Uso de la tecnología en la planificación de eventos

Planificación experta en tecnología

La tecnología nos sigue a todas partes; o más bien, lo llevamos a todas partes. Podemos leer un libro en el tren, revisar nuestro correo electrónico en la fila de comida rápida y buscar nuevas películas mientras esperamos en las prácticas de fútbol de un niño.

La tecnología puede servir para mejorar una reunión o un evento.

En los negocios, la tecnología puede mejorar los proyectos y ayudarnos a desarrollar y ejecutar ideas de formas que antes se consideraban imposibles. Para los planificadores de eventos, la tecnología puede ofrecer una amplia gama de beneficios, desde acelerar el proceso de registro de un evento hasta transmitir una reunión vista por los espectadores del otro lado del mundo.

Adopción de la tecnología en la planificación de eventos

Durante muchos años, los planificadores de eventoshan implementado el uso de algunas opciones tecnológicas de bajo nivel para mejorar sus conferencias y reuniones. Cosas como computadoras, micrófonos, retroproyectores y pantallas de video grandes son un pilar en el arsenal del planificador de eventos. Gracias a los avances tecnológicos, estas opciones son solo el comienzo. Los nuevos avances en tecnología han abierto los eventos a la transmisión mundial, agendas e itinerarios con capacidad para dispositivos móviles y aplicaciones móviles que pueden llevar cualquier evento de ‘aburrido’ a ‘asombroso’. Los planificadores de eventos inteligentes implementan muchas, o todas, las nuevas capacidades tecnológicas no solo para ayudarlos a preparar y planificar el evento, sino también para simplificar las cosas para los asistentes y aumentar la participación de la audiencia. Hablemos de algunas de las opciones disponibles para el planificador de eventos de tecnología avanzada.

Tecnología explorada

1. La administración digital funciona al permitir que los planificadores de eventos administren sus eventos y asistentes en tiempo real con el toque de un dedo. Esta tecnología permite a los planificadores designar equipos para sesiones de grupos pequeños, cambiar los horarios de los eventos y modificar la disposición de los asientos, entre otras tareas.

2. La tecnología RFID , o identificación por radiofrecuencia, permite la transferencia inalámbrica de datos y se puede utilizar para ahorrar tiempo, dinero y aumentar la participación de los asistentes al evento. Por ejemplo, puede insertar tecnología RFID en insignias o pulseras de eventos, que los asistentes pueden usar para acelerar la entrada a diferentes eventos, pagar compras y conectarse con otros asistentes (como tarjetas de presentación virtuales).

3. No puedes asistir a un evento últimamente sin un planificador de eventos que haya implementado el uso de una aplicación móvil . Las aplicaciones móviles, accesibles desde una tableta o un teléfono, pueden eliminar la necesidad de los folletos de eventos en papel, ofreciendo todas las agendas de las reuniones a través de la aplicación, así como el calendario de eventos, la lista de asistentes y la integración de redes sociales.

4. Hablando de las redes sociales , es la tecnología la que sigue dando. Casi todo el mundo está conectado a múltiples plataformas de redes sociales, lo que lo convierte en un gran lugar para promocionar su evento, solicitar comentarios, proporcionar detalles y logística del evento e inspirar el marketing de boca en boca que atraerá a las personas a aprender más sobre quién es usted. y tú que haces.

5. Los eventos virtuales ofrecen una gran opción al incluir a personas que pueden haber querido asistir pero que no pudieron estar físicamente presentes en su reunión. Esto es especialmente útil para las personas que viven fuera de una distancia de viaje razonable e incluso se puede incorporar en la planificación de eventos como el resultado principal de un evento, lo que significa que puede organizar un evento virtual sin ningún gasto adicional de asegurar un lugar o alquilar el equipo necesario. . La videoconferencia y la transmisión por Internet son tecnologías estrechamente relacionadas que le permiten transmitir su evento a una audiencia mundial.

6. La tecnología Beacon , que ayuda a detectar los dispositivos móviles de los asistentes en su espacio para eventos, le permite brindar información y enviar contenido relevante a esos dispositivos. Esto ayuda a los planificadores de eventos a ofrecer una experiencia de asistencia más personalizada. Supongamos que cambió la hora de una sesión de trabajo por la noche después de que concluyeron las actividades del día. Con la tecnología de balizas, puede difundir esa información a los dispositivos móviles de los asistentes al evento.

7. Los sistemas de respuesta de la audiencia , en pocas palabras, pueden ayudar a aumentar el compromiso entre los asistentes. Puede reconocerlos como teclados de votación físicos disponibles en el asiento de cada asistente, o adaptaciones más modernas que utilizan el dispositivo móvil de un asistente junto con aplicaciones especialmente diseñadas.

Resumen de la lección

La incorporación de tecnología en la planificación de eventos puede mejorar el evento en sí, para todos, desde el personal del evento hasta los asistentes. Las herramientas de administración digital pueden permitir a los planificadores de eventos actualizar la disposición de los asientos y los horarios de los eventos con solo presionar un botón. Con la tecnología de balizas , esos detalles se pueden enviar a los asistentes al evento. Otras herramientas tecnológicas disponibles a disposición de un planificador de eventos incluyen tecnología RFID , sistemas de respuesta de audiencia , aplicaciones móviles , redes sociales y eventos virtuales .

Rodrigo Ricardo Editor y fundador