programación del proyecto: por lo general, los gerentes de proyectos utilizan software de proyectos para administrar los programas, recursos, dependencias y costos de los proyectos.
2. Gestión de riesgos: un documento de gestión de riesgos se utiliza con el fin de capturar los riesgos por grupo y categoría, y le permite clasificar o priorizar sus riesgos. Los riesgos pueden convertirse en problemas.
3. Registro de problemas: los problemas pueden impedir que su proyecto avance o retrasar la fecha de implementación. Debe utilizar este documento para realizar un seguimiento de sus problemas hasta su finalización.
4. Presupuesto del proyecto: es imperativo realizar un seguimiento del presupuesto de su proyecto. Este documento le permite realizar un seguimiento de todos los costos asociados con su proyecto. Los costos del proyecto incluyen recursos, hardware, software y proveedores.
5. Plan de comunicación: este es un documento clave del proyecto porque comunica de manera proactiva a todas las partes interesadas sus medios de comunicación, la frecuencia de la comunicación y el contenido de la comunicación. No quiere que sus partes interesadas adivinen sobre su estrategia de comunicación.
6. Informe de estado del proyecto: debe comunicar el estado de su proyecto a las partes interesadas y debe informar sobre el progreso y los logros, los riesgos, los problemas y los próximos pasos.
7. Carta del proyecto: este documento captura el acuerdo mutuo y el inicio de un proyecto. La carta contiene un cronograma de alto nivel, supuestos y limitaciones de alto nivel y requisitos del proyecto.
8. Agenda / Minutas de la reunión: Documente sus reuniones formales de estado. Muchas organizaciones tienen plantillas de reuniones existentes para que pueda crear su agenda de reuniones. La asistencia a las reuniones tiende a ser mayor cuando los invitados pueden verificar de antemano que su reunión será productiva. Debe volver a capturar las discusiones de la reunión utilizando el documento de las actas de la reunión porque ayudaría a proporcionar claridad después de la reunión y / o descubrir discrepancias.
9. Plan de prueba de garantía de calidad (QA): revisar y autorizar el documento de QA de sus proyectos podría ahorrar tiempo y dinero más adelante durante la fase de prueba de su proyecto. El documento de QA contiene la estrategia de prueba, las herramientas de prueba (automatización), la duración de alto nivel y una serie de probadores de QA.
10. Plan de gestión de proyectos: El Project Management Institute (PMI) consolidó nueve planes subsidiarios, que incluyen:

• Gestión del alcance
• Gestión de programación
• Administracion de recursos
• Gestión de la calidad
• La mejora de procesos
• Gestión de personal
• Gestión de la comunicación
• Gestión de riesgos
• Dirección de Procuración

Herramientas de documentación

Muchas organizaciones establecerán plantillas de proyectos y software de proyectos para ayudar a los gerentes de proyectos a completar sus tareas administrativas. El PMI ofrece más de 1.000 plantillas de documentos de proyectos como beneficio de la membresía. Es cierto que seleccionar entre 1.000 plantillas puede resultar abrumador; sin embargo, el objetivo es proporcionar una gran colección de plantillas de documentos de proyecto para que las PMO seleccionen las mejores plantillas adecuadas para sus organizaciones.

Normalmente, las PMO tienen repositorios de documentos de proyecto centralizados para que usted seleccione y recupere plantillas de documentos de proyecto. Los repositorios de documentos del proyecto generalmente se almacenan en una ubicación centralizada en sitios web, intranets y directorios. Los gerentes de proyecto son responsables de revisar las pautas de su PMO para determinar el tipo de documentos apropiados para su proyecto.

Por ejemplo, la PMO de East Bank planea implementar dos proyectos importantes. Se espera que el primer proyecto se complete en seis meses y, debido al pequeño tamaño del proyecto, se seleccionó a un gerente de proyecto para utilizar siete de los documentos de proyecto antes mencionados. Por otro lado, el director de proyecto del segundo proyecto decidió utilizar cada uno de los documentos de proyecto mencionados anteriormente. Las PMO comunicarán los documentos requeridos del proyecto frente a los documentos opcionales. Los documentos de proyecto utilizados suelen estar determinados por el tamaño y la complejidad de un proyecto.

Resumen de la lección

Sus oficinas de gestión de proyectos (PMO) comunicarán los documentos del proyecto y lo dirigirán a su repositorio de documentos del proyecto, que se puede encontrar en una ubicación centralizada que puede estar ubicada en el sitio web, los directorios de archivos o la intranet de las PMO. Diez de los documentos de proyecto más comunes incluyen el cronograma del proyecto, la gestión de riesgos, el registro de problemas, el presupuesto del proyecto, el plan de comunicación, el informe de estado del proyecto, el estatuto del proyecto, la agenda y las actas de la reunión, el plan de prueba de garantía de calidad (QA), y el plan de gestión del proyecto.

Sin embargo, debe seleccionar los tipos de documentación del proyecto que se utilizarán para su proyecto según lo descrito por sus PMO. Si no comprende cómo utilizar algunos de los documentos de su proyecto, comuníquese con sus PMO para recibir capacitación. El objetivo de los diferentes tipos de documentos de proyecto es ayudarlo a entregar sus proyectos con éxito.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador