Usuarios externos e internos y usos de la contabilidad

¿Cual es cual?

Sam y Sally son primos. Sam trabaja como oficial de préstamos en un banco. Sally es dueña de su propia panadería. Sally decide pedirle un préstamo a Sam para expandir su negocio.

Tanto Sam como Sally son usuarios de información contable. Uno de ellos es un usuario externo y el otro es un usuario interno. ¿Sabes cuál es cuál? Es posible que todavía no, pero antes de que termine esta lección, no solo sabrá cuál es qué tipo de usuario, sino que también aprenderá cuáles son los usos de la información contable.

Usuarios externos de información contable

Externo: ¿qué significa eso para ti? Cuando pienso en algo que es externo, pienso en algo que está afuera. Entonces, si hablamos de usuarios externos de la información contable de una empresa, entonces pensaría en alguien fuera de la empresa. ¿Quién sería alguien ajeno a una empresa que esté interesado en cualquier información que se genere en el proceso contable? Lo crea o no, realmente hay varias categorías diferentes de personas que están muy interesadas en este tipo de información.

• Una de las categorías más comunes de un usuario externo son los inversores. Estas son las personas que usan su dinero personal para comprar o invertir en una empresa. Dado que el objetivo de convertirse en accionista de una empresa es ganar dinero, los inversores están muy interesados ​​en la información financiera.
• Una segunda categoría de usuarios externos son los acreedores. Hay varios tipos diferentes de acreedores que puede tener una empresa. Un banco es un ejemplo de acreedor. Un banco es un posible financiador de una empresa.
  
  • Un proveedor es otro tipo de acreedor. A menudo, en las empresas, los proveedores venden los suministros necesarios a una empresa a crédito. La base de crédito significa que los suministros se entregan sin pago pero con la garantía de que se pagarán en un período de tiempo determinado.
• Un tercer tipo de usuario externo de la información contable es el gobierno. Quieren saber cuánto dinero ganó una empresa para saber cuántos impuestos debería pagar la empresa. Esta es una parte vital de nuestra economía, y aunque no siempre nos gusta, pagar impuestos es lo que hace que nuestro mundo siga girando.

Usos externos de la información contable

Ahora que sabe qué es un usuario externo de información contable, ¿cuál es exactamente la información que utilizan? Dado que un usuario externo es alguien con un interés externo en la empresa, quiere saber el resultado final cuando se trata de las finanzas de la empresa.

Los principales rubros que interesan a este tipo de usuarios son los estados financieros. El proceso de contabilidad implica una serie de procedimientos que se completan en ciertos pasos. Este proceso se llama ciclo contable . Uno de los pasos finales del ciclo contable es generar cuatro estados financieros.

1. El primer estado es el estado de resultados . La cuenta de resultados le dice a un usuario externo cuánto dinero ganó o perdió una empresa en un período de tiempo determinado.
2. El segundo estado es el estado de ganancias retenidas . Este estado financiero les dice a los usuarios externos cuánto de los ingresos netos que se muestran en el estado de resultados se reinvierte en la empresa.
3. El tercer estado financiero que se genera es el balance . El balance le dice a los usuarios externos exactamente qué cuentas tiene una empresa y el saldo en cada cuenta.
4. El último estado financiero es el estado de flujos de efectivo . El estado de flujos de efectivo le dice al usuario externo qué generó ingresos y dónde se gastaron.

Usuarios internos de información contable

Interno es lo contrario de externo. Si es así, un usuario interno de la información contable sería alguien dentro de la empresa. Son las personas que participan directamente en las operaciones diarias de la empresa. ¿Quién sería, te preguntas? Bien, veamos.

• Dado que una empresa es generalmente el pan y la mantequilla de su propietario, los propietarios de las empresas son definitivamente usuarios internos de la información contable. Se preocupan no solo por la rentabilidad de la empresa sino también por la longevidad de la empresa.
• Los gerentes también son usuarios internos de la información contable. Usan información contable para ver qué tan bien está operando la empresa bajo su guía. También están buscando para ver si hay áreas que necesitan mejorar o áreas que necesitan ser recortadas en general.

Usos internos de la información contable

Aunque los usuarios internos y externos son dos grupos diferentes de personas, tienen una cosa en común. Ambos tipos de usuarios se basan en los mismos tipos de información contable: los estados financieros. Los propietarios utilizan la información de los estados financieros para ver qué tan bien se está desempeñando la empresa. Necesitan saber si la empresa es rentable o si hay áreas que deben abordarse para que la empresa sea más rentable.

Los gerentes utilizan la información contable por diversas razones. Primero, los estados financieros les dicen cuánto hay que asignar para mano de obra y materiales. Esta misma información también les permite pronosticar qué cantidad de un producto se puede producir. Si la empresa es estrictamente una empresa de ventas, los estados financieros les permiten ver cuánto inventario se puede comprar y cuánto se vendió en el último período. Toda esta información ayuda a la administración y los propietarios a pronosticar la oferta y la demanda futuras.

Resumen de la lección

Los usuarios externos de la información contable son aquellos que están fuera de la empresa y que miran hacia adentro. Los usuarios internos son aquellos que están dentro de la empresa. El hilo común entre los dos es que ambos utilizan exactamente la misma información contable, pero por diferentes razones. La información contable que utilizan son los estados financieros de la empresa. Estos son el estado de resultados, el estado de ganancias acumuladas, el balance general y el estado de flujos de efectivo.

• El estado de resultados indica si la empresa obtuvo ganancias o pérdidas durante el período contable.
• El estado de ganancias retenidas indica qué parte de las ganancias obtenidas se reinvirtió en la empresa.
• El balance general enumera cada cuenta de la empresa y los saldos de cada una.
• El estado de flujos de efectivo indica cómo entraron y salieron los ingresos durante el período contable dado.

Al comienzo de esta lección, le presentaron a Sam y Sally. Se enteró de que Sam era oficial de préstamos en un banco y Sally era propietaria de un negocio que buscaba un préstamo para expandirse. Se le preguntó qué tipo de usuario de la información contable eran Sam y Sally. ¿Sabes la respuesta ahora? Deja que te ayude.

Sam trabaja en un banco; por lo tanto, es un inversor potencial para la panadería de Sally. No tiene puesto dentro de la panadería. Eso significaría que Sam es un usuario externo de la información contable de Sally. Sally participa directamente en la toma de decisiones diaria de su negocio. Necesita saber cuánto dinero ha ganado y cuánto puede gastar para continuar con las operaciones. Sally tiene un interés directo dentro de la panadería; por lo tanto, Sally es un usuario interno de información financiera.

Para que Sam considere darle un préstamo a Sally, ella debe proporcionarle los estados financieros de la panadería. Sam debe asegurarse de que Sally haya ganado suficiente dinero en el pasado para cubrir sus deudas y al mismo tiempo poder operar la panadería. Si no, ella no sería un buen riesgo financiero. Sally usa los estados financieros para ver qué tan bien está operando su negocio y para ver áreas en las que puede mejorar. Debido a que Sally se dio cuenta, al revisar sus estados financieros, de que estaba lista para expandirse, acudió a Sam en busca de un préstamo. Sam y Sally son maravillosos ejemplos no solo de los usuarios de la información contable, sino también de sus usos.

Los resultados del aprendizaje

Al final de esta lección, podrá:

• Diferenciar entre usuarios externos e internos de información contable.
• Describir los diferentes tipos de información contable que utiliza cada uno.
• Explicar cómo cada tipo de usuario usaría los diferentes tipos de información contable.