Uso de entrevistas de salida para identificar problemas en equipos de trabajo

Aprender de los errores y el éxito

Imagine que ha pasado dos años liderando un equipo que trabaja para lograr el objetivo de mejorar el flujo de clientes a través de una tienda minorista. Aproximadamente a la mitad de esos dos años, un empleado del equipo se pierde repentinamente dos reuniones de equipo consecutivas. Después de localizar al empleado y preguntarle sobre la ausencia, se entera de que el empleado quiere dejar el equipo porque siente que su presencia ya no es importante. No es probable que obligue a la empleada a volver al equipo del lugar de trabajo, pero ciertamente es importante comprender por qué no quería regresar y por qué acaba de enterarse del problema.

Las entrevistas de salida son como un botón de búsqueda. Ayudan a los líderes de equipo a descubrir cosas importantes sobre la dinámica del equipo.

Definición de entrevistas de salida

Sin una entrevista de salida , los líderes de equipo nunca sabrán qué causó la salida de un empleado. Una entrevista de salida es el proceso de escuchar a los empleados que dejan un puesto actual en el equipo u organización. Aunque se trata de discusiones bidireccionales, las entrevistas de salida deberían ser más sobre escuchar que sobre hablar. Cuando los empleados abandonan un equipo del lugar de trabajo, es fundamental que la organización comprenda el motivo de la salida para que puedan responder de manera adecuada. Independientemente de si la salida se produce por una razón positiva o negativa, las entrevistas de salida brindan a los empleadores la oportunidad de cambiar la configuración de los equipos del lugar de trabajo para lograr sus objetivos.

Componentes de una entrevista de salida

Experiencias de equipo positivas frente a negativas

Aunque la mayoría de las organizaciones realizan entrevistas de salida para los empleados que dejarán la empresa, un número mucho menor realiza entrevistas de salida cuando las personas buscan ser retiradas de un equipo de trabajo. Esto es un error porque priva a la organización de la oportunidad de realizar mejoras basadas en comentarios que de otra manera no obtendrían. Durante las entrevistas de salida, los empleados casi siempre son más sinceros porque su salida del equipo significa cerrar un capítulo en su vida profesional.

Cuando se realizan entrevistas de salida, siempre se incluirán algunas vías de investigación. Una de las primeras preguntas en una entrevista de salida debe determinar si el empleado deja el equipo por razones positivas o negativas. La razón por la que es importante captar esto temprano es porque permite al entrevistador colocar las respuestas en contexto. En otras palabras, es probable que un empleado que deja un equipo debido a una experiencia negativa enmarque las respuestas de manera negativa. Por el contrario, es probable que los empleados que asciendan y salgan del equipo enmarquen sus experiencias de una manera mucho más favorable.

Todo el mundo quiere que un equipo sea cohesionado y funcional, y las entrevistas de salida ayudan a evaluar el progreso hacia este objetivo.

Evaluación de liderazgo

Un segundo elemento crítico de una entrevista de salida es una evaluación de la situación de liderazgo dentro del equipo. Cuando los empleados abandonan un equipo del lugar de trabajo por una razón negativa, el liderazgo del equipo casi siempre se cita como un factor en la decisión. Como resultado, siempre se debe pedir a un empleado saliente que discuta los pros y los contras asociados con el líder del equipo.

Es importante tener en cuenta que pedirle a un empleado saliente que evalúe el liderazgo del equipo no significa que tenga que aceptar todas sus declaraciones como un hecho. En otras palabras, un entrevistador de salida puede escuchar a un empleado que se retira discutir las fallas que observaron en el liderazgo del equipo, pero el entrevistador debe entender que esta es una perspectiva y no aceptar todo lo dicho como una verdad sustancial. Cualquier declaración presentada como un hecho por el empleado saliente debe ser verificada de forma independiente si se eleva al nivel de algo que podría resultar en cambios significativos en el liderazgo del equipo.

El Plus / Delta

El ejercicio Plus / Delta es otra parte fundamental de una entrevista de salida. El proceso recibe su nombre de la letra griega Delta (Δ), que se utiliza en matemáticas y ciencias como símbolo del cambio. Asimismo, el signo más describe actividades o funciones de valor agregado. Durante una entrevista de salida, el proceso le pide al empleado que brinde información sobre las prácticas del equipo que deben estar sujetas a cambios, así como las prácticas que deben conservarse porque agregan valor continuamente.

Un método simple pero efectivo para realizar un Plus / Delta es usar una hoja de papel dividida en dos columnas. Se solicita al empleado que se retira que coloque sus observaciones en las columnas correspondientes.

Seguimiento y actuación sobre los resultados de la entrevista de salida

Debido a que el propósito principal de las entrevistas de salida es identificar oportunidades para la mejora del equipo, una organización debe considerar que el seguimiento es un paso integral en el proceso de la entrevista de salida en lugar de algo que se debe hacer una vez que se completa el proceso. En otras palabras, la verificación de afirmaciones fácticas y la consideración de ajustes en la dirección del equipo no deben dejarse de lado ni descuidarse por cuestión de tiempo; esto corre el riesgo de hacer inútil el ejercicio.

Durante el período de seguimiento, la persona encargada de verificar las declaraciones fácticas debe utilizar un enfoque sistemático. Los métodos deben incluir:

• Realización de una verificación independiente de observaciones objetivas. (Por ejemplo, si el empleado que abandona el equipo de trabajo menciona una falta de capacidad de respuesta del líder del equipo, los datos deben revisarse para verificar y cuantificar el alcance de esta interrupción de la comunicación).
• Determinar si el empleado saliente hizo observaciones o desarrolló opiniones basadas en menos de todos los datos.
• Considerar una discusión con los miembros que todavía están en el equipo para evaluar si comparten las mismas preocupaciones.

Un buen seguimiento convierte los datos de la entrevista de salida en acción.

Resumen de la lección

Una entrevista de salida es un ejercicio de escucha en el que se pide a los empleados que salen de un equipo del lugar de trabajo que compartan sus observaciones relacionadas con su experiencia en el equipo. En la mayoría de los casos, las primeras preguntas de la entrevista deberían ayudar a identificar si la salida del empleado fue un hecho negativo o positivo, ya que esto enmarcará el resto de la entrevista.

Una buena entrevista de salida siempre incluirá algunos componentes básicos, incluidas preguntas sobre sus experiencias en el equipo, su relación con el líder del equipo y un ejercicio Plus / Delta donde los empleados enumeran las oportunidades de mejora, así como las actividades de valor agregado del equipo.

Debido a que la falta de acción hace que una entrevista de salida no tenga valor, las entrevistas de salida siempre deben considerarse un seguimiento de alta prioridad. Durante el seguimiento, es importante verificar cualquier declaración de hechos realizada por el empleado que se retira.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador