Uso de diagramas de redes para el desglose y seguimiento de tareas

¿Qué es un diagrama de red?

¿Está familiarizado con la frase “una imagen vale más que mil palabras”? Esto es lo que le ayudará a crear diagramas de red en la gestión y seguimiento de las actividades de su proyecto.

Un diagrama de red se define como una vista de imagen del cronograma de su proyecto y está diseñado para ayudarlo a ver las actividades de su proyecto en un nivel alto y / o desglosar las actividades del proyecto al nivel de las tareas. El cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos (o PMBOK) establece que los diagramas de red le ayudan a identificar las dependencias de su proyecto, lo que significa identificar la secuencia de las actividades de su proyecto en la estructura de desglose del trabajo. PMBOK también establece que un diagrama de red del cronograma del proyecto es uno de los artefactos de su proyecto, que es el término utilizado para una entrada para desarrollar el cronograma del proyecto.

Por ejemplo, un gerente de proyecto asumió una asignación voluntaria para un proyecto de renovación del edificio de una iglesia. Aunque no estaba familiarizada con la industria de la construcción, la directora del proyecto trabajó en estrecha colaboración con sus expertos en la materia (o pymes) y creó un diagrama de red del cronograma del proyecto. Tenga en cuenta que, antes de unirse al proyecto, los líderes de la iglesia estimaron que el proyecto tardaría 6 meses en completarse. Sus PyMEs le proporcionaron una lista de tareas de remediación, incluyendo reemplazo del techo, remoción de asbesto, creación de planos de plomería, planos eléctricos, subproyecto de postes telefónicos, etc. El gerente del proyecto y las PyMEs trazaron estratégicamente las dependencias y la secuencia de actividades del proyecto . El diagrama de red del cronograma del proyecto permitió a las PYME y a los recursos no técnicos ver las tareas que debían realizarse en el proyecto y se elaboró ​​un cronograma realista del proyecto. El proyecto se completó en 3 años, según lo programado.

Beneficios de usar diagramas de red

En términos generales, los jefes de proyecto suelen utilizar los diagramas de red del cronograma del proyecto para secuenciar las actividades del proyecto, lo que significa trazar estratégicamente las actividades del proyecto para las dependencias del proyecto y calcular el orden de las actividades del proyecto. En otras palabras, un gerente de proyecto podría esperar que un diagrama de red lo ayude a trazar estratégicamente las actividades del proyecto para las dependencias y a determinar las fechas más tempranas y últimas para comenzar las tareas del proyecto o las estructuras de desglose del trabajo. El diagrama de red le permite ilustrar las tareas de los predecesores y sucesores.

La facilidad para rastrear la progresión de su proyecto es otro uso común de los diagramas de red del cronograma del proyecto. Algunas personas utilizan un esquema de colores para demostrar el estado del proyecto. Por ejemplo, es posible que desee utilizar la siguiente combinación de colores:

• Verde = cuando las tareas están en progreso y a tiempo
• Amarillo = cuando las tareas están en progreso y tarde
• Rojo = cuando las tareas comienzan tarde o se retrasan
• Azul = cuando se completa el proyecto

Aunque la secuenciación de la estructura de desglose del trabajo y el seguimiento del proyecto son los usos más comunes de los diagramas de red, echemos un vistazo a algunos beneficios adicionales del uso de diagramas de red para el desglose y seguimiento de tareas del proyecto:

• Ruta crítica: proporciona una imagen del tiempo más temprano posible en que puede entregar su proyecto y / o la ruta más larga de su estructura de desglose de trabajo para completar su proyecto.
• Acortando el cronograma del proyecto: el cronograma del proyecto con vista de imagen le permitirá identificar mejor las oportunidades para programar tareas de su estructura de desglose del trabajo en paralelo (es decir, completar el trabajo simultáneamente)
• Eliminación de reprocesos: un cronograma gráfico ayuda a crear un orden lógico para el desglose de tareas
• Identificación de brechas: después de desarrollar el cronograma de su proyecto, la creación de una vista de imagen ayuda a identificar las brechas en la estructura de desglose de tareas

Dos ejemplos de la vida real

Ejemplo uno:

A continuación, se muestra un ejemplo de un análisis de brechas. Un gerente de proyecto se unió a un proyecto de software de mantenimiento de registros automatizado que ya estaba en marcha y, mientras leía el documento de requisitos comerciales, creó un diagrama de red para trazar el alcance. Como resultado de la creación del cronograma de la red de actividades del proyecto, el gerente del proyecto descubrió que los requisitos no abordaban cómo el software soportaría las contribuciones perdidas.

Ejemplo dos:

A continuación se muestra un ejemplo de cómo el uso de diagramas de red podría eliminar el retrabajo. Un gran proyecto de construcción de una sala de conferencias profesional fue administrado por un gerente de proyectos sin experiencia que decidió que no necesitaba crear un diagrama de red del cronograma del proyecto. Al final del proyecto, instalaron el sistema de sonido y su única opción era pasar todos los cables por el frente del centro de conferencias (en el área del podio). Aunque fue una pesadilla pasar por encima de todos esos cables y los cables disminuyeron la belleza de la sala de conferencias, el liderazgo decidió que el costo de la reparación para colocar los cables debajo del piso era enorme y no podían permitirse el lujo de hacer el cambio. Esto podría haberse evitado utilizando un diagrama de red.

Herramientas y técnicas

Puede construir sus diagramas de red utilizando una pizarra, que es un proceso manual, o utilizando un proceso automatizado como el software de gestión de proyectos. Algún software creará sus diagramas de red mientras crea su estructura de desglose de trabajo o actividades de proyecto. El objetivo de utilizar software de gestión de proyectos es ahorrar tiempo y aumentar la precisión; sin embargo, debe tener en cuenta que algunos softwares de gestión de proyectos en el mercado no hacen un buen trabajo al crear diagramas de red.

Resumen de lecciones

Repasemos lo que hemos aprendido …

Un artefacto de proyecto conocido como diagrama de red es una vista de imagen del cronograma de su proyecto, y está diseñado para ayudarlo a ver las actividades de su proyecto en un nivel alto y / o desglosar las actividades del proyecto al nivel de las tareas. Puede ayudar a aumentar la precisión del cronograma de un proyecto. Los gerentes de proyecto utilizan estos diagramas para secuenciar las actividades del proyecto, lo que significa trazar estratégicamente las actividades del proyecto para las dependencias del proyecto y calcular el orden de las actividades del proyecto.

Por lo general, los diagramas de red se utilizan para desglosar tareas y realizar un seguimiento de la progresión de los proyectos. En primer lugar, la creación de una vista de imagen de sus tareas ayudará a identificar las tareas y, en segundo lugar, la creación de un esquema de color le proporcionará a usted y a sus equipos una imagen visual del estado del proyecto.

Sin embargo, existen beneficios adicionales interrelacionados con respecto a la construcción de diagramas de red del cronograma del proyecto, que son:

• Vista de imagen de la ruta crítica
• Acortando el cronograma de su proyecto
• Identificar brechas
• Eliminando el retrabajo

Si desea entregar su proyecto con éxito, no puede permitirse no construir un diagrama de red del cronograma del proyecto.