Uso de funciones avanzadas de combinación de correspondencia en Microsoft Word

Revisión rápida de la combinación de correspondencia

Para que podamos asegurarnos de comenzar en la misma base, comencemos con una breve descripción general de la función de combinación de correspondencia en Word. Encontrada en la pestaña Correspondencia en Word 2016, la función de combinación de correspondencia le permite combinar información individual (como nombres, direcciones, títulos e incluso información personalizada) con una carta modelo, correo electrónico, etiqueta, etc.

Seis pasos del mago

Hay seis pasos en el asistente de combinación de correspondencia:

1. Seleccione el tipo de documento
2. Iniciar el documento
3. Seleccionar destinatarios
4. Escribe tu carta
5. Vista previa de sus letras
6. Completa la fusión

Paso 1: seleccione el tipo de documento

El paso 1 no tiene funciones avanzadas, ya que es solo el paso en el que selecciona el tipo de documento que está creando (es decir, una carta, correo electrónico, sobre o etiqueta). Sin embargo, a partir del paso 2, hay opciones adicionales que añaden un poco más de flexibilidad a la combinación de correspondencia.

Paso 2: Inicie el documento

La opción predeterminada en el paso 2 es utilizar el documento en blanco actual como documento para su combinación. Básicamente, está comenzando desde cero con esta opción y luego creará su documento utilizando el archivo actual que está ejecutando el asistente de combinación de correspondencia. Esto puede funcionar y ser el método habitual, pero también puede seleccionar comenzar desde una plantilla o comenzar desde un documento existente.

Si selecciona ‘comenzar desde una plantilla’, se lo llevará a la base de datos de plantillas de Word , que son varios tipos de documentos creados previamente. Puede seleccionar cualquiera de ellos para que se convierta en el documento con el que fusionará su información individual.

También es posible que ya tenga un documento para usar en la combinación de correspondencia, en cuyo caso seleccionaría «comenzar desde un documento existente». Tendrá la oportunidad de editar este documento más tarde, de modo que pueda abrir el archivo y luego, cuando llegue el momento de colocarlo en los campos de combinación de correspondencia, podrá editar cualquier parte del documento según sea necesario. Si selecciona esta opción, se le proporciona un cuadro de diálogo básico de «archivo abierto» para usarlo para seleccionar el archivo.

Paso 3: seleccionar destinatarios

La opción predeterminada para seleccionar destinatarios es utilizar una lista existente. Esta lista existente suele ser un archivo de Excel con el formato adecuado para la combinación de correspondencia con los títulos de las columnas y la información de cada fila. También puede seleccionar el método elegir de los contactos de Outlook o escribir una nueva opción de lista.

El método ‘elegir entre los contactos de Outlook’ le pedirá que seleccione la carpeta donde están almacenados sus contactos de Outlook. Luego, Word extrae la información que tiene sobre cada destinatario en el asistente de combinación de correspondencia y le brinda la opción de seleccionar qué contactos se incluyen en su combinación. La opción ‘escribir una nueva lista’ abrirá un cuadro de diálogo donde puede ingresar información básica sobre cada contacto que luego puede fusionar.

Paso 4: escriba su carta

El paso 4 es crear su documento o, más comúnmente, escribir su carta. Aquí es donde le dice a Word en qué lugar de su documento se deben ingresar los campos de datos específicos de su lista de contactos. Por ejemplo, si su línea de saludo comienza con ‘Estimado’, insertando el campo <<nombre>> después de eso, la combinación de correspondencia creará un documento para cada nombre. Por lo tanto, <<nombre>> se reemplazará en su documento con nombres reales, como ‘Estimada Julie’, ‘Estimado Robert’ y cualquier otro en su lista de datos.

También hay tres campos integrados que puede usar: bloque de dirección, línea de saludo y franqueo electrónico. Al seleccionar cada uno de estos tres campos, aparecerá un cuadro de diálogo en el que puede realizar una serie de selecciones específicas sobre cómo aparecen el bloque de direcciones y la línea de saludo y, si está trabajando en sobres, dónde irá el franqueo electrónico.

Hay una cosa importante a tener en cuenta. Para utilizar el franqueo electrónico, primero debe instalar un complemento para Word de una empresa que admita el franqueo electrónico de combinación de correspondencia, cada uno de los cuales normalmente requiere una cuenta y un método de pago para poder pagar ese franqueo.

Paso 5: Vista previa de sus letras

La única característica especial cuando está en el paso 5 es la capacidad de buscar una letra específica. Más que nada, esta es una buena oportunidad de «verificación doble». Si tiene una lista con 500 nombres, direcciones y títulos, es posible que desee verificar algunas de sus cartas para asegurarse de que la combinación se realice correctamente. Para hacer esto, puede buscar «James Jones», un nombre que sabe que está a la mitad de su lista de 500. La función de búsqueda lo llevará a ese documento, por lo que puede verificar los campos llenos de la combinación para hacer seguro que las cosas se combinan como deberían.

Paso 6: completa la fusión

Cuando completa la combinación, la opción predeterminada es enviar todos los documentos individuales combinados a la impresora. Esto significa que ha terminado de editar y está listo para completar la combinación e impresión. Sin embargo, hay una última característica avanzada. En lugar de imprimir de inmediato, puede editar letras individuales. Básicamente, esto realiza la combinación y luego abre un nuevo documento, que incluye todas sus cartas o archivos combinados.

Si tenía una carta de 1 página y 500 nombres, tendrá un nuevo archivo de 500 páginas. Luego, puede guardar este archivo e imprimirlo más tarde, o puede usarlo para realizar cambios en páginas específicas. Por ejemplo, es posible que desee agregar una nota rápida (como ‘Espero que todo esté bien con su familia’) en algunas de las páginas que van a los contactos con los que tiene relaciones más cercanas y se sienten cómodos enviando ese mensaje.

Resumen de la lección

Tomemos un momento o dos para revisar lo que hemos aprendido sobre el uso de las funciones avanzadas de combinación de correspondencia en Microsoft Word.

Aprendimos específicamente que en Word 2016, la función de combinación de correspondencia le permite combinar información individual (como nombres, direcciones, títulos e incluso información personalizada) con una carta modelo, correo electrónico, etiqueta, etc. Si bien el proceso básico de combinación de correspondencia es extremadamente eficaces y útiles, las funciones avanzadas pueden aumentar la flexibilidad y la utilidad de la combinación de correspondencia. En esta lección, analizamos las siguientes funciones avanzadas disponibles:

• Opciones para comenzar desde una plantilla o comenzar desde un documento existente (una plantilla es una serie de tipos de documentos creados previamente)
• Posibilidad de elegir entre los contactos de Outlook o escribir una nueva lista al seleccionar destinatarios
• Opciones de personalización de escritura de cartas con el bloque de direcciones incorporado, la línea de saludo y los campos de franqueo electrónico
• Posibilidad de buscar una letra específica y verificar que la combinación se haya realizado correctamente
• Opción para editar letras individuales antes de completar la combinación

La comprensión de cada función avanzada no se logra solo con la lectura de esta lección; deberá experimentar y practicar. Esta introducción a las funciones avanzadas debe cumplir con el paso más importante para que conozca lo que está disponible y cuán poderosa puede ser la combinación de correspondencia.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador