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Uso de la tecnología para ayudar a redactar su mensaje: formato y eficacia

Publicado el 20 septiembre, 2020

Uso de la tecnología para redactar mensajes

El competitivo mundo empresarial actual depende de una preparación y entrega de mensajes rápida y eficiente. Afortunadamente, existe tecnología que puede ayudarlo a redactar y dar formato a su mensaje en una comunicación efectiva. Esta lección le ayudará a enseñarle algunas ideas sobre el uso de la tecnología para mejorar la entrega de mensajes en el lugar de trabajo.

Nicholas ha sido vendedor de Motor Sports Cars durante más de 40 años. Está pasado de moda y ha rechazado el uso de toda la tecnología. Se refiere a la tecnología como la forma del diablo de confundir a los ancianos.

Se ha establecido un mandato de la compañía de que todos los empleados deben usar correos electrónicos, procesamiento de texto y otra tecnología para ser empleados con Motor Sports Cars. Nicholas aceptó a regañadientes asistir a un campo de entrenamiento en la empresa para aprender cómo las herramientas tecnológicas pueden ayudarlo a redactar sus mensajes de manera rápida y eficaz.

Hojas de estilo y plantillas

Una de las primeras herramientas del software de procesamiento de texto, como Microsoft Word, es el uso de hojas de estilo y plantillas. Las hojas de estilo son plantillas de configuración de diseño y fuente que se utilizan para estandarizar documentos en software de procesamiento de texto.

Nicholas comenzó a entrenar en Microsoft Word en el campo de entrenamiento. De hecho, comenzó a disfrutar creando documentos para su trabajo de ventas. El maestro del campo de entrenamiento le proporcionó a Nicholas hojas de estilo seleccionadas que fueron aprobadas para su uso por la empresa. Además, la empresa sugirió que todos los documentos se creen en tipo de letra Times New Roman y utilicen los estilos de letra en negrita y cursiva al mencionar acuerdos financieros. Esto hizo que la creación de documentos fuera aún más fácil para Nicholas, ya que ahora todos los documentos estaban estandarizados para completarlos fácilmente.

Las plantillas , también llamadas repetitivas, son diseños de página estandarizados, que tienen áreas de texto que se reutilizan de otros documentos. Nicholas se sorprendió por lo mucho que se estaba perdiendo al no usar este tipo de tecnología. Ahora podía completar un contrato en menos de diez minutos seleccionando una plantilla de venta de automóviles y simplemente llenando los espacios en blanco. Anteriormente, Nicholas tenía que escribir todo desde cero con una máquina de escribir.

Autocompletar

Otra herramienta de tecnología que puede ayudar a redactar mensajes comerciales rápidamente es el uso del autocompletado . Esta herramienta coloca automáticamente un bloque de texto listo para usar en un documento. Por ejemplo, cuando una persona comienza a escribir su nombre, el apellido completo, la dirección, el código postal, el teléfono y el sitio web de la empresa aparecerán automáticamente.

Nicholas siempre completa sus mensajes de seguimiento y agradecimiento agregando su información de contacto. Ahora, todo lo que tiene que hacer es empezar a escribir su nombre y aparece todo el bloque de información, lo que le permite ahorrar tiempo.

Autocorrección

Nicholas es un ortografo horrible. Se ha sentido avergonzado en numerosas ocasiones por los clientes que lo llaman para informar sobre errores ortográficos graves en sus comunicaciones comerciales. El profesor del campo de entrenamiento le mostró a Nicholas cómo Microsoft Word utiliza una función de autocorrección que corrige automáticamente los errores de escritura y ortografía. También puede elegir la opción “Ortografía y gramática” para que se revise su trabajo a través de Microsoft Word.

Combinación de archivos y combinación de correspondencia

Otra característica del uso de la tecnología para redactar un mensaje en los negocios es la combinación de archivos y correspondencia . La combinación de archivos puede combinar y combinar archivos de diferentes escritores, lo que permite una fácil colaboración. La combinación de correspondencia es una función que le permite personalizar cartas modelo insertando nombres, direcciones, etc.en un documento automáticamente.

Todos los meses, Nicholas usaba una máquina de escribir para crear un boletín para sus clientes. Todo el proceso tomó más de una semana debido al tedioso trabajo. Ahora, utilizando la combinación de archivos y correspondencia, Nicholas puede hacer que sus pasantes lo ayuden a redactar el boletín y crear sobres para enviarlos a todos sus clientes en un día.

Notas finales, notas a pie de página, etc.

Las notas finales, las notas al pie de página, los índices y las tablas de contenido se pueden administrar mediante el software de la computadora para crear informes completos. Todos ellos ayudan a organizar y crear una imagen profesional de un documento a través de citas y un registro de contenidos. Las notas finales aparecen al final de un documento y proporcionan fuentes, mientras que una nota al pie también proporciona información sobre las fuentes, pero se encuentra en la parte inferior de la página. Los índices son una lista alfabética de temas, nombres, etc. que muestran la ubicación del número de página. Por último, la tabla de contenido muestra los capítulos del libro y dónde se encuentra cada uno a través del número de página.

Magos

La última herramienta que puede ayudar a redactar mensajes es el uso de asistentes . Estos son tutoriales que ayudan a crear documentos, como currículums, cartas, etc., automáticamente. Nicholas usa asistentes para crear cartas de agradecimiento para cada nuevo cliente.

Resumen de la lección

La tecnología se puede utilizar para ayudar a los trabajadores comerciales a redactar su mensaje de manera rápida, eficiente y profesional. Los documentos de procesamiento de texto ayudan a crear documentos formateados que permiten la estandarización en el formato, pero permiten la creatividad en su contenido. Hay algunas herramientas que pueden ayudar específicamente a crear una comunicación empresarial:

  • Las hojas de estilo son plantillas de configuración de diseño y fuente que se utilizan para estandarizar documentos en software de procesamiento de texto.
  • Las plantillas , también llamadas repetitivas, son diseños de página estandarizados, que tienen áreas de texto que se reutilizan de otros documentos.
  • El autocompletado es una herramienta que coloca automáticamente un bloque de texto listo para usar en un documento.
  • Autocorrección es una función de procesamiento de texto que corrige automáticamente los errores de escritura y ortografía.
  • La combinación de archivos puede combinar y fusionar archivos de diferentes escritores, lo que permite una colaboración más sencilla.
  • La combinación de correspondencia es una función que le permite personalizar cartas modelo insertando nombres, direcciones, etc.en un documento automáticamente.
  • Las notas finales, notas al pie, índices y tablas de contenido ayudan a organizar y crear una imagen profesional de un documento a través de citas y un registro de contenido.
  • Los asistentes son tutoriales que ayudan a crear documentos, como currículums, cartas, etc., automáticamente.

Resultado de aprendizaje

Al final de esta lección, debería poder recordar y describir las ventajas de las diferentes formas de tecnología disponibles para las comunicaciones comerciales.

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