Valor planificado frente a valor ganado en la gestión de proyectos

Valores planificados y ganados

Imagina que estás empezando a construir una nueva casa. Probablemente comenzaría con un presupuesto y una lista de elementos de trabajo conocidos, como crear una base, enmarcar las paredes exteriores, agregar algo de paisajismo, etc. Todos estos, y más, serían elementos que enumeraría y colocaría en un cronograma planificado. Mientras trabajaba realmente en su plan, ¿cuál sería la mejor manera de medir su progreso en comparación con su horario? En la gestión de proyectos, los conceptos de valor planificado y valor ganado se utilizan para hacer exactamente este tipo de comparaciones. Echemos un vistazo primero a cómo se derivan estos valores y luego veamos cómo se pueden usar.

Derivación del valor planificado

El valor planeado proporciona una forma de representar el valor de un proyecto que se planea entregar medido en el tiempo. Se puede calcular si un proyecto tiene un presupuesto y un cronograma de actividades de trabajo. El punto de partida para el cálculo es la lista de actividades que componen el plan de entrega, a menudo denominada estructura de desglose del trabajo (WBS) . Durante la etapa de planificación del proyecto, se estimará el esfuerzo involucrado en la ejecución de cada una de las actividades de la WBS y también se colocará en un cronograma de entrega esperado.

Dado que se ha estimado el nivel de esfuerzo para cada uno de los elementos de la WBS, también se puede asignar un porcentaje del esfuerzo general a cada uno de los elementos individuales del plan. Luego, recorriendo el programa y acumulando los porcentajes individuales asociados con cada elemento planificado para su finalización, podemos derivar el porcentaje total planificado completo que debe entregarse en cualquier fecha programada.

Es muy sencillo vincular este porcentaje al presupuesto general del proyecto en cualquier fecha programada. Si, por ejemplo, el presupuesto total del proyecto es de $ 500,000 y su WBS y su cronograma muestran que estará completo en un 20% en un día determinado, entonces el valor planeado para ese día sería $ 500,000 x 20%, o $ 100,000.

Dados estos cálculos, el valor planificado se puede trazar para todo el programa. El valor comenzará en 0 el día 1 y luego aumentará al valor del presupuesto total en la fecha de finalización planificada. La trama real no es una línea recta, sino que dependerá del valor de los elementos de trabajo individuales que se entregan a medida que avanza el cronograma. Este gráfico representa esencialmente el valor del proyecto planificado si se está ejecutando según lo programado.

Derivación del valor ganado

Si bien tener un valor planificado es un excelente punto de partida, un gerente de proyecto querrá comprender cómo avanza el proyecto a lo largo del tiempo, en relación con el cronograma y el costo originales. Aquí es donde resulta útil calcular el valor ganado. El valor devengado se acumula durante la entrega del proyecto a medida que se completan los elementos PEP individuales. Este valor se deriva de la misma manera que el cálculo del valor planificado, pero la suma del valor solo se realiza para los artículos que se entregan y están realmente completos.

Tenga en cuenta que, en algunos casos, el monto total de cada artículo PEP se contará como ganado una vez que el artículo se entregue por completo, pero en otros casos puede ser más realista acumular un valor parcial del trabajo a medida que se entrega. En este caso, es importante que se incluyan objetivos cuantificables y medibles como parte de la WBS. También es importante que todas las partes interesadas del proyecto estén de acuerdo con estos objetivos y con la forma en que serán valorados o contados en la acumulación de valor ganado.

Graficar el valor planificado y ganado

La forma más útil de ver el valor planificado y ganado es trazarlos en el mismo gráfico contra el tiempo o el cronograma, como se muestra aquí:

Gráfico de ejemplo de valor planificado, valor ganado y costo real.

En este gráfico, hemos incluido gráficos del costo real del proyecto, así como nuestros cálculos de valor planificado y ganado. Es importante rastrear el costo real, pero puede estar sesgado por factores que no están relacionados con la salud relativa del proyecto. Por ejemplo, una caída en el costo de los materiales del proyecto generalmente conducirá a una caída en el costo real del proyecto, pero no necesariamente refleja qué tan bien se está desempeñando el proyecto con respecto al plan. Debido a que los valores planificados y ganados se obtienen utilizando los mismos números subyacentes, comparar el valor ganado con el valor planificado a menudo proporciona una mejor representación del estado del proyecto.

Evaluación y uso del valor planificado y ganado

Cada vez que el valor planeado es mayor que el valor ganado, esta variación indica que el proyecto está efectivamente retrasado. Por el contrario, el valor ganado mayor que el valor planificado indica que el proyecto está por delante del cronograma planificado.

La comparación de los valores planificados y ganados durante la vida del proyecto se utiliza para resaltar estas variaciones de manera oportuna, de modo que se puedan realizar ajustes en el alcance, el cronograma y los recursos si es necesario. Por supuesto, las variaciones en los valores planificados y ganados pueden deberse a una gran cantidad de factores. Comparar el valor ganado con el planificado es simplemente una herramienta que puede usarse para resaltar las variaciones que pueden necesitar ser evaluadas y comprendidas más completamente antes de tomar cualquier acción.

Resumen de la lección

El valor planificado y el valor ganado son cálculos que se utilizan en la gestión de proyectos. Ambos se basan en el detalle del trabajo del proyecto como se describe en la estructura de desglose del trabajo (WBS) , así como en el cronograma y el presupuesto general del proyecto. El valor planificado proporciona una medición de referencia del valor de entrega a lo largo del tiempo que se puede lograr en función del plan del proyecto original. El valor ganado utiliza el mismo método de valoración pero representa el trabajo que realmente se completa o se gana. Cuando se grafican juntos, las variaciones entre los valores planificados y ganados se pueden usar para ayudar a determinar si un proyecto está adelantado o retrasado en el cumplimiento de sus compromisos planificados.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador