Tipos de fondos universitarios en contabilidad

Publicado el 19 septiembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Fuentes primarias de fondos

Cuando los estudiantes, padres y contribuyentes piensan en la universidad o colegio público local, a menudo piensan que la mayor parte del dinero para administrar la institución proviene de los contribuyentes y la matrícula. Para muchas instituciones, estas dos fuentes proporcionan entre el 70 y el 80 por ciento de sus fondos. Pero hay muchas más fuentes de fondos.

Los colegios y universidades reciben obsequios de donantes. Venden boletos para eventos y mercadería a través de la librería o acuerdos de licencia. La educación superior recibe más fondos de investigación de subvenciones estatales y federales que cualquier otro sector. Dependiendo del estado en el que se encuentren, los colegios y universidades también pueden ofrecer bonos, pidiendo dinero prestado a los inversores. Dentro de la educación superior, estas fuentes de fondos crean lo que muchos llaman “diferentes colores de dinero”.

Cada una de estas fuentes de financiación se utiliza normalmente para un tipo de coste diferente. Esto crea un sistema de contabilidad complejo, ya que gran parte de esta financiación no es muy fungible o intercambiable con los usos específicos de otros fondos. Así es como los colegios y universidades se colocan en posiciones incómodas, como decirles a los profesores y al personal que no obtendrán un aumento, incluso mientras se construye un nuevo estadio de fútbol. La nómina generalmente se cubre con la matrícula y las asignaciones estatales, mientras que un nuevo estadio de fútbol se pagaría con fondos de donantes o fondos de préstamos. Sin embargo, los fondos de los donantes prácticamente nunca se utilizan para pagar al personal docente y administrativo.

Tipos típicos de gastos y sus fuentes

Cada estado, institución, agencia otorgante y donante tiene diferentes requisitos y expectativas sobre cómo se gastará su dinero. Debido a esto, no hay forma de decir, con certeza, que un tipo específico de gasto será cubierto por una fuente definida. Sin embargo, existen algunas buenas reglas generales.

Hay seis tipos básicos de gastos en educación superior. Son:

  • Fondos actuales , utilizados principalmente para los costos diarios de funcionamiento de la escuela; recibido principalmente de matrículas y asignaciones estatales.
  • Fondos de plantas , utilizados principalmente para mantener los edificios y mantenerlos limpios; recibido principalmente de matrículas y asignaciones estatales.
  • Fondos de préstamos , utilizados principalmente para construir o renovar instalaciones; recibido mediante la emisión de bonos.
  • Fondos de dotación , utilizados principalmente para becas y algo de apoyo a la facultad; recibidos de intereses pagados sobre donaciones de donantes invertidas.
  • Fondos de renta vitalicia y anualidad , utilizados principalmente para becas; recibidos de donantes.
  • Fondos de agencias , utilizados principalmente para financiar proyectos de investigación; recibido principalmente de agencias gubernamentales y fundaciones privadas.

Contabilidad interna de fondos universitarios

Al igual que en el ejemplo anterior, en el que la compensación de los profesores y el personal es limitada mientras se construye un estadio de fútbol, ​​la variedad de fondos, fuentes y gastos requiere un sistema de contabilidad complejo. Es por eso que en lugar de utilizar una cuenta de base devengada o de caja, las instituciones de educación superior utilizan lo que se llama contabilidad de fondos . En lugar de centrarse en la rentabilidad, la contabilidad de fondos se centra en la responsabilidad contabilizando cada fuente de fondos dentro de su propio libro mayor.

Si bien la contabilidad de fondos facilita el cumplimiento de los requisitos determinados por la fuente de los fondos, también crea complejidades cuando un tipo de gasto puede pagarse con diferentes tipos de fondos. Veamos el salario de los profesores como ejemplo.

Es muy común que un miembro de la facultad se involucre en la investigación y la docencia. Por lo tanto, pueden tener una subvención (fondos de la agencia) que pague parte de su salario. También tendrán matrícula (fondos actuales) que pagarán la parte de enseñanza de su salario. Además de esas dos fuentes, pueden tener apoyo de la facultad que se paga mediante una donación (fondos de dotación). Ese empleado termina teniendo tres fuentes para su salario en lugar de una cuenta operativa general.

Resumen de la lección

En esta lección discutimos diferentes fuentes de fondos y tipos de gastos que son comunes en el entorno de la educación superior. Las principales fuentes de fondos son la matrícula, las asignaciones estatales, las subvenciones, las donaciones y las deudas. Estas fuentes de fondos pagan por los seis principales tipos de gastos, que son los fondos actuales , los fondos de las plantas , fondos de dotación , fondos de la agencia , los fondos de préstamos y fondos de renta anualidad y la vida .

La complejidad de esta contabilidad requiere su propio sistema: contabilidad de fondos . La contabilidad de fondos ayuda a los administradores universitarios a centrarse en la responsabilidad ante la fuente de los fondos en lugar de la rentabilidad. Este sistema de contabilidad también permite utilizar más de una fuente de fondos para cubrir un gasto aplicable, como los salarios de los profesores.

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