Uso eficaz de PowerPoint en una reunión de negocios

Presentaciones efectivas

¿Alguna vez asistió a una reunión en la que se fue preguntándose por qué tuvo que perder su valioso tiempo allí? ¿Podrían haber enviado fácilmente un correo electrónico con la información en lugar de que alguien leyera las diapositivas? Esto ocurre con más frecuencia de lo que nos gustaría pensar. Si la información es lo suficientemente importante como para programar una reunión, entonces deberíamos presentarla de manera que la gente pueda verla, comprenderla y, con suerte, recordarla. PowerPoint puede ser una herramienta valiosa para transmitir información y es una excelente manera de involucrar a los estudiantes visuales, pero debemos usarlo de manera efectiva y comprender algunos conceptos básicos antes de comenzar.

Conceptos básicos de PowerPoint

Microsoft PowerPoint es básicamente una forma de crear una presentación de diapositivas de forma organizada para presentar información a personas o grupos. PowerPoint se puede utilizar en un proyector para grupos grandes o se puede enviar por correo electrónico a usuarios o grupos de usuarios. Es muy versátil y ampliamente utilizado, y está incluido en Microsoft Office Suite , un conjunto estándar de software de oficina, por lo que está disponible para la mayoría.

PowerPoint es una gran herramienta para ayudar a transmitir información de forma visual. Muchas personas aprenden escuchando información, pero la retención de información aumenta con el uso de ayudas visuales. El uso de diapositivas permite a la audiencia ver una imagen, gráfico u otra información en la pantalla o en el folleto mientras el presentador está hablando. También lo ayuda a recopilar información de manera significativa, incluidos datos y crédito a las fuentes.

¿En qué debería pensar?

Cuando comience a crear una presentación usando PowerPoint, primero querrá crear un esquema básico de la información que desea presentar. No tiene que estar escrito en piedra, ya que puede cambiar fácilmente el orden de las diapositivas más adelante si es necesario. Luego, debe mirar los diseños y colores de su tema y crear una diapositiva de título con un título que enganche a su audiencia de inmediato.

Contenido visual

¡Las imágenes son importantes! Al agregar contenido a las diapositivas, recuerde que desea tener más elementos visuales (como imágenes, cuadros o gráficos) y menos palabras por diapositiva. El elemento visual de la diapositiva debe usarse para enfatizar el punto que está haciendo en esa diapositiva en particular. En la misma línea, intente hacer solo un punto principal por diapositiva. Su audiencia verá la imagen y escuchará lo que está diciendo sobre el tema, lo que con suerte aumentará la retención de la información. Sin embargo, una excepción notable es si necesita comparar y contrastar dos o más elementos. En ese caso, tiene sentido que compartan una diapositiva.

Texto

Mantenga el texto al mínimo. No es necesario poner todas las palabras que está usando en las diapositivas. Si es útil, puede agregar sus puntos en la sección de notas en la parte inferior para que sirva como un recordatorio solo para sus ojos. Aunque es muy tentador, trate de no usar viñetas en sus diapositivas. Los presentadores que usan viñetas tienden a leer la información directamente de las diapositivas en lugar de atraer a la audiencia. Nadie quiere que se le lean las palabras de una página. Como regla general, no debe intentar utilizar más de cinco palabras por línea y cinco líneas por diapositiva.

Mantenlo simple

Trate de hacerlo simple. Hay algunas funciones que son muy tentadoras para que las usemos en exceso. Estos incluyen: animación, sonidos, fuentes, transiciones de diapositivas y diseño. Estos pueden ser muy útiles para mejorar un punto específico en una presentación, pero cuando se usan en exceso, sirven para que la presentación distraiga demasiado a la audiencia. Si hay una animación, un fundido o una rotación entre cada diapositiva y varios sonidos, esto finalmente desviará la atención de los puntos importantes.

Color y fuente

Tenga en cuenta las opciones de fuente y color. Recuerda las pobres criaturas de la última fila. Desea asegurarse de que su fuente no sea menor de 24 puntos. Una regla general con respecto a la fuente es que si necesita usar una fuente de menos de 24 puntos para ajustar la información en la diapositiva, entonces probablemente tenga demasiadas palabras en la diapositiva. Es mejor usar fuentes legibles estándar, pero para mejorar y aclarar su punto, no dude en cambiar la fuente, el color, el tamaño o posiblemente resaltar las palabras que desea enfatizar en su presentación.

Iluminación y Medio Ambiente

Es importante conocer su ubicación, atmósfera y situación de iluminación. Recuerde que puede estar presentando a un grupo grande de empleados en una sala de convenciones o auditorio muy grande, o puede estar en una sala de reuniones pequeña y oscura. A la hora de decidir el diseño de las diapositivas, los colores y las fuentes, debes tener en cuenta las que llegan tarde y se sientan en la última fila o en una habitación en la que la iluminación es baja y afecta la visibilidad. Debe elegir un color de fuente y un diseño de fondo que tenga un alto contraste que facilite la visualización en una habitación con poca luz o desde la última fila.

Resumen de la lección

La magia de Microsoft PowerPoint puede ser una excelente manera de distribuir su mensaje a grandes grupos de personas en una conferencia o un pequeño comité en la oficina. En cualquier situación, existen algunas pautas básicas para que esas diapositivas sean simples y fáciles de entender:

• Utilice fuentes estándar no menores a 24
• Haga un punto por diapositiva a menos que compare elementos
• Limítese a cinco líneas por diapositiva y cinco palabras por línea
• Utilice colores, animaciones y sonidos con cuidado y propósito para llamar la atención sobre su punto.
• Dale crédito a tus fuentes en la diapositiva final

Cuando tenga en cuenta algunas reglas simples, ¡será una estrella de PowerPoint en muy poco tiempo!

Rodrigo Ricardo Editor y fundador